СОДЕРЖАНИЕ




На правах рукописи



ИВАНОВ Дмитрий Иванович



ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ КОМПЛЕКСНОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ НА ПРИМЕРЕ ПРЕДПРИЯТИЯ УГОЛЬНОЙ ОТРАСЛИ


Специальность: 08.00.12 - Бухгалтерский учет, статистика



АВТОРЕФЕРАТ

диссертации на соискание ученой степени
кандидата экономических наук












Санкт-Петербург
2003


Работа выполнена в Санкт-Петербургском государственном университете экономики и финансов


Научный руководитель: доктор экономических наук,
профессор Глазов Михаил Михайлович




Официальные оппоненты: доктор экономических наук
профессор Завгородняя Анна Васильевна

кандидат экономических наук
Дедюхина Наталья Вильгельмовна



Ведущая организация: Санкт-Петербургский государственный
инженерно-экономический университет



Защита состоится "__" _________ 2002 года в ____ часов на заседании диссертационного совета Д 212.237.06 при Санкт-Петербургском государственном университете экономики и финансов по адресу: 191923, Санкт-Петербург, ул. Садовая, 21, ауд.____


С диссертацией можно ознакомится в библиотеке Санкт-Петербургского государственного университета экономики и финансов.

Автореферат разослан "__" _________ 2002 года.



Ученый секретарь
диссертационного совета Е. Б. Капралова
1.
Общая характеристика работы

Актуальность исследования: В условиях активных преобразований, происходящих в российской экономике, перед отечественными предприятиями стоят серьезные задачи по реформации бухгалтерского и налогового учета в соответствии с изменениями в законодательстве, предоставлению информации акционерам и инвесторам, публикации данных о своей деятельности для привлечения капитала, выхода на рынок ценных бумаг, совершенствовании системы управления предприятием.
На современном этапе развития рыночной экономики полноценная аналитическая обработка учетной и иной экономической информации немыслима без применения средств вычислительной техники. Стройная, хорошо спроектированная, гибкая система информационного обеспечения предприятия позволит реорганизовать формирование учетных и плановых данных в соответствии, в первую очередь, с требованиями заинтересованных пользователей, а также максимально облегчить процесс анализа экономической информации. Следует подчеркнуть, что именно такую задачу выдвигали ведущие отечественные ученые-экономисты в начале теоретических разработок в области автоматизации экономического анализа.

