СОДЕРЖАНИЕ

Федеральное агентство по образованию
ГОУ ВПО «Уральский государственный технический университет – УПИ»







Д.Б. Берг


ПОДГОТОВКА ВЫСТУПЛЕНИЯ
ПРИ ЗАЩИТЕ ДИПЛОМНОГО ПРОЕКТА

Учебно-методическое издание











Екатеринбург
2005
УДК
ББК

Автор: Д.Б. Берг

Подготовка выступления при защите дипломного проекта: учебно-методическое пособие/ Д.Б. Берг. Екатеринбург: ГОУ ВПО УГТУ-УПИ, 2005. 33 с.

Пособие предназначено для студентов очного обучения специальностей «Прикладная информатика в экономике» (351400) и «Математические методы в экономике» (061800) кафедры Анализа систем и принятия решений факультета Информационно-математических технологий УГТУ-УПИ. Пособие состоит из двух частей. Первая часть содержит методические указания по подготовке устного выступления и наглядных материалов к докладу. Во второй части изложен учебный материал по компьютерной программе PowerPoint, предназначенной для подготовки и демонстрации мультимедийных презентаций. В приложении приводится пример выполнения слайдов к одному из докладов.

Библиогр.: 5 назв. Табл. 1. Рис. 11.

Печатается по решению редакционно- издательского совета УГТУ-УПИ.



© ГОУ ВПО «Уральский государствен-ный технический университет – УПИ», 2005
© Д.Б. Берг, 2005
Содержание
Введение ..............................................................................................................
1. Основные рекомендации по составлению доклада ....................................
Основные требования докладу ........................................................
1.2. Рекомендации по сочетанию демонстрационных
материалов с текстом выступления .............................................
1.3. Рекомендации по расположению материалов на слайде ..............
2. Использование программы PowerPoint для подготовки
презентаций к докладу ............................................................................
2.1. Общие сведения о программе PowerPoint ......................................
2.2. Общая схема создания первой презентации в Power Point ...........
2.3. Изменение презентации ...................................................................
2.4. Просмотр и демонстрация презентации .........................................
Список литературы ............................................................................................
ПРИЛОЖЕНИЕ. Пример выполнения презентации в пакете PowerPoint ....

Введение
Умение выступать перед аудиторией, навыки грамотного и доступного изложения слушателям незнакомого им ранее материала являются составной частью квалификации специалиста любого профиля (инженера, экономиста, математика, менеджера и др.).
Процесс учебы в УГТУ-УПИ построен так, что студенты с первого курса начинают осваивать основы выступлений перед аудиторией при защитах рефератов, совершенствуются на старших курсах при защитах курсовых работ, отчетов по производственной практике. Студенты, занимающиеся научной работой, имеют возможность дополнительно тренироваться при выступлениях на научных конференциях молодых ученых. Поэтому в УГТУ-УПИ в учебные планы не входят специализированные курсы риторики, занятия по отработке навыков устных выступлений, подготовки презентаций и др. Однако, как показал анализ работы ГАК на различных факультетах, многие студенты сталкиваются с серьезными трудностями при подготовке к выступлению и непосредственно во время выступления на защите своего дипломного проекта.
Выступление перед комиссией на защите является неотъемлемой частью учебного процесса и существенно влияет на оценку дипломного проекта. Неквалифицированный доклад при отлично разработанном дипломном проекте приводит не только к снижению общего положительного впечатления от текста работы, но, иногда, и к непониманию ее содержания аттестационной комиссией.
Данные методические указания предназначены для студентов-дипломников и направлены на оказание им практической помощи в подготовке выступления на защите. Методические указания состоят из трех основных частей. Первая – основные рекомендации по составлению доклада, вторая – примеры выполнения демонстрационных материалов, третья - рекомендации по реализации данного доклада как презентации в пакете PowerPoint.

1. Основные рекомендации по составлению доклада
Слушатели получают информацию от докладчика по двум основным каналам: аудио (речь докладчика) и видео (демонстрируемые синхронно с текстом доклада наглядные материалы). Эти каналы взаимно дополнят друг друга, поэтому наибольший эффект достигается, когда часть материала докладчик проговаривает, другую – демонстрирует. И то, и другое требует тщательного отбора. Выступление – «разговорный» жанр. Его стиль существенно отличается от текста самой пояснительной записки. Поэтому невозможно подготовить хороший доклад на защите, пользуясь технологией «вырежи и вставь». К сожалению, эта сторона подготовки дипломного проекта многими студентами игнорируется, что зачастую отрицательно сказывается на общей оценке. В то же время, хорошо подготовленный по содержанию доклад и уверенное выступление дипломника более чем на половину определяют успех защиты.

