<<

стр. 2
(всего 4)

СОДЕРЖАНИЕ

>>

продолжительности рабочего времени, он стал делать самые важные дела в
течение того времени, которое имелось в его распоряжении. Фактически он стал
делать больше, чем когда работал по 60 часов в неделю, хотя он сократил
рабочую неделю на 15 часов. В качестве награды он получил много оригинальных
идей, которые пришли ему в голову, когда он отдыхал на берегу озера.
Единственное, от чего он отказался, это от приготовления чертежей, которые
он сам добровольно навязал себе, когда работал по 60 часов в неделю. Теперь
он поручил готовить чертежи чертежнику.
Можете ли вы работать эффективно, если вы слишком устали от чрезмерно
долгой работы? Вероятно, нет. Может быть лучше будет пораньше закончить
работу, отдохнуть во второй половине дня и вернуться к работе на следующий
день, чтобы выполнить вдвое больше.
Можно сделать больше, ничего не делая
Я думаю, что если вы сумеете так распланировать свои дела, что найдете
время для того, чтобы расслабиться и "ничего не делать", вы сделаете гораздо
больше и к тому же получите массу удовольствия.
Один мой клиент, авиационный инженер, понятия не имел о том, что значит
"ничего не делать". Каждая минута его жизни была заполнена интенсивной
деятельностью. У него было расписание для занятий физкультурой и спортом, в
котором нашлось место для лыж и хоккея, водных лыж и тенниса. У него была
подруга, которая сопровождала его в этих занятиях, хотя она предпочла бы
порой просто посидеть у костра и расслабиться. Как и многие люди, он
испытывал потребность все время что-нибудь делать. Ему казалось, что
"ничегонеделанье" - это пустая трата времени. Когда он "расслаблялся у
костра", он на самом деле читал журнал "Сайентифик Америкэн", или играл в
бридж. Даже его любовные занятия подчинялись жесткому расписанию.
Ради эксперимента я предложил ему "растратить" пять минут, использовав
их не на "активные занятия", а расслабиться, тихо посидеть и немного
помечтать. Когда он в конце концов признал, что в глубине души отвергал
отдых, как пустую трату времени, он начал более критично оценивать свои
прежние воззрения. Как только он признал, что отдых - это хороший способ
использования времени, он перестал навязывать себе постоянную активность и
начал получать удовольствие от "ничегонеделанья". Раньше он был так занят,
что у него не было времени для радостей жизни. Когда я увидел его через три
года, он по-прежнему следовал активному расписанию, но теперь он мог
уравновесить его с периодами расслабления. Поэтому, когда он приходил на
работу в понедельник, он уже не был измотан физически тяжелыми и
напряженными выходными днями, а выглядел отдохнувшим.
По-моему ничто не может быть абсолютной растратой времени, включая
"ничегонеделанье". Разумеется, все можно довести до крайности, и я хорошо
помню одного своего клиента, которого пришлось выводить из состояния
полнейшего безразличия к любой деятельности. Он вновь ожил лишь после того,
как мы посидели с ним, разбирая его неоплаченные счета, и я сумел объяснить
ему, что пройдет совсем немного дней, и он окажется в большой беде.
Иногда приобрести больше свободного времени можно, лишь резко сократив
давление работы на человека. Если ваши попытки снять напряжение не приводят
к успеху, вы должны осуществить некоторые перемены в вашем трудовом
положении. Руководитель финансового отдела в большом магазине одежды в
течение двух лет постоянно работал сверхурочно. Он никак не мог заставить
своего начальника нанять для него помощника, Наконец, он решил, что ждать
нечего, и ушел работать в другую фирму, в которой ему не приходилось
работать по 80 часов в неделю. Теперь он смог больше проводить время со
своей семьей. Главный бухгалтер в этой же фирме решил аналогичную проблему
перегрузок, начав делать ровно столько, сколько он может и не беспокоился о
недоделанном. Его решение было более успешным:
когда начальник понял что работа не делается, он нанял для него
помощника. Руководитель финансового отдела мог бы разрешить свою проблему с
начальником аналогичным образом, ответив своим молчаливым саботажем на
упрямство начальника. Таким образом он смог бы избежать двух лет мучений.
Особая проблема домашней хозяйки
Проблема свободного времени у домашней хозяйки является особенно
острой. Обязательные дела висят над ней в течение 24 часов в сутки, а
исполнение дел в срок, - например, приготовление еды, - не допускает ни
минуты отсрочки. Вторжение непредвиденных обстоятельств носит хронический
характер: дети ушибаются, болеют или требуют эмоциональной поддержки
немедленно. Мать должна оставаться на месте действия постоянно. Она не может
уйти с работы в 5 вечера и прийти домой, где ее ожидает готовый ужин. По
правде говоря, отвечая за покупки, бюджет семьи, мелкий ремонт, питание, а
также решая разнообразные вопросы, включая разрешение конфликтов по поводу
очереди пользования велосипедом и ношения самого яркого свитера, женщина в
одиночку осуществляет деятельность небольшого предприятия с огромным объемом
работы.
Принимая во внимание специфику своей деятельности, домашней хозяйке
особенно трудно найти свободное время. Единственным выходом для нее остается
подготовка расписания повторяющихся занятий. Так, одна домашняя хозяйка
стала нанимать прислугу, которая приходила к ней по средам во второй
половине дня. В эти часы она ходила на дневные спектакли в театры, сеансы в
кино, музеи или картинные галереи.
Я настоятельно рекомендую домашним хозяйкам составлять регулярные
расписания. Если вы решите: "Я использую свободное время на следующей
неделе", то нет никакой гарантии, что вам кто-нибудь или что-нибудь не
помешает это сделать. Но если вы заранее отведете определенный день для
своих занятий, то вы уже будете твердо рассчитывать на то, что это время
будет в вашем распоряжении. Я знал одну домашнюю хозяйку, у которой вечер в
четверг был постоянно освобожден от кухни и отведен для посещения ресторанов
вместе со своим мужем.
Если домашняя хозяйка будет искать свободное время, она без сомнения
может обнаружить немало дополнительных часов, которые она до сих пор не
замечала. Так, одна женщина поступила на многомесячные курсы "Роль женщины в
современном обществе", которые проходили еженедельно по вторникам в течение
полугода. Пока женщина ходила на эти курсы, она нанимала сиделку для
присмотра за детьми. Когда же занятия завершились, то женщина пожелала,
чтобы эти часы постоянно были ее свободным временем, и она продолжала
держать сиделку. В эти часы по вторникам она могла осуществлять свои
жизненные цели.
Люди часто не умеют пользоваться возможностями, которые им открываются,
когда они остаются наедине с самим собой. Подумайте, какие возможности у вас
появятся, когда ваши дети находятся в школе или когда ваши коллеги уходят в
отпуск?
Заранее выявляя такие возможности, вы сможете найти время для
достижения самых важных целей.
Постарайтесь использовать промежутки дня
с максимальной пользой для себя
Я уже говорил о том, что вам стоит найти равновесие между трудом и
игрой. Вы можете мне возразить: "Но у меня не хватает времени на все". На
это я вам отвечу:
"Давайте посмотрим, не сможем ли мы найти немного времени?", или, более
конкретно: "Не найдется ли у вас времени, на которое вы не обращаете
внимание?". Часто, например, не замечают так называемых "промежутков".
Первый "промежуток" начинается, когда вы просыпаетесь, и заканчивается,
когда вы начинаете свой обычный будний день, то есть отправляетесь на
работу. У большинства мужчин "промежуток", уходящий на "приготовления",
занимает около сорока минут, а у женщин - побольше. Я знал одного мужчину,
который сократил время приготовлений до пятнадцати минут. Он делал лишь
самое существенное: завтракал, брился, одевался, но делал все это как можно
быстрее.
Возможно, вы можете получить выгоду, если растянете, а не сократите
этот промежуток. Если ваш день разбит на много частей, то время
приготовлений - это единственный отрезок дня, когда вы остаетесь наедине с
собой и вас никто не беспокоит. Это время вы можете использовать для того,
чтобы поразмыслить о том, как вам лучше провести предстоящий день. Как я уже
говорил, я встаю в 5 утра и посвящаю два часа подготовке плана на текущий
день и работе над осуществлением моих жизненных целей. Когда вам лучше
вставать? Подавляющее большинство выдающихся людей встают рано. Например,
лидер республиканцев в сенате Эверетт Дирксен начинал работать с бумагами в
5 или 5.30 утра и проделывал огромную работу к тому времени, когда в 9 утра
начинали трезвонить телефоны.
Существуют другие способы обогатить "время приготовлений". Например,
сенатор Роберт Кеннеди слушал пьесы Шекспира, пока брился. Один начальник,
обнаружив, что лучшие идеи приходят к нему в голову рано утром, ловил их,
пока он еще был в хорошей форме для такой охоты. "Время приготовлений" можно
также хорошо использовать для пробежки трусцой, рисования, ваяния, чтения и
любых других ваших любимых занятий, для которых у вас вечно не хватает
времени.
Как использовать время в пути
Если у вас уходит много времени на дорогу, не думали ли вы переехать
поближе? Вы часто даже не представляете себе, сколько имеется возможностей
для вашего переезда в более удобное место жительства, хотя во многих случаях
это кажется слишком хлопотным делом.
Если вы ездите на работу в своей машине, то у вас -ограниченные
возможности использования времени в пути. Безопасность движения - превыше
всего. Однако ничто не мешает вам слушать радио. Вы можете повторять слова
иностранного языка. Можно прослушивать всевозможные магнитофонные записи
учебных курсов. В дороге вы можете предварительно продумать план вашего дня,
хотя для его уточнения вам потребуется написать его на бумаге, как только вы
усядетесь за ваш письменный стол.
Как использовать перерывы для кофе
Перерывы для приема кофе - это хорошее время для того, чтобы отдохнуть.
Но допустим, что вы не слишком перенапряглись. Может быть выучить пару
иностранных слов? Может написать неприятное для вас, но столь необходимое
письмо в ваш банк с объяснением, почему вы не внесли в срок очередной взнос
за кредит, выданный вам в рассрочку? Может быть позвонить зубному врачу и
договориться о приеме, не дожидаясь, пока у вас выпадет ваша временная
пломба?
Настоящая цена обеда
Если ваша работа, связана с коммерцией, то клиент является важной
фигурой и поэтому обед с ним - это составная часть вашего трудового
процесса. Однако для большинства обед - это лишь огромная трата времени.
Обед прибавляет большинству людей калории и расходы, без которых они могли
бы вполне обойтись. Многие врачи категорически возражают против того, чтобы
люди полновесно питались три раза в день и рекомендуют либо пропускать обед,
либо сводить его к минимуму.
Обеденный перерыв открывает огромные возможности для того, чтобы многое
сделать, пока телефоны молчат, а другие люди заняты. С другой стороны, если
у вас было много работы в первой половине дня, то обеденный перерыв
предоставляет вам единственную возможность свободно вздохнуть. В этом
случае, если вы сократите ваш обеденный перерыв, вы снизите эффективность
вашей работы в конце рабочего дня. Может быть вам стоит прогуляться, а если
есть такая возможность, то и выкупаться.
Новый руководитель крупного торгового предприятия решил отказаться от
обеденного Перерыва. Он счел, что его ответственная работа требует от него,
чтобы он постоянно был на месте. Поэтому в обеденное время он сидел на своем
рабочем месте, заглатывая бутерброд.