Так, А.Д. Шеремет утверждал, что "систему комплексного экономического анализа на предприятиях и в объединениях следует создавать как часть автоматизированных систем управления"1
Эволюция научных концепций по проблемам информационного обеспечения экономического анализа имеет свою достаточно большую историю от проблем механизации расчетов с помощью первых арифмометров, счетно-аналитических машин XIX века, развития машиносчетных станций и вычислительных центров 20-х годов XX века, решения первых учетных и аналитических задач на базе ЭВМ (начало автоматизации) в 60-х годах XX века до сегодняшних возможностей современных персональных компьютеров, компьютерных сетей, Internet.
Теоретические основы компьютерной обработки экономической информации по бухгалтерскому учету и экономическому анализу были разработаны в трудах ученых в области автоматизированной обработки экономической информации И.В. Бабынина, В.М. Жеребина, В.И. Исакова, В.П. Косарева, Б.Е. Одинцова, В.И. Подольского, Б.Ф. Пономаренко, B.C. Рожнова, А.Н. Романова, З.С. Чубасовой, И.Б. Шнайдермана, М.В. Мельник, О.В. Голосова, В.Ф. Палия, Я.В. Соколова, С.И. Волкова, В.М. Жеребина, В.Б. Либермана, Ю.А. Ратмирова, Р.С. Рашитова, Э.Н. Хотяшова, Д.В. Чистова, Е.Л. Шуремова, Б.И. Майданчика, А.Д. Шеремета и других ученых.
Цель и задачи исследования: Целью данной работы является обобщение проблемы информационного обеспечения предприятия и разработка ряда основных принципов построения комплексной информационной системы, прежде всего, исходя из требований экономического анализа. Достижение поставленной цели обеспечивается в рамках выполнения следующих задач:
1). Научное обоснование необходимости организации комплексной информационной системы, обеспечивающей требуемую для экономического анализа детализацию учетных данных. Рассмотрение проблем в аналитической работе, связанных с недостаточной детализацией данных, не позволяющих использовать методы экономического анализа получать необходимые выводы.
2). Разработка принципов выявления и формализации требований к системе учета всех пользователей аналитической информации на основе элементов методики экономического анализа, требований законодательства и др.
3). Разработка научно-обоснованных и практически применимых методов реализации данных требований, принципов создания информационной системы на основе максимальной (но предельно рациональной) детализации учетной информации и эффективности обработки больших объемов детализированных данных для анализа.
4). Обоснование необходимых мер по реализации данных разработок при внедрении информационной системы. Выработка принципов реорганизации ряда бизнес процессов на предприятии в целях совершенствования обработки и анализа данных.
5). Разработка принципов постановки задачи для автоматизации бизнес процессов в соответствии с полученной моделью.
6). Доказательство практической применимости разработанной методики и эффективности ее использования на конкретном практическом примере - крупном предприятии угольной отрасли.
Объект исследования: Объектом исследования является экономическая информация, формируемая в учете предприятия и используемая для анализа хозяйственной деятельности.
Предмет исследования: Предметом исследования является детализация учетных данных, организация их в соответствии с требованиями к анализу хозяйственной деятельности, а также методы сбора и обработки информации для анализа в компьютерной среде
Научная новизна исследования:
Научная новизна исследования заключается в разработке принципов организации информационного обеспечения на предприятии с учетом новейших компьютерных технологий обработки данных, исходя из требований экономического анализа:
* предложены методы обеспечения детализации учетных данных
o принципы реорганизации плана счетов бухгалтерского учета на основе требований к максимальной детализации данных для анализа хозяйственной деятельности (в строгом соответствии с требованиями законодательства).
o многоуровневое кодирование всех аналитических показателей
o последовательное увеличение количества признаков, характеризующих каждый аналитический показатель для целей возможности последующих группировок по каждому из признаков
* выработаны принципы внедрения предложенной системы учета на предприятиях с большим количеством заинтересованных в информации пользователях с учетом возможных организационных конфликтов
* систематизированы возможности современных программных продуктов по анализу данных и описаны принципы обработки и анализа информации, детализированной с использованием предложенной методики
Практическая значимость и результаты внедрения: Принципы организации учетной и аналитической работы на предприятии, предложенные данном исследовании были разработаны при проведении ряда крупных и средних проектов в сфере консалтинга.
В результате были разработаны определенные методологические подходы и принципы построения информационно-аналитической системы, которые затем были в полной мере применены на описываемом в данном исследовании горнодобывающем предприятии - угольном разрезе г. Экибастуз, Республика Казахстан. Успешное внедрение предлагаемых в работе принципов детализации данных и реформации учета на основе требований анализа на огромном разрезе - градообразующем предприятии, является доказательством серьезности данной проблемы и практической значимости данных разработок. В дальнейшем многие из них использовались в качестве основы для проектов, реализуемых автором и возглавляемой им группой консультантов в г. Санкт-Петербурге, были применены на ряде других крупных предприятий, среди которых ЗАО "Петербург Транзит Телеком" и ОАО "Русские самоцветы" г. Санкт-Петербург. Некоторые положения, в частности, принципы детализации расчетов с контрагентами, были реализованы автором при создании тестового проекта для Государственного Эрмитажа.
Данные принципы не зависят от отраслевой, региональной и прочей специфики предприятия. Напротив, они, в основном, сориентированы на ее максимальный учет и реализацию в информационной системе. Кроме того, предложенная методика не связана с конкретным средством автоматизации, ибо предполагает лишь ряд достаточно стандартных требований к программным продуктам, которые в настоящее время удовлетворяются большинством из них.
По теме диссертации опубликованы работы в периодических изданиях общим объемом 1,6 п.л.
Структура работы: Предлагаемая работа включает введение, четыре главы, заключение, приложения, библиографию (121 наименование). Общий объем машинописных страниц 154; в тексте 8 схем, 83 таблицы. Во введении сформулированы цели и задачи, объект и предмет исследования, обоснованы актуальность исследования, его научная новизна и практическая значимость. Задачей первой главы работы является изложение проблемы информационного обеспечения, значимости и основных аспектов проблемы. Методологическая часть работы (Глава 2) представляет принципы организации информационной системы на предприятии и возможности по совершенствованию аналитической работы в рамках этой системы. Практическая реализация разработок, проведенная на Казахстанском предприятии угольной отрасли "ТОО "Богатырь Аксес Комир" в г. Экибастуз, представлена в Главе 3. Неотъемлемой частью главы являются многочисленные примеры аналитических таблиц, вынесенные в Приложения. В заключении сформулированы основные выводы исследования и рекомендации по использованию его результатов на практике.
2. Основные положения диссертационного исследования
В работе рассматриваются принципы организации бухгалтерского и управленческого учета на предприятии, прежде всего, в соответствии с внутренними требованиями к проведению экономического анализа. Такими требованиями в общем случае являются:
* обеспечение необходимой для анализа детализации учетных данных и возможности группировки по любому из установленных параметров,
* наличие единой базы взаимосвязанных данных и сведение к минимуму времени на создание аналитических выборок любой степени сложности
* оптимизация самого процесса учета (исключение повторного ввода данных, наделение заинтересованных служб функциями контроля наличия в учете требуемой детализации)
Также предлагается в рамках единой информационной системы обеспечить выполнение всех требований всех пользователей, как внешних, так и внутренних, что позволяет существенно упростить как учет данных посредством определенного единообразия, так и анализ.
Основные выводы исследования состоят в следующем:
1). Обосновано, что бухгалтерский учет может и должен содержать максимально детализированные данные, не только требуемые по законодательству, но и необходимые для финансовых, производственных, коммерческих служб и других служб предприятия, анализирующих информацию о своей деятельности. Это может быть реализовано составной структурой кода счета бухгалтерского учета. Каждый сегмент такого счета, имея особое назначение, служит для выборки по заданным признакам, в то время как выборка по другим сегментам не будет затруднена и может всегда игнорировать лишнюю для конкретного случая информацию.
2). В исследовании описаны возможности обеспечения многоуровневой детализации данных бухгалтерского учета для целей анализа, которые могут быть реализованы при реорганизации ряда учетных задач и задач по обработке данных, а также структуры информационных потоков. Реализация данного принципа была произведена посредством внедрения нижеприведенной методической разработки - многосегментного счета бухгалтерского учета с дополнительной аналитикой. Данный вариант кодирования, предложенный для предприятия угольной промышленности, конечно, может быть изменен для предприятий другой отрасли, поэтому в данном случае важно подчеркнуть предложенный метод внедрения детализации, а не конкретную структуру кода. Пример структуры кода представлен в табл. 1
Таблица 1
Пример структуры счета бухгалтерского учета.