Основные требования докладу

По содержанию и объему
Текст доклада должен полностью отражать содержание дипломной работы.
Максимальное время доклада – 10 минут.
Максимальный объем текста, который можно проговорить за это время не торопясь, внятно и достаточно громко – 2 стр. 12pt через 1.5 интервала. Поэтому в докладе многие разделы работы не описываются подробно, лишь упоминаются, либо приводятся только результаты.
Пример 1: «.. В работе проведен анализ хозяйственной деятельности предприятия Х, результаты которого приведены в таблице на слайде. Предприятие находится в предбанкротном состоянии, т.к. … /указываются соответствующие значения параметров деятельности предприятия, наглядно демонстрирующие его состояние/…».
Пример 2: «.. Бизнес-план по расширению деятельности предприятия разработан на основе исследования потребительских предпочтений, анализа конкурентов и SWOT-анализа, которые приведены в тексте дипломной работы».
Текст доклада целесообразно напечатать, согласовать с наглядными материалами и выучить.
Соотношение времени, необходимое для представления отдельных разделов доклада указано в таблице.
При формировании доклада и наглядных материалов необходимо проверить соответствие темы доклада, цели работы и полученных результатов. Поскольку один и тот же материал может быть представлен по-разному, разнобой в терминах между данными разделами доклада не позволит аудитории вникнуть в суть самой работы.
То же самое относится и к условным обозначениям, цветовому оформлению и др. Даже если в тексте пояснительной записки используются разномасштабные графики, то в презентации их целесообразно перестроить в одном масштабе, чтобы облегчить восприятие (особенно, если на основании сравнения графиков делаются выводы) . Аналогично и правило обозначения кривых, соответствующих одному предприятию на разных графиках: в презентации они должны быть обозначены одними и теми же значками (кружки, квадраты), либо одним и тем же цветов на всех графиках.
Вообще, при разработке доклада необходимо помнить следующее правило: если работа выполнена самостоятельно, то автор разбирается в этой работе лучше любого слушателя. Поэтому успех доклада зависит от того, насколько ему удастся донести до аудитории результаты своей работы.

По наглядным материалам
Наглядные материалы к докладу призваны иллюстрировать основные положения доклада, глубже раскрыть тему работы и облегчить ее восприятие, а также помочь докладчику в процессе выступления. Недопустимо ограничиваться чтением изложенного на слайдах текста – слушатели делают это в три раза быстрее и сразу теряют интерес такому докладу, идущему в режиме «говорящая голова».
Наглядные материалы могут быть выполнены в виде плакатов, слайдов для мультмедийной презентации на компьютере, прозрачных пленках для проектора. В любом случае комплект наглядных материалов (страницы пронумерованы и скреплены) выдается каждому члену ГАК.
На описание одного слайда докладчиком и изучение его членами комиссии в среднем уходит 1 минута, поэтому максимальное количество слайдов – 10 шт. (может быть и меньше, но все основные положения доклада должны быть проиллюстрированы).

Таблица
Примерный план доклада

Разделы доклада
Длитель-ность
№ слай-дов
Содержание слайдов


Введение


2 мин
1
Титульный: название работы, автор, руководитель, на базе какого предприятия выполнено.


2
План доклада: введение, основная часть, заключение – излагается содержательно.


3
Введение (актуальность) и постановка цели работы: кратко – актуальность проблемы, выводом которой является цель работы.
Описание исходных данных / ситуации

2 мин

4-5
Основная часть 1: характеристика ситуации, которую надо разрешить.
Например: 4-ситуация на рынке, тенденции в отрасли; 5- ситуация на предприятии.

Результа-ты выпол-ненной работы


4-4.5 мин


6-9
Основная часть 2: результаты собственной работы.
Например: 6- результаты маркетингового исследования; 7 – рисунок или фото конкретного товара; 8 – общая характеристика бизнес-плана предприятия; 9 – макропоказатели по бизнес-плану (объем выпуска, срок окупаемости, рентабельность и др.).



Заключе-ние



1-1.5 мин



10
Основные результаты и выводы: что сделано, какие результаты получены, какие имеются перспективы развития работы.
Например: проанализирована хозяйственная деятельность предприятия, проведено маркетинговое исследование, разработан бизнес-план с такой-то окупаемостью и потребностью в инвестициях, внедрение бизнес-плана рассматривается руководством предприятия Х и др.

При подготовке выступления рекомендуется вначале определиться с наглядными материалами (слайдами), и только после этого приступать к написанию текста доклада. Целесообразно предварительно согласовать наглядные материалы с руководителем.

1.2. Рекомендации по сочетанию демонстрационных материалов с текстом выступления

Каждый слайд имеет заголовок. Формулировка заголовка должна отражать название соответствующего раздела доклада, указанного в плане выступления (см. Таблицу, слайд 2). В качестве примера см. загогловки слайдов в Приложении.