Через несколько недель такой жизни он стал раздражимым, рычал на своих
коллег и не мог сосредоточиться на решении важных дел. Я убедил его в том,
что ему необходимо не спеша обедать за пределами своего кабинета, чтобы
восстановить энергию и внутреннее спокойствие. Он приобрел привычку ходить
на обед каждый день с разными людьми. Некоторые из них были его друзьями, но
так как он постоянно менял своих сотрапезников, то он постепенно
познакомился в непринужденной обстановке со всеми своими подчиненными.
Теперь, когда он обращался к ним по работе, у него было преимущество: он мог
с ними общаться, как с хорошими знакомыми, с которыми он съел не один пуд
соли.
Несмотря на то, что его обеды порой затягивались, он проявлял
осторожность и старался не переедать, так как иначе он начинал клевать носом
во второй половине дня. Как начальник он понял: не важно, что ты ешь, важно,
с кем ты ешь и о чем говоришь во время еды.
Как использовать время ожидания
Если вам приходится ждать автобус или поезд, вы также можете
плодотворно использовать это время. Конечно, вы можете почитать газету. Но,
допустим, вы всю жизнь хотели читать классическую литературу. Многие из этих
книг опубликованы в карманных изданиях. Может быть вам и не понравится
читать "Дон Кихота", стоя на стоянке автобуса или на платформе железной
дороги, но почему бы вам не сделать такую попытку?
Ожидание может помочь вам решить некоторые особенно запутанные
проблемы, которые беспокоят вас. Постарайтесь обдумывать их поэтапно.
Сначала постарайтесь восстановить в вашем уме один за другим все аспекты
этой проблемы в целом. Затем, если у вас есть время, постарайтесь
рассмотреть одну из сторон этой проблемы, уделив ей, допустим, пять минут.
Возможно, вы не сумеете решить всю проблему, но вы запустите в действие
механизм решения.
Пусть на вас работает ваш сон
Когда вы должны ложиться спать? Если вы решили вставать рано, значит ли
это, что вам следует рано ложиться спать? Самый большой отрезок времени,
имеющийся в вашем распоряжении - это часы сна. Не проспите ли вы вашу жизнь?
Некоторые врачи считают, что расходы на сон часто превышают физиологические
потребности многих людей. Когда эти люди меняют свои привычки, они
обнаруживают, что ни их здоровье, ни их работоспособность от этого не
страдают.
Поэкспериментируйте, сократив ваш сон на полчаса. Попытайтесь
привыкнуть к сокращенному сну в течение нескольких дней. Если вы сохранили
прежнюю работоспособность, то это значит, что вы получите целую неделю и еще
14, 5 часов бодрой и активной жизни дополнительно в течение года.
Существуют большие перепады в потребностях во сне у разных людей и даже
у одного и того же человека. Продолжительность сна в выходные дни у человека
отличается от его продолжительности в будние дни. Необычное физическое
напряжение может потребовать дополнительного времени для сна.
Вы можете использовать часть времени, проводимого вами во сне, с
пользой для себя, как только поймете, что многие физиологические функции
человека продолжают работать даже в сонном состоянии. Сновидения
свидетельствуют о том, что подсознание человека продолжает работать, даже
пока он спит. Почему бы не заставить его работать на вас? Вот как это можно
сделать.
Поставьте вашему подсознанию вопрос перед тем, как вы погрузитесь в
сон. Выберите такую проблему, которая требует много часов работы. Не
пытайтесь тратить на нее время, разбирая ее сознательно, но ожидайте, что
получите осмысленный ответ, когда вы проснетесь. Многие люди применяли такой
метод и получали хорошие результаты. Однако, как только вы почувствуете, что
мысль об этой проблеме не дает вам спать, постарайтесь немедленно выкинуть
ее из головы.
Как отменить закон Паркинсона
Сон можно уподобить работе, которую природа заставила человека
выполнять каждый день по восемь часов. Мы с вами попыталась придумать
способы, как можно использовать часы, отведенные на эту непродуктивную
"работу" в ваших интересах. А что делать, если вам не нравится и та работа,
которую вы ежедневно выполняете в бодрствующем состоянии в течение восьми
часов? Даже если вы работаете лишь для того, чтобы заработать деньги, можно
ли сделать так, чтобы вы не просто убивали на работе время?
Недавно я разговаривал с одним молодым человеком, который разводит
рыбок. Он увлекся этим делом еще в десять лет. Возможно, потому что хобби
является главным делом его жизни, (он тратит на рыбок по три часа в день),
юноша вполне удовлетворен тем, что выполняет очень скромную техническую
работу в администрации штата. Заполняя различные карточки в канцелярии, он
постоянно размышляет о своих будущих планах разведения рыб. Например,
недавно он решил разводить редкий африканский экземпляр, занесенный в
"Красную книгу". Молодому человеку пришлось поломать голову над тем, что ему
надо сделать, чтобы вырастить в своих домашних условиях обитательниц
африканских рек. Его работа дает ему деньги и одновременно массу свободного
времени для того, чтобы обдумать свои планы для реализации своего хобби.
Писатель Готорн является ярким примером, как многого можно достигнуть,
даже если вы занимаетесь скучной работой. Он много лет прослужил в таможне
города Сейлем в штате Массачусетс и написал четыре романа, включая
классическое произведение американской литературы "Алая буква".
Я думаю, что если люди выполняют работу, которую они должны делать и за
которую они получают вознаграждение, это еще не является причиной того, что
они постоянно заняты своими делами. Я всегда старался дать людям, которые
работали на меня, возможность хорошо использовать время, имевшееся в их
распоряжении. Окончив дело, они занимались спортом, читали. Я всегда
отпускал их домой до окончания рабочего дня, как только они справлялись со
своими заданиями.
Стремление держать людей за их письменными столами, даже если им нечего
делать, порождает у людей плохие привычки и болезненные психологические
явления. Не удивительно, что работа растягивается во времени, отведенном для
ее исполнения, как доказал в своей знаменитой книге Норкоут Паркинсон. Я
думаю, что настало время отменить закон Паркинсона, открыть людям
возможность быстро выполнять рабочие задания и позволять им заниматься
собственными делами.
Если ваша работа не имеет "пределов", то всегда можно придумать
неограниченное количество дел, которые можно сделать в ходе ее
осуществления: сбор дополнительной информации, снятие копий с готовых
материалов, тщательная уборка на полках и столах до устранения малейшей
пылинки и малейшего пятнышка. Имея в своем распоряжении определенное время
для исполнения той или иной работы, люди без особой нужды делают ее более
продолжительной. Выделение заранее определенной порции времени для
осуществления работы не стимулирует творческого настроя в ходе ее
осуществления.
Паркинсон был прав, когда утверждал, что работа растягивается до тех
пор, пока не заполнит время, имеющееся в вашем распоряжении, потому что вам
необходимо заполнять чем-нибудь время, если вы не можете пойти домой до
конца рабочего дня. Постарайтесь убедить вашего начальника в том, чтобы он
разрешал вам уходить домой, как только вы сумеете завершить работу.
Подскажите ему, что у вас появится стимул быстрее выполнять его задания,
если вы будете за это вознаграждаться ранним возвращением домой. Если вы в
этом не преуспеете, постарайтесь, чтобы он разрешил вам читать книги, писать
ваши личные письма, пока вы сидите за прилавком в магазине, за столом в
приемной или на вахте.
Что можно сделать за одну свободную минуту
Вы можете значительно продвинуться в исполнении ваших жизненных
программ, если готовы воспользоваться каждой свободной минутой, которая
попадается на вашем пути и превращать ее в трамплин для прыжка к вашим
целям. Я думаю, что в этом вам поможет постановка "задач повышенного
внимания", решение которых может длиться от недели до пары месяцев.
Постарайтесь каждый день осуществить хотя бы одно дело из категории "А"
для реализации одной из "задач повышенного внимания".
У одной домашней хозяйки "задача повышенного внимания" сводилась к
тому, чтобы каждый день готовить новое овощное блюдо. Она заранее составляла
расписание на неделю вперед и на каждый день у нее был готов очередной
овощной рецепт. Так она осуществляла свою заветную мечту.
Одна пара, страдавшая от одиночества, составила программу возобновления
старых знакомств и развития новых связей на месяц вперед. В конце каждой
недели по субботам и воскресеньям муж с женой по очереди принимали своих
друзей или ходили к ним в гости. В этом состояла их "задача повышенного
внимания".
Осуществление "задач повышенного внимания" может также помочь вам
постепенно достичь поставленных целей. Коммивояжер может ставить перед собой
задачу найти хотя бы одного крупного заказчика в течение дня. Начальник цеха
по сборке автомобилей может поставить себе задачу проверить качество хотя бы
одного автомобиля, лично проехав на нем от заводских ворот до дома.
Журналист может записывать хотя бы три идеи, которые впоследствии он бы мог
разработать на досуге. Начальник может выделить хотя бы две минуты в день,
чтобы постараться поближе познакомиться хотя бы с одним сотрудником. Для
всех этих занятий можно всегда найти небольшие периоды времени, если только
вы будете постоянно помнить о том, что вам надо сделать еще один шаг для
решения "задач повышенного внимания".
Иногда для этого может потребоваться не более одной минуты в течение
дня. Допустим, одной из ваших жизненных целей является интеллектуальное
развитие.
А для развития вашего интеллекта вы решили расширить ваш словарный
запас. Вам понадобится всего одна минута для того, чтобы найти в словаре
хорошее слово, узнать его значение и придумать пару предложений, в которых
встречается это слово. Постарайтесь употребить это слово пару раз в
разговорах в течение дня.
Гимнастику для мышц лица можно проделывать во время приготовления еды
или дозваниваясь по телефону. Если вы будете помнить о необходимости решать
"задачу повышенного внимания", то вы найдете немало небольших отрезков
времени, в течение которых вы сможете осуществлять различные
интеллектуальные занятия или физические упражнения.
Решение этих "задач повышенного внимания" не только помогут вам
приблизиться к реализации ваших заветных целей, но и придадут вам бодрость
духа. Вы увидите, что каждый день вы приближаетесь к осуществлению ваших
жизненных целей.
Для того, чтобы ваши особые задачи постоянно были в поле вашего
внимания, вы можете записать их на отдельном листке и держать его в кармане
пиджака. Можно держать эту запись и постоянно перед глазами. Я предложил
одному моему клиенту, который слишком подолгу говорил по телефону, чтобы он
сделал соответствующую надпись, которую мог бы все время видеть перед собой.
Прикрепив к телефону листок с призывом к краткости в разговорах, он добился
резкого выигрыша во времени.
Одна домашняя хозяйка, которая имела привычку чрезмерно долго
застревать на кухне за различными делами, повесила плакатик на стену:
"Убирайся с кухни и займись чем-нибудь интересным!"
Итак, вы говорите, что у вас нет времени? Бросьте себя дурачить!

Глава 9.
Как распределять приоритеты
Мне потребовалось несколько месяцев, чтобы отгадать главный секрет
того, как можно делать больше в течение каждого дня Когда я стал искать
способы более эффективного использования времени, я стал расспрашивать
людей, добившихся высокого положения, в чем причина их успеха. Я помню, как
вице-президент компании "Стандард ойл оф Калифорниа" ответил мне:
"Просто я всегда держу под рукой список необходимых дел. Сначала я
пропустил этот ответ мимо ушей, даже не подозревая о его значении.
На следующий день я отправился в крупный город, чтобы провести там
семинар по вопросам контроля над временем. Там мне довелось пообедать с
одним предпринимателем, который фактически держал весь этот город в своих
руках. Он был председателем правления газовой и электрической компании,
президентом пяти промышленных фирм и совладельцем дюжины других предприятий.