Сег
мент

Описание сегмента
1
Счет \ субсчет
Данный сегмент счета кодируется в соответствии с законодательством, общепринятым порядком учета, требованиями внешних пользователей, основными внутренними требованиями. По счету (или по счету и субсчету) можно получать аналитические выборки, не используя дальнейшую детализацию данных.
2
Валюта \ Центр затрат \ Факти-ческий вид средств \ Приз-
нак прина-длежно-сти-основ-
ных средств
На втором сегменте для разных групп счетов необходима принципиально разная детализация.
Для счетов расчетов (расчеты с поставщиками, расчеты с заказчиками, прочими контрагентами) выделяется признак валюты расчетов, для анализа задолженности и расчетов в разрезе валют расчетов. Также для счетов расчетов в коде счета присутствует признак фактического вида средств оплаты.
Для счетов затрат и доходов на втором сегменте счета выделен признак центра затрат, которые закодированы и должны указываться при учете затрат и доходов, что обеспечит анализ в разрезе центров ответственности.
Для счетов учета основных средств необходим признак принадлежности основных средств, так как на балансе предприятия имеются основные средства, которые не принадлежит предприятию, а также собственные основные средства, сданные в аренду. Анализ использования этих основных средств нужно производить отдельно.
3
Срок задол-жен-
ности \ Процесс \ Бан-
ковский счет \ Признак отне-
сения расхода за счет чистого дохода
Для счетов задолженности на третьем сегменте счета выделен признак для группы задолженности по сроку давности (краткосрочная и долгосрочная). Эта информация требуется законодательством Республики Казахстан, так как долгосрочная задолженность регулируется нормативно. В связи с этим краткосрочная задолженность по истечении определенного времени переводится на другой счет. В анализе задолженности также важно видеть такое структурное деление.
Для счетов затрат на третьем сегменте выделяется код производственного процесса, который выступает в анализе затрат как альтернативный центр ответственности (т.е. центром затрат является не только рабочие участки, но процесс, который производится на нескольких участках). Это позволит обеспечить одновременно анализ затрат и по участкам и по процессам производства.
Также на счетах затрат в третьем сегменте выделяется признак для целей налогообложения прибыли - отнесение за счет чистого дохода (аналогично российскому принципу непринятия для целей налогообложения прибыли). При анализе расходов, уменьшающих и не уменьшающих налогооблагаемую базу этот признак позволит производить автоматическую группировку всех затрат, независимо от счетов и видов расходов.
Для счетов денежных средств в структуру кода счета включается код банковского счета для анализа движения денежных средств по счетам в банках (особенно актуально при наличии большого количества счетов и операций между ними)
4
Счет ГААП / Признак фили-
ала
Предприятие формирует отчетность по международным стандартам. В связи с этим возможно автоматическое формирование отчетности по международным стандартам - на основе отчетности по национальным стандартам с использованием настроенного соответствия счетов разных систем отчетности. Это требование реализовано посредством того, что в коде каждого счета бухгалтерского учета присутствует код счета учета по международным стандартам.
Кроме того. На четвертом сегменте кода счета возможно наличие признака филиала при многофилиальной структуре предприятие. Это позволит получать данные по любому признаку любого сегмента счета, как игнорируя филиальное деление, так и по какому-то одному филиалу.