Текстовые слайды
Как было отмечено выше, недопустимо переносить текст доклада на слайды полностью. Однако краткое обозначение на слайде основных положений, которые вы планируете донести до аудитории, крайне необходимо. Во время демонстрации слайда слушатели по несколько раз прочитают эти положения. И если каждое из них будет пояснено докладчиком дополнительно, с высокой вероятностью слушатели это запомнят.
Пример 3. При описании методики характеристика используемых данных на слайде выглядит так (см. Приложение, слайд 6):
«Исходные данные: балансы банков (счета второго порядка) 2000 – 2003 г.».
В докладе соответствующее пояснение может прозвучать следующим образом:
«Исходными данными для расчета является база данных по ежеквартальным банковским балансам за 2000-2003 г. База составлена на основании счетов второго порядка и содержит более 170 параметров по каждому банку с действующей лицензией на каждую отчетную дату. Всего в базе содержатся данные более чем по 1200 российским банкам».
Также необходимо помнить, что текст выступления может существенно отличаться по стилю от изложения содержания работы в тексте пояснительной записки к дипломному проекту.
Следующий пример иллюстрирует необходимость переработки текста.
Пример 4. В тексте записки концепция проекта изложена следующим образом: «Проект направлен на создание и продвижение внутри УГТУ-УПИ информационной среды нового поколения на базе мобильных средств доступа к информационным ресурсам путем формирования мотивации студентов и создания условий для приобретения и ежедневного использования ими портативных персональных компьютеров».
Если докладчик и сможет произнести это без запинки, то слушатели точно забудут содержание начала предложения к его концу. На слайде данную концепцию необходимо представить в другом виде, например:внутри УГТУ-УПИ информационной среды нового поколения.
Техническая база проекта - мобильные средств доступа в Интернет.
Пути реализации проекта:
формирование мотивации студентов
создание условий для приобретения и ежедневного использования мобильных ПК.»
Тогда в докладе пояснение к данному слайду прозвучит примерно так:
«На слайде приведена концепция проекта. Она заключается в свнутри УГТУ-УПИ информационной среды нового поколения. Технической базой проекта являются мобильные средств доступа к информационным ресурсам - корпоративной сети вуза, сети Интернет. Реализация проекта требует формирования мотивации студентов и создания условий для приобретения и ежедневного использования ими мобильных ПК – ноутбуков и карманных ПК».

Графики, диаграммы, рисунки
Использование графических элементов в иллюстрирующих доклад наглядных материалах существенно повышает качество выступления и помогает докладчику.
Общим правилом при описании слайда с графическими элементами является первоочередное пояснение аудитории того, что это за графический элемент (график, диаграмма и др.) и что он демонстрирует. После этого переходят к детальному описанию графического элемента:
вначале объясняют, как он построен (в частности, какие параметры отложены по координатным осям графика, в каких величинах они выражены и др.)
далее комментируют содержательную сторону графического элемента (например, каким цветом изображены столбцы гистограммы с параметрами интересующих нас предприятий и др.)
в заключение описания делают содержательный вывод, который должен запомниться слушателям и будет использован в дальнейшем, либо является важным результатом исследования (например, «По графику видно, что при существующем уровне спроса на продукцию предприятия и значении его постоянных и переменных издержек предприятие убыточно. Достигнуть безубыточности можно путем снижения постоянных издержек на N%».
После этого делают переход к следующему слайду: «Полный перечень резервов по снижению постоянных издержек приведен на следующем слайде».
В качестве примера рассмотрим пояснение к слайду 7 Приложения.
Пример 5. На слайде показана треугольная классификационная диаграмма конкурентных стратегий поведения банков, построенная по агрегированному показателю – совокупным активам каждого банка. Левая наклонная ось – значение активов, горизонтальная – ежеквартальный прирост активов. Поведение каждого банка в течение 4 лет – с 2000 по 2003 гг. – представлена траекторией, соединяющей отдельный точки. Нумерация точек соответствует номерам кварталов: 1 – первый квартал 2000 г., 16 – четвертый квартал 2003 г. Виден общий тренд развития банковской системы Свердловской области. Прирост активов большинства банков после поправки на инфляцию оказался близок к нулю. Поведение банков № Х, У и Z заметно выделяется из общей массы. Основной его чертой является .. /характеризуется поведение /. Такое поведение вызвано следующими причинами /идет перечисление причин/.
На следующем слайде представлено количественное соотношение базовых стратегий в поведении банка, рассчитанное как по значению активов, так и на основании дохода по отдельным банковским продуктам. Показана только часть итоговой таблицы. /Далее следует пояснение к слайду 8 Приложения/.