По всем меркам он был олицетворением успеха в предпринимательстве. Я задал
ему тот же самый вопрос о том, каким образом он успевает много сделать, и
получил тот же ответ: "Это - легко. У меня есть список "Что надо сделать".
Но это был необычный список. Он сказал мне, что для него этот список был
игрой.
Когда он приходил утром на работу, то прежде всего составлял список
дел, которые он хотел бы сделать в течение дня. Вечером он проверял, что из
этого списка осталось невыполненным, и определял счет игры с самим собой.
Его целью было добиться "сухого" счета, чтобы ни одно из намеченных дел не
осталось нереализованными.
Он играл в список "Что надо сделать", как иные играют в лотерею. Он
вычеркивал номер за номером по мере того, как в течение дня открывались
возможности для выполнения различных дел: ведя намеченные разговоры по
телефону, делая запланированные замечания во время выступлений на
заседаниях, обсуждая планы с женой вечером. Он всегда старался начинать с
самого важного. В конце же дня он делал такие звонки, писал такие письма или
осуществлял такие дела, которые не были самыми важными, но могли сделать его
счет "сухим".
О списке "Что надо сделать" вспоминали снова и снова преуспевавшие
бизнесмены и крупные правительственные служащие, с которыми я беседовал.
Поэтому на одном из моих семинаров я спросил присутствовавших, кто из них
составлял подобные списки. Оказалось, что почти все. Тогда я задал им
вопрос, сколько из них добросовестно составляли такие списки каждый день,
размещали дела в порядке их важности, вычеркивали дела по мере их
исполнения. Я обнаружил, что лишь меньшинство вели такие списки каждый день.
В то же время многие составляли подобные списки, лишь когда у них было
особенно много дел, и они боялись забыть некоторые из них, а для их
исполнения у них было мало времени.
Список каждодневных дел
Люди, занимающие высокое положение, и люди, занимающие скромное
положение, - все знают о списках "Что надо сделать". Разница между ними лишь
в том, что люди, оказавшиеся наверху, используют списки "Что надо сделать"
каждый Божий день и применяют его для того, чтобы более продуктивно
контролировать свое время. Люди же, не достигшие вершин, знают об этом
инструменте, но не умеют им правильно пользоваться. Главный секрет умения
делать больше и делать лучше -это составлять список "Что надо сделать"
каждый день, держать его постоянно перед глазами и использовать его в
качестве гида во время вашего дневного перехода.
Так как список "Что надо сделать" является существенным инструментом,
помогающим контролировать время, давайте рассмотрим его более внимательно.
Он предельно прост: его заглавие - "Что надо сделать", потом - перечень
различных дел, которые вы собираетесь сделать. Обращение с ним тоже
несложно: вычеркивайте дела, которые вы выполнили, добавляйте новые дела,
если в этом возникает необходимость, перепишите его заново к концу дня или
раньше, если его станет трудно читать.
Одним из секретов успеха является умение сохранять эти списки. Для
этого лучше держать их вместе и не писать на разрозненных клочках бумаги,
которые теряются. Может быть вам лучше записывать их в одной записной
книжке, или хранить эти списки в специальном блокноте, или в особой папке. Я
знал одну женщину, которая никогда не покупала платья, если в нем не было
кармана, в котором она могла бы держать свой список "Что надо сделать".
Одна домашняя хозяйка постоянно теряла списки, которая она составляла.
Она больше тратила времени на поиски вчерашнего списка, чем на составление
сегодняшнего. Чтобы помочь ей взять время под контроль, я сложил все ее
списки в записную книжку. Благодаря этому она могла постоянно пополнять свои
текущие списки делами "А", оставшиеся невычеркнутыми в предыдущих списках.
Что должно быть в списке
Должны ли вы записывать все, что вам надо сделать, включая обычные
дела? Должны ли вы включить в список лишь дела исключительные? Нужен ли вам
список, в котором будет упомянуто только то, что вы сможете сделать сегодня
или только то, что вы непременно решили сделать сегодня? Существует много
вариантов, и у различных людей существуют разные способы решений. Я
рекомендую вам, чтобы вы не включали в список обычные дела, а включали лишь
те, которые сегодня имеют для вас большое значение и могут остаться
несделанными без особого внимания с вашей стороны.
Не забудьте включить дела, относящиеся к решению ваших жизненных целей,
в ваш список "Что надо сделать". Хотя может показаться странным увидеть
перечень таких дел, как "начать изучение французского" или "найти новых
друзей" в том же списке, в котором будет упомянуто: "купить открытку для
поздравления с днем рождения" или "принести домой пакет молока", но это
будет лишь означать, что вы хотите этим заняться в один и тот же день. Если
вы будете пользоваться вашим списком "Что надо сделать" для работы над
следующими списками, вам надо, чтобы там были упомянуты и ваши долгосрочные
проекты. Таким образом вы не забудете их в момент принятия решений и поэтому
будете работать над ними.
Прежде чем вы начнете выполнять задания вашего списка, просмотрите его
и подумайте какие дела вы можете поручить другим. Речь не идет о няне для
ухода за вашим ребенком или ваших подчиненных. Подумайте о том, не помогут
ли вам справиться- с этими делами люди, находящиеся в положении равном с
вами или даже ваше начальство: не смогут ли они сделать эти дела быстрее и
легче, или хотя бы предложить вам более простые и короткие пути решений
стоящих перед вами проблем.
Если это позволяют условия вашей работы, то вы можете попытаться
составить список необходимых дел к концу каждого дня. Если это возможно,
обязательно сделайте так. Не исключено, что вы заранее знаете о
невозможности выполнить все намеченные дела. Когда у вас в списке слишком
много дел, то лучше заранее выбрать дела, которые можно выполнить, и дела,
которые вы не сможете сделать, что лучше делать, (а что не делать), чем
положиться на волю случая.
Я хочу особо подчеркнуть: вы должны определить приоритеты. Некоторые
люди хотят включить в списки как можно больше разных дел. В результате у них
высок процент выполнения их планов, но эффективность их деятельности -
низка, потому что задания, которые они выполняют относятся к группе "В".
Другие люди любят начинать выполнять дела по порядку в строгом соответствии
с их очередностью в списке, не зависимо от значимости этих дел. Самое лучшее
- это взять ваш список и поставить возле каждого дела "А", "Б" или "В" в
зависимости от их важности для вас. Постарайтесь внимательнейшим образом
отнестись к распределению приоритетов.
Я знаю одного человека, который любил раскрашивать записи в списке и
помечал менее значимые дела черным цветом, а более значимые - красным. Для
людей, которым нелегко придерживаться приоритетного распределения дел, я
рекомендовал разделять список на три листка: на первом записывались дела
"А", на втором -дела "Б", а на третьем - многочисленные дела из группы "В".
При этом списки "А" и "Б" помещались поверх списка "В". Поэтому всякий раз,
если вы обращались к списку "В" прежде, чем дела из первых списков не были
завершены, вы осознавали, что используете свое время не самым лучшим
образом.
Дела, упомянутые в списке "Что надо сделать", можно группировать
по-разному. Их можно распределить в зависимости от характера дел:
"поговорить по телефону", "написать", "подумать", "принять решение",
"продиктовать". Вы можете объединить ваши дела по сходству содержания дел
(допустим, "о загрязнении окружающей среды") или по общему месторасположению
(несколько ваших клиентов, проживающих в одном и том же месте). Можно
объединить вместе дела, относящиеся к одному и тому же лицу (несколько дел,
требующих внимания вашего начальника).
Не переживайте, если вы не смогли выполнить все в вашем списке
А теперь начинайте работать по списку, выполняя задания "А" до того,
как приступили к делам "Б", а Дела из категории "Б" исполняйте до того, как
сделаете дела "В". Возможно, что иногда вы выполните все дела из вашего
списка, но скорее всего у вас не хватит времени, чтобы справиться со всеми.
Если вы делаете их в порядке их значимости, то и в этом случае может так
получиться, что вы не сделаете все дела "А". Иногда вы сможете сделать дела
"А" и "Б". Другой раз - все дела "А", "Б" и лишь несколько дел "В". Лишь
редко вы сможете добраться до конца вашего списка. При выполнении списка
важна не сокрушительная победа над ним, а ваше активное участие в правильном
использовании времени. Если вы справились с выполнением дел из группы "А",
не спешите переходить к делам "Б" и "В", а подумайте:
не включить ли в список другие дела "А", о которых вы думали, но не
включили, например, переделку вашей системы досье, завершение чтение "Войны
и мир", выбор подарка вашей тете на день рождения. Раз уж у вас появилось
дополнительное время, почему бы не начать эти дела сегодня?
Многие служащие, домашние хозяйки и научные работники приходили на мои
семинары, потому что хотели, чтобы "их организовали". Через пару месяцев
большинство из них сообщало, что они "стали более организованными" благодаря
тому, что они регулярно определяли задания на день и распределяли их в
порядке важности. Заведующая санитарной частью в одной больнице, обнаружив,
как ей помогает в работе определение заданий и распределение приоритетов,
решила использовать этот же метод в домашних делах. Правильное использование
времени пригодится не только на работе, но и дома. Нет необходимости
внедрять трудовой ритм в домашнюю жизнь, но вы сможете лучше организовать
выполнение необходимых дел с помощью списка "Что надо сделать" и,
избавившись от них, сумеете лучше расслабиться.
Если вы будете делать больше дел "А" и меньше дел "В", то ваши ценности
постепенно изменятся. Старые дела из категории "А" будут давать стимул для
появления новых дел "А" и "Б", а старые дела "Б" уходить на второй план и
превращаться в дела "В". Некоторые же дела "В" вы будете постепенно удалять
из вашего списка.
Как делать больше наиболее значительных дел
Изменения в иерархии ваших ценностей отражают не только перемены в
ваших вкусах, но и ваше самосовершенствование. Допустим, год назад посещение
филателистической выставки было для вас делом "А". Но сейчас у вас
изменились вкусы, и курсы кройки и шитья, которые были для вас год назад
делом "Б", переместились в группу "А". Еще полгода назад выполнение простых
уроков художественного шитья было для вас делом "А". Однако с тех пор вы
достигли больших успехов и придерживаться приоритетов полугодовой давности
означало бы застыть в вашем развитии как мастера кройки и шитья.
Коммивояжер, который постоянно повышает объем своих торговых операций,
в нынешнем году уже не будет считать контракты в 100 долларов делами из
группы "А". Теперь его главной целью будут контракты в 250 долларов и выше,
сделки менее 250 долларов перейдут в категорию "Б", а заказы менее 100
долларов будут делами "В" При этом, если коммивояжер будет постепенно
отказываться от ряда дел из категории "В", то он сможет больше усилий
посвятить наиболее выгодным контрактам из группы "А". Мой опыт
свидетельствует о том, что большинство коммивояжеров только выиграют, если
они на 20 процентов сократят число своих клиентов, сосредоточившись на
наиболее прибыльных и перспективных.
Возможно, осваивая контроль над временем, вашим делом "А", на первых
порах станет изучение того, как вы тратите каждые пять минут. Только так вы
сможете разобраться, куда у вас уходит время. Однако по мере того, как вы
добьетесь совершенства в анализе ваших расходов, постоянное самонаблюдение
за расходом времени станет для вас делом "В", а потом будет осуществляться
автоматически. Правда, если вы снова пожелаете проверить или
усовершенствовать ваш контроль над временем, то наблюдение за расходованием
вами драгоценных минут снова может стать делом "А".