Результаты применения таких принципов кодирования счетов может быть, например, следующая детализация (для удобства - в рамках Российского плана счетов - сч. 20 "Основное производство"):
20 - группа счетов производственных затрат для внешних пользователей информации, которая состоит из:
2001 - материалы,
2002 - заработная плата,
2003 - амортизация
и т.д.
В свою очередь 2001 - материалы - состоит из:
200101 - материалы на участке 001,
200102 - материалы на участке 002,
200103 - материалы на погрузке
и т.д.
В свою очередь 200101 - материалы на участке 001 - состоит из:
20010101 - материалы на участке 001, процесс взрывных работ,
20010102 - материалы на участке 001, процесс транспортировки
и т.д.
В результате многоуровневая детализация может быть обеспечена в структуре кода счета бухгалтерского учета, по примеру следующей (Рис.1). При такой организации учета анализ структуры и динамики любых показателей, включенных в структуру кода счета, может легко производиться по счетам бухгалтерского учета по подразделениям, по участкам в рамках одного подразделения, по всем участкам, где изменение показателей неудовлетворительно или любым другим заданным параметрам.
Рис. 1 Пример структуры кода счета бухгалтерского учета
Рассмотрим на примере анализ по центрам затрат, производимый по счетам бухгалтерского учета (Табл.2).
Таблица 2
Пример анализа структуры и динамики затрат в разрезе центров затрат
Код
Центр затрат
Период 1
Период 2
Изменение

Сумма
Удель
ный вес
Сумма затрат
Удель
ный вес
Сумма
Темп прироста
А
Б
1
2
3
4
5
6
АЦ301
Автотранспортный центр,
30 054
47,74 %
30 054
53,82 %
0
0 00%
А
Б
1
2
3
4
5
6
АЦ304
Автотранспортный центр, Спец. колонна
21 876
34,75 %
20 054
35,92 %
- 1 822
-8,33%
БП301
Погрузочно-транспортное управление, участок связи
110
0,17 %
124
0,22 %
14
12,73%
БП302
Погрузочно-транспортное управление, участок №4
10 909
17,33 %
5 609
10,04 %
- 5 300
-48,58%
Итого:
62 952
100,00 %
55 841
100,00%
- 7 108
0,00%