1.3. Рекомендации по расположению материалов на слайде

Общее требование к расположению материалов на слайде – возможность его прочитать из любого места в аудитории, удобное для глаз сочетание цветов, разумное использование мультипликации и звуковых фрагментов.
Самым важным является требование читаемости (различимости букв, цифр, линий – как по размеру, так и цвету). Необходимо помнить, что не все слушатели имеют отличное зрение, особенно – члены ГАК.

Текстовые фрагменты
Текстовый фрагмент должен быть структурирован: иметь заголовок, в случае списка – каждый его элемент должен быть четко обозначен (например, см. слайд 6 Приложения). При необходимости, ключевые слова могут быть выделены жирным шрифтом или цветом.
Минимальный рекомендуемый размер букв – 18-20 pt.
Следует избегать размещения на слайде больших текстовых фрагментов (мелкий шрифт, неинтересно читать).

Графики, диаграммы, рисунки
Каждый графический фрагмент должен иметь заголовок.
Размер его отдельных деталей должен быть таким, чтобы хорошо различался из любой точки аудитории. То же относится и к размеру буквенных и цифровых обозначений.
Хорошо смотрятся цветные графические фрагменты. При их создании необходимо следить за контрастностью фона и изображения (особенно линейных элементов), а также учитывать, что при использовании мультимедийного проектора может несколько изменяться цветопередача. Поэтому возможны ситуации, когда на экране компьютера линии графика хорошо видны, а на экране проектора – нет.
Размещать несколько графических элементов (рисунков, диаграмм) на одном слайде не рекомендуется, т.к. они будут иметь малый размер. Лучше показать их на разных слайдах. Исключение может быть сделано в случае, когда необходимо сравнение двух графических элементов (похожее на задачу, когда надо найти 10 отличий между двумя практически одинаковыми картинками).
При размещении на слайде текстовых пояснений к графическому элементу необходимо помнить о требовании к читаемости текста.
2. Использование программы PowerPoint для подготовки презентаций к докладу

Программа PowerPoint является лидером среди систем для создания презентаций. С ее помощью текстовая и числовая информация легко превращается в профессионально выполненные слайды и диаграммы, пригодные для демонстрации перед современной весьма требовательной аудиторией. Программа является предельно понятной для пользователя и простой в эксплуатации, предоставляя широкий выбор готовых решений.
После завершения работы над презентацией можно напечатать полученные слайды на бумаге, вывести их на фотопленку, добавить к слайдам заметки докладчика, а также подготовить диапозитивы, называемые в обиходе «прозрачками», для демонстрации их на экране с помощью проекционного аппарата типа “Overhead”.
На факультете ИМТЭМ докладчикам рекомендуется демонстрация презентаций с помощью мультимедийного проектора на большом экране.
Для полноценного использования всех возможностей PowerPoint не требуются глубокие знания принципов работы компьютера. Подсказки программы обеспечивают выполнение всех необходимых шагов в нужной последовательности.
В целом, использование PowerPoint эффективно в следующих случаях:
- если необходимо быстро создать презентацию, содержащую простые и компактные видеоматериалы для сопровождения доклада,
- если требуется насыщенная фактическим материалом презентация, включающая большое число графиков и диаграмм,
- если необходима электронная презентация с множеством эффектов,
- если нужна презентация с гибкой адаптацией к аудитории,
- если требуется собрать вместе текстовый и графический материал из других приложений Microsoft Office,
- если требуется подготовить презентацию для распространения в электронных компьютерных сетях.
Презентация - это набор слайдов, объединенных возможностью перехода от одного слайда к другому и хранящихся в общем файле. В одной презентации может быть произвольной число слайдов. Презентация может включать также раздаточные материалы, конспект и план доклада, хранящиеся в одном файле Power Point.
Слайд - это отдельная «страница» презентации, содержащая различные объекты, которые представляются на общем экране монтора (листе бумаги или на листе цветной пленки  в виде единой композиции). В составе слайда могут присутствовать следующие объекты:
заголовок и подзаголовок
графические изображения (рисунки)
таблицы
диаграммы
организационные диаграммы
тексты
звуки
маркированные списки
фон
колонтитул
номер слайда
дата
различные внешние объекты.

Для наиболее полного донесения до аудитории содержания доклада, рекомендуется подготовка раздаточного материала в виде распечатанных в компактном виде на бумаге слайдов и конспекта доклада (как минимум – названия, автора, места выполнения и цели работы; основных положений доклада; основных результатов и выводов).
Технология  подачи материала с помощью презентации достигается за счет выполнения четырех общепринятых этапов: планирования, подготовки, практики и презентации. Планирование определяет основные содержательные моменты доклада. На этапе подготовки выполняются формулировка и оформление слайдов доклада, подготовка структуры и времени показа презентации. Практика предполагает репетицию и получение отзывов у аудитории и приобретение уверенности в презентации. На этапе презентации достигается абсолютное владение данной темой, максимальное привлечение внимания аудитории.