Человек, который научился правильно расходовать время, не будет тратить
его попусту, придерживаясь устаревших целей или пытаясь довести до
абсолютного совершенства одно из дел "А". Он будет стремиться осуществить
каждое дело "А" и будет помнить, что как только он решил, каким образом ему
стоит использовать время, он должен немедленно воплотить в жизнь свое
решение.

Глава 10.
Дела, которые лучше оставить несделанными
Вероятно многие из вас не раз с энергией занимались пустяковыми делами
(чтобы получить удовлетворение от того, что вы хорошо с ними справляетесь),
в то время как гораздо более важные дела простаивали, потому что вы боялись
приступить к ним, не справиться с ними или сделать их плохо.
Наведение порядка в письменном столе и выполнение простеньких заданий
может временно доставить вам большее удовлетворение, чем работа над важным
делом, выполнение которого чревато напряжением и огорчениями.
Возьмем наведение порядка в письменном столе. Вряд ли это будет вашим
делом "А", если только завалы на вашем столе не сделали невозможной работу
на нем. Однако, так как это дело легкое, и его результаты станут сразу же
очевидными, то вы готовы потратить на наведение порядка на столе лишние
несколько минут без особой необходимости, вместо того, чтобы встать из-за
стола и направиться в отдел кадров, чтобы разрешить острую и скандальную
проблему по поводу открывшейся вакансии.
Затурканный начальник, самолет которого улетает через сорок пять минут,
задерживается на работе для того, чтобы дать самые последние указания своим
подчиненным. Он отдается соблазну заняться делами из категории "В", ставя
под угрозу дело "А", так как рискует опоздать на самолет.
Почему у людей часто возникает стремление погрязнуть в ничтожных,
пустых делах? Одна из причин этого состоит в том, что многие из дел высшей
категории не могут по своей природе быть выполнены хорошо. Отчасти это
объясняется тем, что многие из них никогда прежде не осуществлялись вами или
организацией, в которой вы работаете. Такими делами являются создание
комитета для рассмотрения производства оригинального продукта, который может
принести невиданные прибыли, изучение вами китайского языка, переход на
вегетарианскую пищу, поиск иных способов времяпрепровождения по вечерам,
кроме сидения у телевизора.
Домашняя хозяйка, которая вырезала из журнала еще один замечательный
кулинарный рецепт, уже имеет в своей коллекции более пятисот неиспробованных
рецептов. Она испытывает большое удовлетворение от нового приобретения, но в
сущности она занимается пустой тратой времени, потому что она даже не
пытается попробовать те рецепты, которые она собрала. Она тратит время на
резку прессы вместо того, чтобы накормить себя, своего мужа и своих детей
замечательными кушаньями, которые описаны в собранных ею рецептах. Возможно
она развлекает себя фантазиями о том, каким замечательным кулинаром она
является, но на самом деле она - хорошая составительница досье, но не
выдающаяся повариха.
Не следует рассчитывать на то, что вы сразу же добьетесь совершенства в
осуществлении дела "А". С реализацией такого дела связаны поиск
неопробованных, новых методов, риск, неопределенность, а возможно и
поражение. Дело "А-1" может оказаться чрезмерно сложным или потребует
слишком много времени. Оно может потребовать согласования точек зрения
людей, которые не хотят согласия или не способны его достичь.
Когда существует столько обстоятельств против того, чтобы вы занимались
трудным делом "А-1", разве не удивительно, что вы начинаете искать дело, с
которым вы сможете успешно справиться? Например, вы знаете, что легко
сможете сделать все мелкие и легкие дела из категории "В". Вы успокаиваете
себя тем, что вы делаете их для того, чтобы освободиться и приступить к делу
"А-1".
Вы очень ловко придумали обоснование, позволяющее вам оставаться дома,
пока вы как следует не приберетесь в квартире и не уберете с дороги все "Б"
и "В" с тем, чтобы впоследствии приступить к "А-1". Благодаря этому дела "Б"
и "В" получают приоритет по сравнению с "А-1".
Исполнение дел вне зависимости от их значимости и затрат времени может
доставить вам приятное ощущение. Так как вы не делаете сначала дела "А", то
вы можете тратить время на дела "В" и испытывать ощущение, что вы делаете
свою работу хорошо, начиная легкие дела и быстро их завершая, вычеркивая их
из вашего списка. Но не обманывайте себя: вы не приступаете к делам "А" не
потому, что у вас не хватает времени, а только потому, что вы занимаетесь
пустяковыми делами "В".
Правило 80/20
Когда я имею дело с людьми, которые утверждают, что они перегружены,
один из способов, который им может помочь - это облегчить их жизнь,
воздержавшись от дел "В". Однако люди не решаются отказаться от этих дел.
Поэтому я предлагаю им правило 80 20.
Правило 80/20 гласит: "Если все предметы разместить в порядке их
ценности, то 80 процентов ценности приходится на предметы, составляющие 20
процентов от их общего числа, в то время как 20 процентов ценности
приходится на предметы, составляющие 80 процентов от их общего числа".
Возможны некоторые отклонения от этого соотношения, но я думаю, что в целом
правило 80/20 - верное.
Исходя из правила 80 20, в списке из 10 дел - 2 дела обеспечат вам 80
процентов успеха. Найдите эти два дела, включите их в группу "А" и
осуществите их. Оставьте остальные 8 несделанными, потому что ценность их
результатов будет гораздо меньше, чем у двух, наиболее плодотворных дел.
Нижеследующие примеры из каждодневной жизни позволят вам почувствовать
большую уверенность, если вы сосредоточитесь на задачах, приносящих
наибольшие результаты, даже если вы будете игнорировать многие задачи с
наименьшей отдачей:
80 процентов стоимости торговых сделок обеспечивает 20 процентов всех
клиентов.
80 процентов производства обеспечивает 20 процентов предприятий.
80 процентов времени, пропущенного по болезни, приходится на 20
процентов работающих.
80 процентов досье, находящегося в употреблении, приходится на 20
процентов папок досье.
80 процентов грязи скапливается на 20 процентов площади пола, по
которой больше всего ходят.
80 процентов стирки приходится на 20 процентов предметов одежды.
80 процентов лучшего телевизионного времени приходится на 20 процентов
программ, наиболее любимых телезрителями.
80 процентов времени читатели газет тратят на чтение 20 процентов
материалов, опубликованных в газете.
80 процентов телефонных звонков делают 20 процентов телефонных
абонентов.
80 процентов еды поглощается в 20 процентах наиболее популярных
ресторанов.
Необходимо напоминать себе снова и снова об опасности увязнуть в делах,
приносящих слабые результаты, и о важности сосредоточиться на 20 процентах
дел, которые дают наиболее обильные плоды.
Кандидат на местных выборах попросил у меня совета за два месяца до
начала выборов. Его соперником был опытный политический деятель, который в
течение многих лет занимал выборные посты. Мой клиент отдавал себе отчет &
том, что для своей победы ему придется использовать время, оставшееся до
выборов, с максимальной отдачей. Но он уже согласился выступить перед
многими группами избирателей и обнаружил, что его расписание основательно
перегружено. У него оставалось мало времени для встреч с большими
аудиториями и обедов, на которых будут присутствовать влиятельные люди.
Он понял, что не сумел проявить разборчивости в тот момент, когда
принимал приглашения для выступлений. Он понял, что уже не может отменить те
встречи, на которые он обещал прийти, и поэтому решил проявлять большую
осторожность в распределении приоритетов, когда он будет принимать новые
приглашения. Мы внимательно просмотрели перечень его состоявшихся и будущих
выступлений и обнаружили, что 80 процентов его воздействия на общественное
мнение было результатом 20 процентов его выступлений. 80 процентов его
времени отняли выступления, которые мало способствовали популяризации его
программы. Кроме того, именно эти выступления так его вымотали, что у него
уже не оставалось сил для выступлений, которые могли существенно повлиять на
избирателей. Кандидат вспомнил, что Никсон потратил последние дни
избирательной кампании 1960 года на визиты в малолюдные штаты, такие как
Аляска, Гавайские острова, Вайоминг, чтобы сохранить верность своему
обещанию - посетить все 50 штатов страны. Кеннеди же сосредоточил свои
усилия на крупных штатах, которые помогли ему получить победу большинства
избирателей.
К концу нашей беседы мой клиент пришел к выводу, что он может
отказаться от нескольких выступлений для малозначащих аудиторий, так как
окончательной договоренности о них еще не было. Вместо этого он добился
организации встреч с аудиториями, которые могли оказать большое влияние на
исход голосования. Это решение оправдало себя: он победил на выборах.
Богатая светская женщина оказалась перегруженной множеством
общественных обязательств. На нее рассчитывали все и во всем - от
заклеивания конвертов до оказания давления на сенаторов США. Она
почувствовала, что не получает большого удовольствия от этой активности, так
как позволяет другим людям за нее решать, что ей следует делать. Ей
следовало признать, что до 80 процентов ее общественной деятельности - это
суетня, не приносившая ей никакого удовольствия, а истинную радость
доставляли лишь несколько занятий.
Мы с ней составили список из ста с лишним видов общественной
деятельности, в которых она участвовала (или согласилась участвовать) за
последние три месяца. Затем она внимательно их рассмотрела и выделила в
класс "А" следующие занятия: помощь политическим кандидатам, встречи с
интересными людьми, охрана окружающей среды, коллекционирование предметов
искусства. В категории "Б" оказались: организация благотворительной помощи,
помощь школьным родительским комитетам. Все остальное попало в группу "В",
включая участие в деятельности церковных, больничных и музыкальных
организаций.
Когда не надо делать дела "В"
Одним из лучших способов найти время для дел "А" - это сократить число
дел "В", на которые вы тратите время.
"Что я не должен делать?" - вот вопрос, который вы должны ставить перед
собой, когда вы знакомитесь с делами "В". Подумайте о том большом
удовлетворении, которое вы испытаете, когда без каких-либо трудов избавитесь
по крайней мере от одного из дел "В" в вашем списке "Что надо делать".
Вместо того, чтобы думать:
"Мне это надо делать", старайтесь подумать: "А может быть мне это не
надо делать?"
Представим себе, что в вашем списке написано:
"Помыть машину". Вы поставили это дело в группу "В", но вам хочется,
улучив при первой возможности полчаса, вымыть машину, чтобы вычеркнуть это
дело из списка и забыть о нем. Гораздо лучше вычеркнуть его из списка и
забыть о нем, решив, что это дело вообще не стоит делать.
Многие из дел "В" можно превратить в дела, которые я называю "ВЯ", то
есть те, что можно откладывать на неопределенно долгое время без малейшего
ущерба для себя.
Дела "ВЯ" включают: разобрать груды журналов, проверить содержимое
морозильного шкафа (с тех пор как вы проверяли его, существенных изменений в
его содержании не произошло), протереть пол, на кухне перед тем, как в
дождливый день прибегут с улицы дети. Можно вспомнить множество таких же
мелких и пустячных занятий или дел, которые со временем решатся сами собой,
или же вопросов, о которых лучше забыть, если только о них не напомнит
кто-то со стороны.
Некоторые из дел "В" следует нарочно подвергнуть испытанию превращением
их в дела "ВЯ". Можно позволить им немного "постареть", чтобы узнать, не
скончаются ли они естественной смертью. Такими делами "ВЯ" могут быть:
поливание сада, когда есть основания считать, что скоро пойдет дождь,
сгребание снега со двора накануне возможной оттепели, сбор газет для их
уничтожения за несколько дней до визита бойскаутов, собирающих макулатуру,
подготовка выступления на собрании, которое скорее всего не состоится.