3). В работе предложены и обоснованы конкретные методы по осуществлению детализации управленческого учета на предприятии (принципы детализации данных с использованием возможностей кодирования, а также многоуровневого присвоения аналитики посредством указания значений дополнительных признаков), а также возможности по организации подобного учета на практике. Выработан ряд принципов учета, позволяющих увеличить детализацию аналитических данных. В частности, в зависимости от необходимости каждая учетная операция может поэтапно обрабатываться различным количеством пользователей, присваивающим ей дополнительную аналитику для построения в дальнейшем нужных отчетов. При однократном вводе данных максимум информации в виде аналитических признаков может быть сформирован в учете. Тем самым предоставляются широкие возможности для анализа по данным признакам и получения данных в любом разрезе.
* Для анализа расчетов и задолженности формируются группы поставщиков, кодируются для детализации договора, грузополучатели, станции назначения, условия поставки, способы оплаты, виды средств оплаты и т.д.
* Для анализа затрат (и доходов) кодируются элементы и статьи затрат, виды затрат, многоуровневые центры затрат, производственные процессы, заказы и т.п.,
* Для анализа складских операций, остатков на складе и товарооборота кодируются товарные единицы, услуги, классы, группы, подгруппы и другие признаки товарных единиц, места хранения, условия хранения, подотчетные лица и т.п.
* Для анализа использования основных средств кодируются инвентарные объекты их классификации (принадлежность, группа, тип и т.д.), места нахождения и т.п.
* Для анализа движения денежных средств кодируются кассы и банки, счета в банках, назначения платежа, способы оплаты.
* Для анализа прочих операций кодируются необходимые признаки.
В результате обеспечения подобной детализации подробные отчеты и аналитические выборки можно будет получить по любому из подобных признаков.
В отличие от детализации Плана счетов бухгалтерского учета, детализация аналитических признаков строится по двухэтапной схеме. Помимо непосредственного углубления аналитики, необходимо предварительно сформировать перечень данных признаков для каждой учетной операции. Если при кодировании бухгалтерских счетов можно принять за основу общепринятый план счетов бухгалтерского учета, преобразовав его соответствующим образом для целей детализации информации, то систему аналитический признаков, необходимых для каждой учетной операции (прежде всего в управленческом учете) предприятие должно разработать самостоятельно. Установив все признаки, которые необходимо указать при вводе операции, можно приступить непосредственно к методологической работе, поскольку имеется достаточно много возможностей по кодированию признаков, либо присвоения аналитических параметров уже самим признакам, указываемым в учетной операции, чтобы в результате иметь возможность строить отчеты как по самим признакам так и по их классам или другим параметрам. Принципы такой системы приведены в настоящем исследовании, а на примере продемонстрировано их практическое воплощение в информационной системе действующего предприятия (Рис.2).

Рис. 2 Пример структуры кода контрагента для управленческого учета расчетов (упрощенный вариант)
При кодировании всех признаков и их классов можно обеспечить необходимую детализацию учета, реализовав все требования по анализу информации на всех уровнях от операциониста до директора холдинга. Предложена такая организация ввода данных, которая позволяет обеспечить необходимую детализацию учета в рамках каждой операции (на примере операции закупки см. - Рис.3).

Рис. 3 Детализация данных (на примере операции закупки)
Для обеспечения подобной детализации информации предлагается многостадийный ввод данных в рамках одной операции несколькими пользователями (см. Рис.4).

Рис.4 Организация ввода данных (на примере операции закупки)
4). Описана методика внедрения информационной системы, рассмотрены ее основные этапы, задачи, приоритеты.
5). Обоснована связь между разработанными принципами кодирования аналитических показателей и автоматизации процесса обработки информации для анализа. При должном уровне автоматизации самого процесса анализа обработка больших объемов детализированных данных может производиться автоматически на основе настроенных аналитиком отчетов в виде выборок или готовых аналитических таблиц.
Разработка данных принципов и предложенные методологические подходы к решению проблемы, по мнению автора, могут существенно облегчить аналитическую работу на предприятиях крупного и среднего бизнеса. Грамотно обработанная и систематизированная информационная система является в определенной степени гарантией точных аналитических выводов и, соответственно, эффективного управления предприятием. Напротив, отсутствие достоверных данных, их недостаток и несвоевременное предоставление может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.
По теме диссертации опубликованы следующие работы:
1 Иванов Д.И. Создание информационной системы. Углубление и расширение детализации аналитических данных // Современные аспекты экономики. - 2002. - №20. - с. 17-18 - 0, 8 п.л.
2 Иванов Д.И. Информационное обеспечение и анализ // Современные аспекты экономики. - 2002. - №20. - с. 111-113 - 0,3 п. л.
3 Иванов Д.И. Детализация данных аналитического учета на предприятии // Современные аспекты экономики. - 2002. - №21. - с. 46-48- 0,2 п.л.
4 Иванов Д.И. Детализация данных бухгалтерского учета // Современные аспекты экономики. - 2002. - №21. - с. 115-117 - 0,2 п.л.
5 Иванов Д.И. Разработка многосегментного плана счетов бухгалтерского учета // Современные аспекты экономики. - 2002. - №21. - с. 186-189 - 0,2 п.л.
1 Шеремет А.Д. Экономический анализ хозяйственной деятельности и пути его дальнейшего совершенствования //Тезисы докладов Всесоюзного научно-практического совещания "Организация и методы экономического анализа в промышленности", Пленарное заседание. - М., 1983. - С. 40

??

??

??

??




2





СОДЕРЖАНИЕ