2.1. Общие сведения о программе PowerPoint
Интерфейс программы Power Point является дружественным, его структура  сильно напоминает такие продукты фирмы MicroSoft, как MS Word и MS Excel.
На рис.   отмечены  основные компоненты окна программы Power Point. При первом запуске программы Power Point и загрузке презентации непосредственно под меню функций располагаются стандартная панель инструментов и панель форматирования. Прочие панели инструментов (рецензирование, настройка изображения, рисование, работа со структурой презентации, таблицами, настройка эффектов анимации и т. д.) можно вывести в окно через меню Вид – Панели инструментов.
В правой части окна находится полоса прокрутки.
Внизу окна находится строка состояния.
Структура рабочей области окна зависит от одного из пяти режимов работы Power Point. Каждому из режимов соответствует свой способ отображения презентации, предназначенный для акцентирования внимания на тех или иных аспектах создания и подготовки  презентации. Чтобы переключать режимы используются кнопки в левом нижнем углу окна Power Point .


Рис.   .   Окно программы MS Power Point
 
В обычном режиме () (Notes Page View) в рабочей области отображаются три зоны: зона структуры, зона слайда и зона заметок. Эти зоны позволяют одновременно работать над всеми аспектами презентации. Зона структуры служит для организации и развертывания текста презентации. В ней можно вводить текст презентации и приводить в порядок пункты списков, абзацы и слайды. В зоне слайда отображаются текст и графические объекты отдельного слайда. На отдельный слайд можно добавлять рисунки, фильмы, звуки, анимацию и гиперссылки. Зона заметок слайда служит для добавления заметок докладчика или сведений для аудитории.
Режим структуры () (Outline View) позволяет работать только с текстом и с заголовками  на всех слайдах презентации, организованными в классическую иерархическую структуру. В этом режиме с содержанием презентации можно работать как с обычным текстовым документом, не отвлекаясь на оформление отдельных слайдов. Режим полезен для работы над планом презентации, для отслеживания логической последовательности изложения материала в презентации.
Режим слайда () (Slide View) в основном предназначен для оформления отдельного слайда. В каждый конкретный момент времени в рабочей зоне отображается отдельный слайд и можно работать только с этим слайдом. В этом режиме, наряду с обычным режимом удобно размещать на слайде надписи, автофигуры, рисунки и изображения, таблицы и диаграммы, задавать фон слайдов, анимацию объектов, размещенных на слайде и т.д.
Режим сортировщика () слайдов (Slide Sorter View) позволяет одновременно охватить взглядом все слайды презентации в уменьшенном масштабе. Миниатюры слайдов разложены в рабочей зоне окна, как страницы доклада. В этом режиме удобно переупорядочивать, добавлять, копировать удалять слайды, определять способы смены слайдов, устанавливать интервалы времени отображения слайдов для автоматического показа презентации. Это упрощает добавление, удаление и перемещение слайдов, задание времени показа слайдов и выбор способов смены слайдов.
При создании презентации в любой момент можно запустить пробный показ слайдов и просмотреть презентацию. Для этого нужно переключиться в режим показа слайдов () (Slide Show). Каждый слайд в этом режиме занимает весь экран. При этом Power Point воспроизводит переходные эффекты между слайдами, анимацию отдельных объектов слайдов, их звуковое сопровождение, отрабатывает временные задержки, установленные в режиме сортировщика. Когда презентация готова, этот режим используется для демонстрации презентации аудитории.

2.2. Общая схема создания первой презентации в Power Point
Запуск Power Point производится через меню Пуск – Программы – MS Office – Power Point. После запуска Power Point на экране появляется окно начала работы.
В этом окне можно выбрать переключатель создания презентации с помощью мастера автосодержания, либо, применив шаблон оформления, либо пустую презентацию.
Программа – мастер Автосодержание помогает создать содержание презентации наиболее ясным и четким способом, в соответствии с рекомендациями профессионалов. Эта программа начинает работать со слайда заголовка, а затем предлагает выбрать категорию презентации, указав ее тему из списка стандартных тем. После того, как будут определены заголовок и тема, Power Point создает сценарий, состав которого зависит от того, каковы были ответы на вопросы мастера. На завершающей стадии следует просто скорректировать текст в отведенных для этого местах. Впоследствии созданный черновик презентации может быть доработан.
При выборе шаблона оформления Power Point  предлагает для оформления богатую коллекцию шаблонов цветового оформления слайдов, подготовленную профессиональными дизайнерами. Каждый шаблон оформления содержит образцы слайдов, задающие тип фона, стили маркированных списков, цвет и размер шрифта заголовков и текста.
При выборе варианта пустая презентация слайды представляют собой белый чистый «лист бумаги».
Созданная презентация в случае выбора шаблона оформления или пустой презентации состоит из единственного слайда и Power Point предлагает пользователю выбрать для нее автомакет разметки слайда. Автомакет задает тип и расположение объектов на слайде (заголовка, текста, списка,  рисунков, таблиц, организационных диаграмм) а также  выравнивание объектов и текста.
На созданном по макету слайде располагаются знакоместа с текстом, поясняющим, для каких объектов они предназначены.  Чтобы ввести в знакоместо  собственный текст,  достаточно щелкнуть по полю знакоместа и ввести собственный текст. Для вставки в знакоместа, предназначенные для рисунков, диаграмм, таблиц необходим двойной щелчок.
Для добавления нового слайда в презентацию используется команда меню Вставка – Новый слайд или кнопка «Новый слайд»  на стандартной панели инструментов. Процесс создания следующего слайда аналогичен созданию первого слайда презентации.
После создания серии слайдов первый вариант презентации следует сохранит в файле, воспользовавшись функцией меню  Файл – Сохранить как.
 