Когда я не уверен, можно ли полностью игнорировать то или иное дело, я
делаю небольшую пометочку против него - "возможное ВЯ" - и я уверен, что в
дальнейшем вернусь к нему, если это действительно окажется важным делом. Раз
в месяц я заглядываю в свой список и с удовольствием вычеркиваю
невостребованные дела.
Многие из дел "В" можно легко превратить в дела "ВЯ" без особого вреда.
Конечно, некоторые дела "В" следует делать. При всей их незначительности
существует возможность существенного ущерба, если вы их не сделаете вовремя.
Вы можете сделать эти дела более приемлемыми, если вы будете рассматривать
их в более широком контексте. Правительственный чиновник, который тратит
целый день на подготовку ответа члену конгресса США по ничтожному вопросу,
не должен забывать, что это дело надо сделать точно и аккуратно, потому что
ты - государственный служащий, и лучше не раздражать членов конгресса. По
этой же причине торговый служащий, посвятивший большую часть времени
выяснению причин отсрочки в исполнении пустячного заказа на сумму в 2
доллара 17 центов для лучшего клиента фирмы, не должен забывать, что 40
процентов прошлогодних доходов их компании пришлось именно на этого клиента.
Когда дело "В" достигает стадии кризиса
Некоторые дела, такие как заправка бензобака, которые относятся к
классу "В" и могут быть отложены, превращаются в источники большого кризиса,
если их откладывать на неопределенно долгое время. Вы мало что выиграете,
если будете заправлять бензобак, когда он заполнен на три четверти. В то же
время нет необходимости говорить, что, если вы чересчур затянете с этим
делом "В", то вы потеряете очень много времени, застряв посреди дороги с
пустым баком, особенно, если рядом не будет бензоколонок и проезжающих
машин.
Аналогичным образом не стоит откладывать на неопределенно долгий срок
такие скучные дела, как приобретение страховки и составление завещания даже
если вы абсолютно уверены в пожарной безопасности вашего дома и в своем
крепком здоровье. Не стоит бесконечно откладывать и такое заурядное дело,
как стирка вашего белья. Может оказаться, что вы останетесь без чистого
белья как раз в тот момент, когда вы должны собираться в гости
Запомните, что дела "В" редко достигают кризисной стадии без
предупреждения. Они постепенно поднимаются по лестнице. Допустим, от вас
потребовали составить обычный производственный отчет. У вас возникает
подозрение, что это дело "В" умрет естественной смертью. Через несколько
дней к вам поступает вторичный запрос об этом отчете Вы берете это дело из
кипы ваших бумаг и кладете на самый верх. Вы решаете, что это дело - из
категории "Б" Когда начальник вам заявляет: "Чтобы завтра отчет был у меня
на столе, или вылетишь отсюда", вы понимаете, что это дело класса "А" и его
надо делать. Обычно люди чувствуют, как меняется значимость дела Если вы
сообразительный человек, то давно усвоили, что некоторые дела класса "В"
превращаются в источник кризиса. Поэтому самым правильным отношением к делам
"В" является не исполнение их на всякий случай, а ожидание дополнительного
сигнала, который может подсказать вам опасность его перерастания в кризис.
После этого сигнала нужно быстро предотвратить его развитие, разом решив
простую проблему.
Если вы можете отложить уборку квартиры, стирку белья, составление
досье или учет на один день, отложите эти занятия Просто в вашей жизни будет
меньше уборки, стирки, составления досье или учета Если вы будете постоянно
оказывать сопротивление делам "В", вы существенно увеличите число дел,
которые превратятся в дела "ВЯ" Всегда будьте готовы задать вопрос:
"Произойдет ли что-нибудь страшное, если я не сделаю дело "ВЯ" Если вы
на это можете с уверенностью ответить: "Ничего страшного не произойдет",
тогда не делайте этого.
Вам нужен ящик для дел "В"
Расставьте ваши дела по своим местам. Не позволяйте, чтобы бумаги,
относящиеся к делам высокого класса "А", оказались погребенными под ворохом
дел "В". Закрепите на вашем письменном столе особое место для дел "А".
Выделите специальный ящик для бумаг класса "В", в который вы будете
складывать незначительные дела, чтобы они вам не мешали. Такой ящик должен
быть как можно большего размера. Для таких дел можно даже выделить целый
шкаф Начните с того, что разделите ваши бумаги на две небольшие пачки из дел
"А" и "Б" и большую пачку из дел "В". Постарайтесь рассортировать дела "Б",
выделив из них часть для пачки "А", а часть - для пачки "В". Затем положите
бумаги "А" в особое место, а бумаги "В" - в особый ящик.
Если вы не расчищали ваш письменный стол в течение нескольких месяцев,
уберите все с его верхней части, вытащите все из его ящиков и положите на
большую поверхность. Из этих бумаг вы сможете отобрать те, что можно
распределить на три части - "А", "Б" и "В". Остальное - ненужный хлам,
который можно тут же выбросить Если операция проведена успешно, то вам
понадобится не одна мусорная корзина.
Если же вы - домашняя хозяйка и у вас нет своего письменного стола, то
у вас могут возникнуть те же проблемы, что и у миссис Джоунс У нее был
единственный ящик в столе, куда она складывала письма, записки, вырезки из
газет и журналов, расписания занятий своих детей, объявления о собраниях,
рекламные проспекты, счета, чеки, подписные квитанции, конспекты лекций по
истории Китая, которые она прослушала на курсах, нитки, ленты, веер и
поздравительные открытки.
Когда она собиралась ответить на письмо, у нее не было иного выхода,
кроме как вытаскивать все содержимое ящика и начинать поиск нужного письма.
Когда же раз в месяц ей надо было платить по счетам, ей опять приходилось
вытряхивать весь ящик. Она старалась как можно меньше заниматься этой
неприятной процедурой, и поэтому откладывала ответы на важные письма.
Решение этой проблемы казалось очевидным и я предложил ей приобрести
специальный ящик для досье и сотню больших конвертов. Миссис Джоунс завела
отдельные конверты для рецептов, счетов, писем, на которые надо было
ответить, для писем, которые она хотела сохранить, для бумаг, посвященных
учебе детей, рекламным проспектам и т.д. С помощью этой системы хранения она
могла легко распределять и новые бумаги по этим конвертам. Теперь, когда она
собиралась написать ответ, ей не нужно было тратить много времени для того,
чтобы найти нужное письмо. Достаточно было взять соответствующий конверт.
Разумеется, у многих домашних хозяек существует какой-то свой порядок в
распределении бумаг. Самое главное в таком порядке - это отделять важные
дела "А" от менее значительных дел "В". Если у вас много документов и
переписки, вам необходимо разделить их на категории "А", "Б" и "В".
Каждая домашняя хозяйка заслуживает своего домашнего стола
Отдельный письменный стол еще лучше для домашней хозяйки, чем ящик для
досье. У домашней хозяйки очень много бумаг и ей нужно иметь удобное место
для того, чтобы заниматься ими. Я видел интерьеры, в которых вместо
журнального столика около дивана был размещен письменный стол с настольной
лампой. Некоторые дизайнеры предлагали использовать незанятый угол кухни для
хранения бумаг и занятий "бумажными делами". Я от всей души приветствую
такие попытки создать для домашней хозяйки такой уголок.
Владелец большого магазина одежды пожаловался мне на огромное
количество бумаг, которые сыпались на него каждый день. Ему сообщали о
новинках моды, направляли предложения от различных производственных и
оптовых фирм, посылали проспекты, местные газеты, формы отчетности и счета.
Ему приходилось открывать все эти конверты, просматривать их содержимое.
Кроме того, он сам постоянно писал всевозможные записки с мыслями о том, как
улучшить свое дело.
Он постоянно пытался навести порядок в этих бумагах, так как не мог
точно решить, что делать со многими из них. К тому же, он не хотел
расставаться с рядом идей, которые он запечатлел в письменной форме. Однако
он не пытался распределить свои бумаги в зависимости от их значимости,
поэтому груда бумаг на его столе возрастала до угрожающих размеров.
Я помог ему решить его проблему, предложив сразу же после получения
утренней корреспонденции распределять ее по степени важности, выкладывая
наиболее значительные послания на самый верх. Кроме того, я посоветовал ему
складывать все бумаги, относящиеся к делам "Б" и "В" в правый ящик стола. На
следующий день, разбирая почту, он вынимал из ящика вчерашнюю
корреспонденцию лишь по мере того, как у него появлялось свободное время.
Часто, возвращаясь домой он жалел, что так и не добрался до того или иного
письма. Поэтому на следующий день он вынимал его из ящика и присоединял к
"сегодняшней" почте. Иногда он получал второй запрос. В этих случаях он
поднимал из ящика первое послание и присоединял его к текущей почте. В целом
же 80 процентов бумаг, которые скапливались у него в ящике, никогда ему не
требовались, и лишь 20 процентов отложенных бумаг оказывались необходимыми.
Когда ящик оказался переполненным, я предложил своему клиенту, чтобы он
переместил все содержимое в нижний правый ящик. Через три недели верхний
ящик опять оказался заполненным до отказа. Тогда он разобрал нижний ящик и
выбросил из него все, что ему было не нужно. Впоследствии, раз в две - три
недели, он повторял эту процедуру.
Следующая стадия - мусорная корзина
В дальнейшем, при первой же возможности он выбрасывал бумаги в мусорную
корзину. Возможно, что большая часть бумаг, которые он вынимал из правого
нижнего ящика, могла сразу же последовать в мусорную корзину без какого-либо
ущерба для дела, но мой клиент не хотел сразу все выбрасывать. Поэтому я
предложил ему складывать то, что он хотел сберечь, в специальную коробку, на
которой он написал: "Дела "В", взятые из правого нижнего ящика, сентябрь 1 -
30". Потом он таким же образом складывал коробку за коробкой в шкаф. Там эти
материалы хранились в течение года. Через год он бегло просматривал
накопившиеся бумаги и мысленно поздравлял себя, что не занимался многими
вещами, которые оказались ненужными. Теперь он уже без всяких колебаний
выбрасывал почти все и оставлял лишь две -три бумаги, которые сохраняли для
него актуальность. Он присоединял их к текущей почте и занимался ими в этот
же день.
Через год становилось ясно, что он избавил себя от массы тяжелой
работы, которая вряд ли принесла бы ему значительную пользу. Например, его
записки о необходимости переделать полки, на которых были разложены свитера,
оказалась ненужной, потому что в течение года он избавился от полок вообще и
распорядился развесить свитера на вешалках. Вырезки из журналов о
драгоценных украшениях ему уже были больше не нужны, потому что он перестал
продавать драгоценности. Его записка о недостатках складского рабочего была
теперь неуместной, потому что тот сам уволился через пару недель после
подготовки этого меморандума.
Как не утонуть в бумагах
Истина состоит в том, что нет необходимости возвращаться к бумагам. Это
не означает, что вам вообще не следует дотрагиваться до бумаг. Однако вы
можете выработать систему, позволяющую вам находить для каждой бумаги нужное
место. Вы должны взять под контроль входящую и исходящую бумагу и то, что с,
ней происходит по мере ее превращения из входящей в исходящую. В этом случае
вы никогда не утонете в бумагах.