2.3. Изменение презентации
Закончив черновой набросок презентации, следует улучшить ее содержание и внешний вид. Проверка презентации на наличие противоречивых слайдов или грубых ошибок в представлении информации проводится в режиме сортировщика слайдов.
В результате проверки может оказаться необходимым изменить текст, расположение объектов на слайдах, цвета и дизайн отдельных или всех слайдов, изменить порядок слайдов, вставить или удалить некоторые слайды, ввести анимацию объектов, настроить эффекты смены слайдов, время демонстрации отдельных слайдов и всей презентации.

Редактирование текста
Текст - один из основных элементов любого слайда. Его можно ввести через клавиатуру или импортировать из другого приложения, например из MS WORD. Создание текстового элемента и последующее изменение выполняется почти так же, как это делается в MS WORD. В PowerPoint обеспечиваются следующие возможности работы с текстом:
определение шрифта, начертания, размера, цвета и специальных параметров
определение интервалов между строками
определение отступов
выравнивание текста
вращение текста
формирование текста с графическими элементами
маркирование текста
использование позиций табуляции
обрамление текста рамкой
выравнивание нескольких текстовых элементов на слайде относительно выделенной позиции
равномерное распределение нескольких текстовых элементов
дублирование текстовых элементов
применение к текстовому элементу эффектов для графики

Выбор нового оформления слайдов
Если в момент создания презентации был выбран неудачный шаблон оформления или пустая презентация без оформления, то можно изменить шаблон оформления. Для этого используется команда из меню Формат – Применить шаблон оформления или кнопка Применить шаблон оформления на стандартной панели инструментов. Содержание презентации при этом не меняется.
Самый простой и наиболее всеобъемлющий способ определения внешнего вида презентации - это использование шаблона. Определение шаблона вносит глобальные определения во все аспекты внешнего вида презентации. Шаблон является стратегическим и наиболее мощным средством управления дизайном.
Среди прочего, изменение шаблона позволяет:
изменять цветовую схему, от которой зависят цвета элементов презентации;
изменять образец заголовка и образец слайда, от которых, в свою очередь, зависят дизайн фона и принимаемые по умолчанию параметры форматирования текста.
Меняя шаблон, можно придать презентации совершенно новый внешний вид: все слайды получают одинаково новый фон, новую цветовую схему и даже новый набор шрифтов текста. Однако каждым из этих элементов дизайна можно управлять индивидуально, не применяя новый шаблон. Существует даже возможность изменения дизайна отдельного слайда, которое не затрагивает другие слайды и оставляет их оформление в виде, определяемом шаблоном.
В арсенале PowerPoint имеется значительное число заготовленных шаблонов. Также пользователи имеют возможность создать свой шаблон. Делается это путем разработки базовых элементов презентации и сохранения их в виде файла-шаблона.
Фон часто является стратегическим элементом всей презентации. В отдельных случаях фон на слайде можно не создавать, но если он нужен, то к услугам разработчика предоставлены следующие возможности:
залить фон нужным цветом
сделать фон в виде плавного перехода одного цвета в другой (часто такую раскраску называют "растяжкой цветов")
залить фон цветом и одноцветными изображениями-примитивами (например, линиями, клетками, кирпичиками и т.д.)
сделать фон на основе заготовленной текстуры (небольших графических изображений, которые многократно повторяются, образуя фон)
загрузить в качестве фона внешнее графическое изображение (например, фотографию)
 
Добавление фигур, схем, картинок и изображений на слайд
Для наглядного представления и акцентирования внимания на важной информации на отдельных слайдах презентации можно разместить различные схемы и рисунки. Программа обладает большими возможностями по импорту и обработке уже созданных графических изображений. PowerPoint векторное изображение можно создавать на основе примитивов, строить на основе изображений коллекции, поставляемой в комплекте с программой PowerPoint, или получать путем импорта изображений, подготовленных в различных форматах, включая такие распространенные как CorelDRAW(.cdr), Windows Metafile (.wmf), Computer Graphics Metafile (.cgm), AutoCAD (.dxf), Windows Enhanced Metafile (.emf). Коллекция графических изображений векторного типа и специальная программа управления коллекцией включены в состав поставки программы PowerPoint. Вставка производится в обычном режиме или в режиме слайда.
Для создания рисунков программа Power Point имеет специальную панель рисования, аналогичную панели рисования редактора MS Word. Для вывода  ее в окно Power Point используется команда из меню Вид – Панели инструментов – Рисование.
Векторные изображения являются основой презентации и все основные возможности программы PowerPoint в обработке изображений сконцентрированы на векторных изображениях. Перечень основных возможностей PowerPoint по обработке векторных изображений:
создание простейших графических примитивов: элипсов, прямоугольников, стрелок, элементов блок-схем, выносок, соединительных линий и т.д.
масштабирование изображения
группирование изображений с целью формирования нового
разгруппирование сложного изображения и его перегруппировка
корректировка простейших элементов изображения (линий, точек)
изменение толщины линий
добавление к изображению эффекта трехмерности и тени
вращение и переворачивание изображения
выравнивание нескольких изображений на слайде относительно отдельной позиции
равномерное распределение нескольких изображений
раскраска и перекраска изображений
дублирование изображений
Кроме того, на слайды могут вставляться изображения и отсканированные фотографии из графических файлов. Вставленные фотографии, также как и рисунки, можно перемещать, увеличивать, уменьшать путем выделения и перетаскивания самого изображения или маркеров его рамки.

Создание таблиц
В комплекте Power Point имеется автомакет слайда, включающий пустую рамку для таблицы. Если этот макет не был выбран при создании слайда, то его можно выбрать для слайда с помощью команды из меню Формат - Разметка слайда или кнопки Разметка слайда на стандартной панели инструментов.
На слайде можно создать таблицу и без применения автомакета. Можно сделать простую таблицу применив на стандартной панели инструментов кнопку Добавить таблицу.
Для создания более сложной таблицы (например, содержащей ячейки разной высоты или с разным числом столбцов в разных строках) служит кнопка Нарисовать таблицу на панели инструментов Таблицы и границы.
 
Создание диаграмм
При создании слайда с диаграммой можно выбрать автомакет Диаграмма. После двойного щелчка в рамке диаграммы нужно ввести данные непосредственно в связанную с диаграммой таблицу данных. Если для слайда выбран другой макет разметки, то таблицу можно вставить с помощью команды из меню Вставка – Таблица или с помощью кнопки Добавление диаграммы на стандартной панели инструментов.
На слайде создается диаграмма и связанная с ней таблица. В таблице необходимо заменить данные, вставленные для примера, на собственные. Саму таблицу можно изменить теми же приемами, которые используются при работе с таблицами в MS Word и MS Excel. Чтобы изменить тип диаграммы нужно выделить ее мышью и выполнить команду из меню Диаграмма - Тип диаграммы. Далее на вкладке Стандартные или Нестандартные можно выбрать необходимый тип диаграммы.

Создание организационных диаграмм
Для отображения иерархической структуры какой – либо системы (производства, административной системы и т.п.) используются организационные диаграммы. Power Point имеет специальный макет слайда с организационной диаграммой, который можно выбрать в момент создания слайда. Если слайд имеет другую разметку, то можно вставить организационную диаграмму с помощью команды из меню Вставка – Рисунок – Организационная диаграмма.
Чтобы вернуться из окна диаграммы в Power Point, нужно выполнить команду из меню Файл – Выход и возврат в презентацию. Чтобы вновь войти в окно диаграммы для ее изменения, нужно дважды щелкнуть организационную диаграмму.

Добавление эффектов анимации объектов
В презентациях широко используется анимация текста, рисунков, звуковые эффекты на слайдах. Анимированные объекты подчеркивают различные аспекты содержания, создают поток информации, делают презентацию более интересной.
При назначении слайду эффекта анимации, в ходе его демонстрации абзацы маркированных списков, графические и текстовые элементы появляются не все сразу, а последовательно.
Создание анимации на слайде включает два этапа:
анимация отдельного объекта
установление последовательности появления объектов на слайде
Порядок и время показа анимированных объектов можно изменять, а показ можно автоматизировать, чтобы не пользоваться мышью.
Чтобы задать анимацию объектов используется команда из меню Показ слайдов - Настройка анимации или кнопкой Эффекты анимации на панели форматирования и затем кнопкой Настройка анимации в открывшемся подменю. В окне настройки анимации можно предварительно просмотреть эффекты анимации на миниатюре слайда с помощью кнопки Просмотр.
 