Входящую почту следует разбирать и сортировать. Для этого постарайтесь
в течение нескольких дней внимательно изучать содержание вашей
корреспонденции. При этом обратите внимание на необходимость сокращения
объема поступающих к вам бумаг. (Возможно, вы обнаружите, что некоторые
издания и формы отчетов, поступающие к вам регулярно, вам больше не нужны.)
Вы можете сказать вашему секретарю, какие материалы следует сразу же
выбрасывать, какие - направлять другим людям, а какие - складывать в архив.
Один начальник заставлял своего секретаря рассортировывать почту на три
папки: "Принять меры", "Информация" и "Отложено". Папку "Принять меры" он
прочитывал немедленно и тут же реагировал соответственно содержанию бумаг.
Папку "Информация" он помещал в портфель, чтобы читать по дороге в поезде.
Он укладывал папку "Отложено", в которой находились периодические
публикации, в ящик стола, и обращался к ней в редкие свободные минуты или же
когда ему хотелось отдохнуть от сосредоточенной работы над более важными
делами.
Вы сможете добиться более быстрого решения вопросов и завершать дела
скорее, если не будете готовить ответы на письма, а будете писать короткие
резолюции на бумагах, присланных вам, и отсылать их кому следует. Если вам
следует вести учет корреспонденции, проходящей через вас, или же вы хотите
проверить исполнение вашего указания, попросите вашего секретаря приготовить
вам ксерокопию бумаги.
Если вам нужен развернутый ответ, то вам поможет диктофон. Те, кто
умеет составлять письма с первой попытки, приходят в восторг от экономии
времени, которую они получают с помощью этой техники. Один начальник
сберегает еще больше времени, надиктовывая своему секретарю лишь ключевые
мысли и позволяя ей привести их в литературную форму.
Только один раз, зато с толком!
Одно из моих правил гласит: "Берите каждую бумагу в свои руки лишь один
раз". Постарайтесь не откладывать входящую бумагу, которая требует
немедленного ответа, до тех пор, пока ответ не готов. Гораздо легче
придумать подходящий ответ сразу же после того, как вы прочитали письмо.
Кроме того, если вы отложите ответ, то потратите время на вторичное
прочтение письма.
Не все бумаги позволяют вам приступить к немедленным и окончательным
действиям; Некоторые бумаги висят над вами в течение нескольких недель и
даже месяцев, а работа над ними требует действий, которые растягиваются во
времени. Бывает и так, что следует взвесить каждое слово в вашем ответе.
Иногда более правильные решения приходят в голову только после долгого
размышления.
Поэтому в более развернутом виде формула звучит так: "Старайтесь брать
каждую бумагу лишь один раз. Если это невозможно, то пытайтесь сделать с ней
хотя бы что-нибудь для того, чтобы продвинуть вперед то дело, с которым она
связана". Если вы не сможете совершить большой шаг вперед, то даже небольшой
шажок пригодится.
Например, начальник может взять бумагу и подумать:
"Это - малоприятное дело. Я не хочу этим заниматься сейчас, но
следующий раз, когда я возьмусь за него, я тут же позвоню по телефону и дело
закрутится". Таким образом, он хотя бы немного продвинул дело вперед,
продумав следующий шаг, который он предпримет. Когда бумага вновь попадет к
нему в руки, он уже не положит ее обратно, пока не наберет номер телефона.
С другой стороны, не старайтесь делать больше, чем необходимо. Мне
жаловалась секретарь на своего начальника, который стремился достичь такого
совершенства, что никогда не отправлял писем прежде, чем не переделывал их
по меньшей мере три раза, даже пустяковые. Так как она знала, что первые
варианты все равно не будут отправлены, то у нее выработалась привычка
печатать небрежно, и она подавала ему на подпись экземпляры с большим
количеством опечаток.
Пусть ваша секретарь получает от вас готовый текст, который можно
отпечатать для отправки по почте. Прежде чем редактировать свое письмо,
подумайте, существенно ли возрастет ценность отредактированного варианта,
если вы затратите время на его улучшение. Подумайте и о том, не лучше ли
будет, если ваше письмо быстро попадет в руки вашего адресата, нежели будет
ожидать новой редакции.
Следующий раз, когда вы заметите, что бесцельно перебираете бумаги,
задумайтесь о том, что часто самые главные дела не запечатлены на бумаге.
Задайте себе вопрос: "Что стоит за этой бумагой и как вам следует разрешить
возникшую ситуацию, если бы вы постарались вникнуть в ее суть". А потом
немедленно приступите к делу.
Как справиться с информационной перегрузкой
Многие люди не умеют отделить главное от несущественного, "А" от "В",
когда дело касается новостей в их области или текущих событий. Учитывая
ограниченность времени, какая должна быть дозировка ежедневных газет,
еженедельных и ежемесячных журналов и книг в вашем информационном питании?
Тратите ли вы час в день на газету, час в неделю на журналы, час в месяц на
книги? Или же вы позволяете ежедневным событиям идти своим чередом, уделяя
главное внимание ежемесячным журналам и книгам, написанным специалистами в
данной области?
"Правильного" ответа на такие вопросы быть не может; все зависит от
вашего решения. Я лишь предлагаю, чтобы вы принимали эти решения
сознательно, а затем воплощали их в жизнь. Если вы приняли решение, что не
стоит уделять чтению газет больше десяти минут, но заметите, что тратите на
них более часа, то вы вправе усомниться в правильности своего решения.
Возможно вы решите тратить на чтение газет больше времени.
Многие начальники жалуются, что у них не хватает времени на чтение
книг, которые бы им пригодились в их работе. В то же время у них в течение
месяца находится немало часов для чтения газет. Возможно это объясняется
тем, что газеты постоянно находятся под рукой, их стоимость сравнительно
невелика и их читают не только ради новостей, но и ради развлечения. Книги
же, которые желают прочитать, необходимо поискать, они стоят дороже газет, а
их чтение требует "серьезного" настроя. В результате большинство начальников
читают сотни газет в Течение года и лишь единицы книг.
Читайте книги как газеты
Если вы почувствовали необходимость в чтении книг для вашей работы,
постарайтесь читать их так, как вы читаете газету, прибегая к следующей
процедуре. Составьте список книг, которые вы бы хотели прочитать для
повышения вашего профессионального уровня и расширения общего кругозора.
Пусть ваша секретарь присоединяет одну из книг, обозначенных в этом списке,
к вашим входящим бумагам. Пусть она одновременно забирает у вас книгу,
которую она доставила вам вчера. Ничего страшного, если вы вчера не успели
взглянуть на эту книгу. В любом случае, вы бы вряд ли до нее добрались.
Так же, как и чтение газеты вы начинаете с просматривания заголовков,
постарайтесь начинать знакомство с книгой с чтения кратких описаний ее
содержания, изложенных издателями на обложке и суперобложке. Потом быстро
просмотрите книгу, порой останавливаясь на отдельных местах, привлекших ваше
внимание. Уделите этому занятию не больше времени, чем вы обычно уделяете
ознакомлению с газетой.
Изложение материала в нехудожественном произведении во многом
определяет и способ его чтения. Автор начинает с программного заявления и
сводит его к двум-трем ключевым фразам, которые являются основными тезисами
книги. Потом он развивает главные положения своего программного заявления
более пространно, заполняя этим целую книгу.
Ваша задача, как читателя, состоит в том, чтобы обнаружить эти ключевые
идеи даже в книге, насчитывающей более 500 страниц, и найти их применение к
вашей конкретной ситуации. Предисловие и перечень глав, а также краткие
аннотации, которые часто помещают в начале или в конце книги, помогут вам в
этом. Вы можете вчитываться внимательно в текст лишь в том случае, когда
речь идет о чем-то важном для вас. Таким образом вы сумеете извлечь много
пользы из книги за сравнительно короткое время.
С помощью этого метода вы сможете резко поднять качество вашего чтения
и одновременно увеличить количество книг, с которыми вы ознакомились. По
мере того, как все большее число книг будет появляться на вашем письменном
столе, вы будете все лучше ориентироваться в имеющейся литературе. Вместо
чувства беспокойства по. поводу того, что вы так и не "добрались" до чтения
серьезной литературы, у вас появится ощущение уверенности, что ряд книг,
которые вы не прочитали, для вас не представляет интереса и не заслуживают
вашего внимания. С другой стороны, постоянное общение с литературой будет
способствовать тому, что вам попадутся такие книги, которые потребуют
тщательного изучения и заслужат нескольких часов вашего внимательного
ознакомления.
Люди быстро забывают прочитанное. Поэтому, даже если вы внимательнейшим
образом прочитаете книгу, вряд ли вы сумеете все в ней запомнить. Если вы
попытаетесь пересказать содержание этой книги другу, вы вероятно обнаружите,
что сможете вспомнить из нее лишь несколько наиболее ярких эпизодов. Так как
вы все равно мало что запомните, то необходимо проявлять разборчивость и
читать лишь то, что стоит запомнить.
Возможно, что в течение жизни вы собрали целую библиотеку, состоящую из
книг, которые особенно привлекли ваше внимание. Когда-то вы их внимательно
изучали, но со временем вы вероятно забыли многое из них. Вам следует
воспользоваться методом чтения газет для того, чтобы просмотреть эти книги и
восстановить в памяти содержащиеся в них главные мысли.
Порой вам попадается книга, которая может оказаться полезной для вас в
будущем. Не тратьте времени на ее чтение сейчас; все равно вы забудете
многое из прочитанного. Вместо этого, попросите вашего секретаря записать
название книги в специальное досье на память. Один врач, который завалил
свой кабинет непрочитанными книгами и рефератами, перешел к регистрации их
названий и краткого содержания на специальных карточках. Теперь у него по
крайней мере освободилось много места на столе для чтения.
Если вам кажется, что такой способ знакомства с книгами несколько
поверхностен, взгляните на полезный эксперимент. Учтите, что даже если вы
будете читать книги хотя бы столь же поверхностно, как и газеты, вы все же
сумеете поглотить новые и полезные для вас идеи. Кроме того, вы увидите, что
ваше чтение будет доставлять вам больше удовольствия по мере того, как вы
сможете прочитывать больше за меньшее время.
Стоит ли вам обучаться ускоренному чтению?
Чем быстрее вы читаете, тем больше вы экономите время. Однако я
обнаружил, что очень мало людей, которые прошли курсы ускоренного чтения,
сумели сохранить те навыки, которые они приобрели во время учебы. У
большинства людей, освоивших новые приемы чтения, ускоренные темпы
сохраняются в течение нескольких недель, но затем восстанавливается прежняя
скорость. Разумеется, если вам по долгу службы приходится много читать,
такие курсы вам помогут, потому что те, кто читает регулярно не менее двух
часов в день, могут сохранить приобретенное ими умение ускоренного чтения.
Однако я считаю, что в чтении важнее сообразительность, чем скорость.
Другими словами, постарайтесь избавиться от чтения "В", не приносящего
удовлетворения, не дающего информации или неинтересного, и получить больше
времени и энергии для чтения "А" (сохраняя вашу обычную скорость).
У меня и моей жены есть привычка читать друг другу книги вслух. Так мы
прочитываем по двадцать книг в год. Мы бы могли прочесть эти книги про себя
гораздо быстрее. Однако более рациональный способ - не обязательно лучший.
Читать книги вслух не рационально, но это замечательный способ проводить
время вместе.

Глава 11.
Как сделать лучше себе и другим людям
Иногда ваш способ расходования времени может стать причиной
недовольства других. Все жаждут внимания: Предоставление каждому человеку
того внимания, на которое он рассчитывает, требует много времени. Однако вы
не можете удовлетворить потребности всех людей в вашем внимании к ним. Если
вы решили отказаться от ваших еженедельных игр в теннис, потому что они
перестали доставлять вам удовольствие, то возможно, что ваш постоянный
партнер по игре будет вами недоволен. Если вы решили, что не стоит тратить
время на обучение вашего подчиненного, потому что вы поняли, что ваши уроки
не идут впрок, то вам надо быть готовым к тому, что это ему не понравится.
Если вы отложите поставку товара для Джоунса, так как вам нужно выполнить
срочный заказ компании "Смит и сыновья", не удивляйтесь тому, что Джоунс
придет в ярость и даже откажется от сотрудничества с вами в будущем.
Перед вами часто возникает дилемма: отложить ваше дело "А" или что-то
сделать для других людей. Чтобы сделать дело, которое не является для вас
важным, но для другого человека оно важно, может потребовать от вас мало
времени и усилий: гораздо меньше, чем если вы попытаетесь объяснить, почему
вы не считаете просьбу, обращенную к вам, достаточно важной.
С другой стороны, вряд ли стоит постоянно выполнять чужие дела "А" за
счет вашего времени; у вас просто его не хватит. Вы должны распределять
приоритеты в зависимости от значимости просителя и взвешивать последствия
того, что произойдет, если вы не сделаете то, о чем вас просят. Если человек
обращается к вам с просьбой, но она не имеет для вас значения, вы можете
отложить ее исполнение (во всяком случае после первой просьбы). Некоторые из
таких просьб, с которыми к вам обращаются, быстро забываются самими
просителями или же начинают ими расцениваться как дела "В" и их вообще не
стоит исполнять.
Научитесь говорить "НЕТ"
Иногда самым лучшим ответом будет ваше "нет", сказанное в самом начале.
Это короткое слово, произнесенное вежливо, но оно может сберечь вам массу
времени. Очень важно, чтобы другие люди не разбазаривали ваше время. Когда
вы заявляете "нет", не стоит казаться без нужды несправедливым или
бессердечным, однако окружающие вас люди должны почувствовать твердость
вашего слова.
Вы можете сказать другому человеку, что прекрасно понимаете важность
его просьбы, но, что у вас слишком много дел, чтобы помочь ему. Если вы
считаете, что для вас будет так легче, то извинитесь, объясните, что у вас
одно или два важных дела, которые требуют вашего неотложного внимания.
Возможно, что этот человек поймет вашу точку зрения и даже извинится за
попытку отнять ваше время.
Некоторым людям чрезвычайно трудно сказать "нет". Мой клиент миссис
Филмор обнаружила, что она тратит большую часть своего времени, выполняя
дела других людей. Когда мы внимательно разобрали с ней сложившееся
положение, то оказалось, что она говорила "да", потому что боялась встать на
защиту своих приоритетов. Возможно, что ее беды начались еще в детстве. Ее
родители давили на нее, ограничивали свободу действий и не только говорили
ей, что ей надо делать, но и когда она должна это делать.
По мере того, как мы разбирали ее проблемы, она поняла, что ее
нежелание сказать "нет" является несправедливым даже по отношению к
окружающим людям. Она признала, что часто говорит "да" даже в тех случаях,
когда почти нет никаких гарантий того, что она сможет выполнить обещанное. В
одном случае она очень разочаровала человека, который имел большое значение
для миссис Филмор. Он договорился бы с другими людьми, если бы только
догадался, что "да" миссис Филмор на самом деле означает "может быть". Она
сумела принять правильное решение, когда, наконец, поняла, что сказать "да"
и не выполнить обещание гораздо хуже, чем сказать "нет".
Помимо нежелания сказать "нет" существуют другие способы обмана людей.
Служащий, который клятвенно заявляет, что "сейчас будет сделано" (вне
зависимости от того, намерен он выполнить свое обязательство или нет),
коллега, который выражает вам сочувствие в то время, когда требуются
действия, человек, который утверждает, что никогда не получал вашего письма
с просьбой, - все они расхищают ваше время и свое собственное просто потому,
что они не научились говорить "нет". Все это свидетельствует о низкой
морали, низком уровне деловой жизни, низком качестве межличностных отношений
и усложняет жизнь.
Компромиссы, которые нужны
Что делать, если к вам с просьбой обращаются ваша жена, ваш начальник,
ваш ребенок, ваш родитель или ваш лучший друг, и вы чувствуете, что не
можете им сплеча отрубить "нет"? Однако, вы можете удовлетворить других
людей и не пожертвовать своими приоритетами, если постараетесь найти
компромиссы.
Когда другой человек просит вас сделать что-нибудь для него, он часто
больше заинтересован не в идеальном качестве, а в быстроте исполнения. Если
вы чувствуете, что заявки на ваше время не превышают разумных пределов, то
ищите способов сократить продолжительность их исполнения. Если ваш начальник
неожиданно просит вас быстро представить ему отчет об объеме продаж за
месяц, скорее всего его удовлетворит короткий обзор, но приготовленный
быстро. Если ваша дочка просит вас сшить ей новое платье для вечеринки,
предложите ей вместо этого юбку, которую можно быстро скроить.
У некоторых людей может появиться привычка обращаться к вам с просьбой
выполнить те или иные дела, потому что вы фактически приучили их к этому.
Возможно, вы раньше готовили всей семье завтраки для школы и работы, - это
было вашим делом "А". Но с тех пор вы сами стали работать. Вам пора отучить
ваших домашних от этой привычки, возможно договорившись о том, чтобы
завтраки все готовили по очереди. На работе вы можете отучить настойчивого
клиента от возникшей у него привычки идти к вам по всем вопросам, предложив
ему обращаться в отдел сервиса, где ему будет оказано необходимое содействие
быстро и эффективно.
Другим способом разрешить конфликтную ситуацию (его дело "А" против
дела, которое является "В" для вас) - это попытаться обсудить и взвесить
альтернативы:
например, обсудить с мужем все домашние обязанности. Это позволит мужу
увидеть, сколько дел вы уже делаете, и возможно он поймет, что его новые
претензии на ваше время являются чрезмерными. Возможно, он никогда об этом
не задумывался раньше и вы сможете сократить круг ваших семейных
обязанностей и освободить больше времени для дел "А".
Когда вы работаете вместе с партнером, постарайтесь сопоставить свой и
его списки "Что надо сделать". Договоритесь о тех предметах, которые вы оба
считаете наиболее важными. Потом постарайтесь расширить зону согласия,
рассмотрев те дела, значение которых вы оцениваете по-разному. Выскажите
вашу точку зрения и постарайтесь убедить его в том, что дело, которое он
отнес к классу "А", на самом деле принадлежит к классу "В". Выслушайте и его
точку зрения и постарайтесь ее понять. Будьте готовы изменить свою оценку
приоритетов, если он сможет убедительно доказать, что дело, которое,
по-вашему, является "В", фактически является "А".
Когда согласия достичь невозможно, можно пойти на взаимные уступки. В
обмен на то, что вы сделаете его дело "А" своим делом (которое на ваш взгляд
не обладает большой ценностью), попросите его, чтобы и он сделал для вас
одно ваше "А". Возможен и обратный компромисс: " Я не буду тебя просить
сделать это, если ты не будешь просить меня сделать то". Так вы с помощью
простого обмена сможете избавиться от многих дел "В", поглощающих время.
Очередность в распределении времени
Когда на ваше время и внимание претендует несколько людей, лучше всего
создать систему, которая справедлива для всех. У Сэлли из группы
стенографисток полдюжины "начальников", которые дают ей работу в порядке
живой очереди. Однако, когда заказ поступает от главы фирмы, то он получает
"зеленую улицу". Если же два других "начальника" одновременно требуют ее
услуг, то она либо предлагает им самим найти выход, либо идет к руководителю
фирмы, чтобы он разрешил конфликтную ситуацию.
Очередность в распределении времени, как и справедливость в
распределении других благ, особенно важна для детей, которые часто
соперничают за внимание и время своих родителей. Например, за нашим
обеденным столом есть одно место, рядом со мною и моей женой, которое больше
всего любят все наши дети. Мы бы хотели, чтобы все они сидели около нас все
время, но это невозможно. В интересах справедливости это место по очереди
занимает каждый из троих.
Мы стараемся также равномерно распределить время и внимание между
детьми перед тем, как они укладываются спать. К счастью они все ложатся
спать в разное время. Мы поочередно заводим будильник на пятнадцать минут,
которые целиком посвящены прощанию перед сном с каждым из них.
Вне зависимости от того, какой способ вы изберете для того, чтобы
оградить себя от чрезмерных просьб, следует в то же время проявлять внимание
и предусмотрительность в отношении других людей. Если вы будете стараться
уважать интересы других людей и не допускать пустой растраты их времени, они
также будут проявлять предупредительность к вам и уважать ваше время. А
разве вы не стремитесь получить больше времени, чтобы делать ваши дела?

Глава 12.
Как найти тихий час для себя
Допустим, в соответствии с вашим расписанием вы выделили особое время
для напряженных размышлений. Вопрос в том: "Оставят ли вас в покое, чтобы вы
могли по-настоящему сосредоточиться?" Как прекрасно знает всякий служащий,
поток посетителей и телефонные звонки не прекратятся только потому что вы
решили побыть наедине с самим собой. Кроме того, возможно, что вы не
захотите пребывать в гордом одиночестве. Большинство людей испытывают
потребность в обществе других людей, когда они занимаются своими делами.
Надо лишь продумать, как регулировать ваше общение с другими людьми.
"У тебя найдется минутка?" - этот вопрос на самом деле означает: "Можно
я привлеку твое внимание к предмету, обсуждение которого займет
неопределенно долгое время?" Поэтому в следующий раз, когда вы услышите
вопрос: "У тебя найдется минутка?", вы можете сказать: "А на это
действительно потребуется минутка?", или "Конечно, минутка у меня найдется,
но если это дело потребует больше времени, давай займемся им попозже".
Кто чаще всего врывается в вашу жизнь? Может быть это - Наименее
Значительные Лица? Вам стоит это выяснить. Если перерывы в вашей работе,
вызываемые внешним вмешательством, создают вам серьезные трудности, то
постарайтесь вести учет звонков и посетителей. Руководитель одного
благотворительного фонда мистер Джэксон вел такой учет в течение недели. Он
записывал имена тех, кто его отвлекал от дел и по какой причине, а затем
отмечал, были ли у него заранее намечены беседы и встречи с этими
расхитителями времени. Результаты учета подтвердили справедливость правила
80 20. Восемьдесят процентов вмешательств в его дела осуществляли 20
процентов посетителей и телефонных собеседников. Наибольший урон нанесли два
человека: его помощник и другой подчиненный.
Такая активность вполне поддается регулированию, и я вам покажу, каким
образом это можно делать. Но даже если у вашего начальника есть привычка
вызывать вас утром в свой кабинет и уничтожать тщательно подготовленный вами
план действий, неожиданно давая вам задание, выполнение которого займет
большую часть дня, вам не стоит совершать харакири. Попробуйте испытать на
практике следующие идей.
Постарайтесь тактично убедить вашего начальника в том, что гораздо
лучше будет не только для вас, но и для него, если вы будете заранее знать о
его заданиях. В этом случае вы сможете более реалистично оценивать ваши
возможности и планировать свой день. Возможно, что ваш начальник (или
клиент) придает неоправданно большое значение делам, которые можно сделать
не в спешке, а в порядке очередности.