2.4. Просмотр и демонстрация презентации
 В режиме просмотра демонстрируется слайд или вся презентация в динамике, слайд за слайдом. Демонстрация выполняется точно так, как будет осуществляться показ готовой презентации.
Задание параметров показа презентации является последним шагом в ее подготовке. Данные параметры собраны на панели "Настройка демонстрации".
В этом режиме нет возможности изменять отдельный слайд, но удобно производить следующие действия:
сортировка слайдов в презентации
копирование слайдов (включая копирование слайдов из другой презентации)
назначение эффектов перехода от слайда к слайду
добавление итогового слайда
изменение общего дизайна презентации
хронометраж слайд-фильма.
Настройку смены слайда можно проводить отдельно для каждого слайда. Но чаще всего для всех слайдов выбирается один визуальный эффект и звуковое сопровождение, способ управления их сменой.
В целом, программой предусмотрены три основные режима демонстрации:
Режим управления докладчиком
Режим управления пользователем
Автоматический режим
Рекомендуется использование режима управления демонстрацией докладчиком. В этом режиме осуществляется полноценный показ слайдов с использованием всех имеющихся в PowerPoint возможностей. В распоряжении докладчика находится полное управление последовательностью показа слайдов, однако для этого требуется владение минимально необходимыми функциями управления и свободный доступ к компьютеру во время доклада (требуется одновременно с докладом управлять показом слайдов на экране).
При невозможности самостоятельного управления показом слайдов (например, компьютер расположен далеко от экрана либо в неудобном для докладчика месте) за компьютером может располагаться оператор, который будет переключать слайды по команде докладчика.
Автоматический режим показа предполагает воспроизведение презентации без участия докладчика в соответствии с установленными временными задержками для демонстрации каждого слайда и соответствующей анимации. В этом случае отпадает необходимость находиться рядом с компьютером и нажимать соответствующие кнопки управления презентацией во время доклада. Однако тогда от докладчика требуется вывереный по времени доклад, отдельные разделы которого должны быть четко хронометрированы с интервалом показа соответствующих слайдов. Это может потребовать значительных усилий, если докладчик не имеет достаточного опыта выступлений.
Если презентация подготовлена как слайд-фильм для использования на компьютере без управления со стороны человека, тогда для каждого слайда следует определить время его нахождения на экране. Это можно сделать путем указания нужного времени на панели "Переход слайда" или запустив опцию "Настройка времени".
В последнем случае запускается презентация и включается счетчик времени. Двигаясь от слайда к слайду вручную через необходимые промежутки времени здесь следует имитировать реальную демонстрацию слайд-фильма, прочитывая или проговаривая если нужно сопроводительный текст. Счетчик автоматически фиксирует время нахождения каждого слайда на экране и записывает это в презентацию. При этом следует иметь в виду, такое проговаривание по психологическому воздействию на самого докладчика существенно отличается от реальных условий выступления, что, как правило, приводит к систематическому увеличению времени, необходимого как для проговаривания отдельных разделов текста, так и всего доклада в целом.

Список литературы
Новиков Ф.А., Яценко А.Д. MS Office 2000 в целом. – Спб.: BXV, 2001. – 728 с.
Щеглов Ю. Создание презентации в PowerPoint. Учебное пособие для начинающих. НГУ. 2002 http://www.nsu.ru/education/powerpoint/
Полонская Е. Как сделать презентацию в Microsoft PowerPoint (часть1) http://userdoc.narod.ru/pp/demo/present1.htm
«Создание презентаций в PowerPoint» Практическая работа http://pages.marsu.ru/iac/opendizab/works/razdatka/office/prezent.html
Создание презентаций в PowerPoint Лабораторно-практическое занятие №8. http://www.tspu.tula.ru:8080/resources/informat/po/labor/lab8/prakt8.htm
ПРИЛОЖЕНИЕ. Пример выполнения презентации в пакете PowerPoint
Слайд 1


Слайд 2


Слайд 3


Слайд 4

Слайд 5


Слайд 6

Слайд 7


Слайд 8

Слайд 9


Слайд 10

Учебно-методическое издание

Берг Дмитрий Борисович





Подготовка выступления при защите дипломного проекта


Редактор Н.П. Кубыщенко
Компьютерная верстка Д.Б. Берг





ИД № 06263 от 12.11.2001

Подписано в печать Формат
Бумага типографская Плоская печать Усл. печ. л.
Уч.-изд. л. Тираж Заказ Цена «С»

Редакционно-издательский отдел ГОУ ВПО УГТУ-УПИ
620002, Екатеринбуог, ул. Мира 19



СОДЕРЖАНИЕ