Вам следует подумать и о том, не является ли привычка начальника
сваливать на вас неожиданные задания результатом того, что вы сами его
приучили к такому поведению. Если это так, то постарайтесь сделать себя
трудно уловимым или попытайтесь перепоручить другим исполнение этих заданий.
Аналогичным образом следует действовать и в отношении чрезмерно
требовательного покупателя.
Проблемы мистера Джэксона были легко разрешимы. В прошлом у помощника
была привычка врываться в кабинет мистера Джэксона как на пожар, как только
возникала какая-либо проблема. Теперь мистер Джэксон вместе с помощником
составил расписание, которое предусматривало три посещения начальника в
течение дня: в 9.30, 13.30 и 15.30. Помощник мистера Джэксона должен был
накапливать все возникавшие проблемы к этому времени, за исключением
чрезвычайных ситуаций. Лишь в том случае, когда помощник был твердо убежден,
что дело не требует отлагательств, он позволял себе внеочередной визит к
мистеру Джэксону.
С другим подчиненным дело было посложнее. Служащий по фамилии Андерсен
не чувствовал уверенности в себе. Для того, чтобы он выполнял свои
обязанности, ему надо было постоянно говорить, что он все делает правильно.
Он постоянно отвлекал внимание мистера Джэксона делами малозначительными,
которые ему казались срочными, настаивая, чтобы начальство немедленно ими
занялось. Кроме того, Андерсен был крайне нерешителен и был не в состоянии
принять собственное решение. Во время своих частых визитов он упорно
пересказывал множество ненужных деталей каждого дела, хотя мистер Джэксон не
нуждался в них для того, чтобы принять решение.
В целом Андерсен был неплохим работником, и мистер Джэксон не хотел
задевать его откровенным требованием, чтобы он перестал его тревожить по
пустякам. Наконец, мистер Джэксон решил, что постоянное общество Андерсона -
это недопустимая для него роскошь. Или же Андерсон будет действовать
самостоятельно, или же его придется заменить кем-то, кто не будет так
безжалостно отнимать у мистера Джэксона его время. При всем его хорошем
отношении к Андерсону, Джэксон не мог больше терять на него столько времени.
В конечном счете Андерсон был перемещен в другой отдел, в котором он
чувствовал себя более уверенно, хотя эта работа не была столь уж
захватывающей.
Учет, который вел другой начальник, мистер Фрэнк, позволил вскрыть
другие проблемы. Каждые две-три минуты его беспокоил один из его
многочисленных сотрудников. Он принял решение перестроить работу таким
образом, чтобы передать больше ответственности своим заместителям, и стал
постоянно предлагать сотрудникам обращаться к ним по всем вопросам. Раз в
неделю он стал проводить собрания сотрудников, потому что сделанные им
записи убедили его в том, что многие из них обращались к нему для того,
чтобы узнать кто чем занимается. Кроме того, мистер Фрэнк стал рассылать
памятные записки всем сотрудникам по текущим делам, так как он понял, что
нехватка информации ведет к ненужным перерывам в его работе.
Когда в вашу работу вторгается четырехлетний человек
Миссис Джоунс не надо было вести учет своего времени для того, чтобы
догадаться, что в ее ежедневные планы постоянно вмешивалась ее четырехлетняя
дочь Мелинда. Когда миссис Джоунс хотела найти время, чтобы закончить чтение
увлекательного романа, она уходила в спальню, закрывала за собой дверь и
начинала читать. Через две минуты Мелинда оказывалась рядом с мамой. Хотя
миссис Джоунс огорчалась, она успокаивала себя, что, если Мелинда будет
получать внимание своей мамы в ранний период ее развития, она станет лучше
приспособленной к жизни. Одновременно она мечтала о том времени, когда через
год Мелинда будет полдня находиться в детском саду и ее мама получит это
время в свое распоряжение.
Наконец, миссис Джоунс решила, что Мелинда будет столь же
приспособленной к жизни, если она будет заниматься ребенком с искренней
заинтересованностью, а не вымученно, как всегда бывает, когда родители не
могут ни на минуту оставить детей без наблюдения. В конце концов, если
миссис Джоунс будет в хорошем настроении, когда она будет с Мелиндой, она
сможет проявлять больше веселья и изобретательности в своих играх и других
занятиях с дочкой.
Однажды она набралась мужества и повесила замок на дверь, ведущую в
спальню, завела будильник на кухне на тридцать минут и сказала Мелинде, что
идет в спальню почитать на полчаса. Она обещала поиграть с ней в ее любимую
игру, как только зазвонит будильник. До этого времени Мелинда должна была
играть в своей комнате одна.
Надо себе представить, какие вопли издавала Мелинда после того, как
дверь в спальню закрылась на замок. Однако миссис Джоунс решила проявить
выдержку и" не открыла дверь. В этот день она не смогла прочитать ни одной
строчки, потому что слишком волновалась по поводу последствий своего
эксперимента. Зато с тех пор каждый день миссис Джоунс в 10.30 утра
удалялась в спальню, предварительно поставив будильник на 11 часов. К концу
недели дочка привыкла к этим получасовым затворничествам своей мамы и
спокойно играла одна, пока миссис Джоунс не завершила читать роман, а затем
приступила к другому.
Время общаться и время размышлять
Если данные вашего учета свидетельствуют о том, что 80 процентов
вторжений в вашу жизнь осуществляют незнакомые для вас и каждый раз
различные люди, то вы не сможете решить эту проблему, поговорив с ними. Если
ваша работа требует постоянного общения с людьми, то вам лучше всего
отвечать на все телефонные звонки и принимать всех посетителей. Но если вы
выполняете две роли, при этом одна из них связана с общением, а другая - с
обдумыванием проблем наедине, то вам надо каким-то образом уравновесить
требования этих двух ролей таким образом, чтобы ваше общение не мешало вашим
размышлениям.
Хотя мистер Бин постоянно твердил себе, что ему надо сосредоточиться
над разработкой новой системы инвентаризации, он всякий раз беседовал с
посетителем, даже если визит был связан с малозначительным вопросом, который
мог легко разрешить любой его подчиненный.
Мистер Бин знал, что пересмотр системы инвентаризации - это важное и
нужное дело "А-1", и каждый вечер по дороге домой он огорчался из-за того,
что мало продвинулся в своей работе. Он винил в этом задержки, вызываемые
посетителями и телефонными звонками. На самом же деле мистер Бин неадекватно
реагировал на эти помехи. Иногда он сам их провоцировал, иногда же у него
вызывали раздражение даже важные встречи и звонки. Если ему звонил очень
важный клиент, мистер Бин не думал: "Это мне звонит моя работа". Вместо
этого он злился и заявлял: "Я так вообще ничего не смогу сделать!"
Вместо того, чтобы найти разумный компромисс между двумя ролями, мистер
Бин метался между ними, мешая нормальному выполнению и той, и другой роли.
Можно ли было придумать иной, более продуктивный выход?
Мистер Бин решил не отвечать на звонки и не принимать посетителей. Так
он получил время для размышлений, и дело инвентаризации двинулось с места.
Но чем он рисковал, прячась ото всех? Он мог обидеть других людей, которые
захотели бы поговорить с ним. Его сотрудники, лишившись руководства, могли
наделать немало ошибок. Так как он вовремя мог не узнать о склоках и
жалобах, то напряжения в коллективе могли достигнуть кризисной стадии.
Тогда он принял другое плохое решение. Он разрешал всем заходить к нему
в любое время. Однако вместо того, чтобы заниматься проблемами посетителей
или собеседников по телефону, мистер Бин продолжал думать над системой
инвентаризации. Во время этих бесед он слушал собеседников вполуха,
нервничал, а его собеседники это видели и жалели, что связались с ним.
Определите часы приема
Я предложил мистеру Бину выделить специальные "часы приема". Нам
известны такие объявления: "Прием по вторникам и четвергам от 1 до 4 часов
дня", или "Врач принимает больных только в понедельник, вторник и среду".
"Часы приема" - это то время, когда к вам могут прийти ваши коллеги и другие
посетители, не договариваясь о встрече заранее. В это время посетители могут
получить "зеленую улицу" и обсуждать свои дела, будучи уверены, что они
будут внимательно выслушаны. Мистер Бин решил назначить "часы приема" с 8 до
9.30 и с 11 до 12 в первой половине дня, зарезервировав время от 9.30 до 11
для работы над своим проектом. Он попросил секретаря не соединять его ни с
кем в течение этих полутора часов, за исключением чрезвычайных и очень
важных телефонных звонков.
Капканы, в которые вы можете угодить в "тихие часы"
К счастью мистер Бий помнил случай со своим заместителем, мистером
Кентом, который неожиданно и в одностороннем порядке провозгласил, что никто
не смеет его беспокоить в "тихие часы": так он назвал время от 8 утра до
полудня. В течение некоторого времени мистер Кент получал поздравления от
начальства, так как он успешно справлялся со многими его заданиями,
выполнение которых зависело исключительно от его индивидуальных усилий.
Казалось, что все идет прекрасно. Катастрофические последствия
одностороннего выхода заместителя главы фирмы из коллектива в течение
половины каждого рабочего дня сначала не были очевидны. Однако, лишившись
указаний крупного начальника фирмы, подчиненные совершали большее количество
ошибок. Отсутствие же его контроля за их деятельностью способствовало
ухудшению общей обстановки в фирме и организационной неразберихе. В конечном
счете мистер Кент был уволен из-за своего неумения достичь равновесия между
"тихими часами" и "часами приема".
Поэтому мистер Бин обсудил свои предложения по изменению своего
распорядка дня со всеми ведущими руководителями фирмы и осуществил их,
приняв во внимание их соображения. Некоторые из них решили последовать
примеру мистера Бина, потому что они страдали от бесконечных помех. Мистер
Бин попросил их, чтобы они сообщали ему о всех негативных последствиях для
работы от его нового порядка приема посетителей.
Каким образом вы можете добиться соблюдения "тихих часов" и устранить
помехи?
Если вы занимаете крупное руководящее положение, то это не составит
большого труда: вы просто скажете своему секретарю, что ей надо отвечать
тем, кто вас спрашивает, и предложите направлять все срочные дела вашему
заместителю. Дверь же в ваш кабинет будет закрыта на замок.
Если же у вас нет секретаря, вы можете заблокировать звонки к вам,
набрав ваш номер телефона и положив трубку рядом с телефонным аппаратом;
все, кто будут вам звонить решат, что "номер занят".
Вам необходимо еще сделать так, чтобы другие не приходили поболтать с
вами во время ваших "тихих часов".
Коллеги Бина часто направлялись к нему, когда видели его в одиночестве
и явно "не занятого чем-либо важным". Но потом он рассказал им о своей идее
"тихих часов" и поставил на свой письменный стол картонку с надписью:
"Просьба не беспокоить до 11.30". Когда кто-нибудь приходил к нему во время
"тихих часов", он указывал посетителю на картонку, спрашивал его, не может
ли он подождать до 11.30, и обещал прийти к нему сразу же после этого срока.
Когда же ему было особенно необходимо уединение, он искал свободную
комнату или пустующий конференц-зал. Иногда он направлялся в городскую
библиотеку. (Один из крупных руководителей признался мне в том, что для
"тихих часов" он прятался в небольшом кафе, расположенном в двух кварталах
от здания его корпорации).
Как вести себя с любителями "пообщаться"
Анализируя причины помех в своей работе, мистер Бин пришел к выводу,
что многие люди мешали ему просто потому, что хотели поболтать. Стол мистера

<<

стр. 2
(всего 4)

СОДЕРЖАНИЕ

>>