стр. 1
(всего 5)

СОДЕРЖАНИЕ

>>

КРАТКИЙ ОБЗОР

Интегрированный тайм-менеджмент научит вас:
Больше спать 182
Влиять на шефа 77
Выдержать неделю до и после отпуска 193
Выиграть больше времени для дома и семьи 251
Выполнять все пункты из ежедневного списка дел 63
Выяснить, страдаете ли вы работоголизмом 234
Держать под контролем весь рабочий год 243
Интегрированный тайм-менеджмент — необычная книга по управлению вре-
Записывать приятное для клиентов
менем. Она не концентрируется на расстановке приоритетов и составлении
планов. В реальном мире, где постоянные телефонные звонки, электронные приветствие голосовой почты 149
письма, SMS, визиты начальства и реплики коллег ежеминутно отвлекают вас,
Избегать долгих разговоров 136
лишь немногие способны организовать свою работу, чтобы оставаться изо-
лированными от этих помех. На самом деле эффективный тайм-менеджмент Найти время для завтрака 200
имеет дело с отношениями между людьми, а не с составлением списков теку-
Никогда не упускать свой шанс 93
щих задач.
Интегрированный тайм-менеджмент — это целостная система управления Ограничивать длительность проектов 227
временем, задача которой — защитить вас и ваши интересы от бесконечных
Оставаться одному даже в переполненном офисе 89
обращений к вам других людей, от их сиюминутных потребностей и ожиданий
на работе и дома. Отделять главное от второстепенного 105
Интегрированный тайм-менеджмент — это технологии управления временем
Отказываться от лишней работы 144
в реальных ситуациях повседневной жизни, это множество примеров, при-
емов и практических рекомендаций, которые делают предлагаемые концеп- Отыскать все что угодно за минуту 163
ции управления временем наглядными и легко запоминающимися.
Повысить ваш деловой потенциал 33
Повысить эффективность работы 85
Правильно питаться 188
Приобрести устойчивые привычки 216
Проводить встречи быстрее и эффективнее 117
Распределять задачи 223
Справляться с потоком электронных писем 157
Справляться с кризисами на работе 108
Справляться с нежданными посетителями 137
Справляться со стрессом 181
СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 15

ГЛАВА 1. СМОТРЕТЬ ТУДА! ЖИВО! 17
Три кита 19
Бенджамин Франклин и «Улица Сезам» 21
Темп ожиданий 22
Эра злорадства 23
Международная ярмарка 1939 года в Нью-Йорке.... 24
А нужна ли вам эта книга? 26

ГЛАВА 2. НАШЕ ТЕЛО И ВРЕМЯ 29
Залитый водой подвал 29
Гремучие змеи и пчелы 30
Условный рефлекс 32
Страх перед неизвестным 33
Суточный ритм 33
А ч т о такого в шоколаде? 34
Действуй, пока кофе не остыл 35
Ночной отдых и сон 36
Цикличный мир 36
Взаимное влияние и что такое
футбол на рабочем месте 37
Вода в миске 40

ГЛАВА 3. УЧЕТ И ЕГО РОЛЬ В ПРЕДВИДЕНИИ БУДУЩЕГО 43
«Искусство войны» 43
Краткий курс управления проектами 44
Свадьба: проект с т о р т о м в финале 45
И какое это имеет отношение
к управлению временем? 46
Критический путь 47
Какое отношение критический путь имеет
к управлению временем? 48
Плотина Гувера 49
Проводим учет 49
Утратил контроль! К а т а с т р о ф а ! 51
Сила резерва 56 Убийцы времени: внешние помехи 100
От целого к части 57 Убийцы времени: внутренние помехи 101
Дела ежегодные 58 Управление проектами и трезвая оценка времени.. 102
Преимущества планирования 58 Где еще применим принцип Парето 103
Установление приоритетов и сортировка 105
ГЛАВА 4. I-ОБРАЗНЫЙ РАСПОРЯДОК ДНЯ: Кризис тоже требует подхода с умом 108
ПРИМЕНЯЕМ УЧЕТ К СТРУКТУРЕ 61 Случай с Чуко Лиангом 108
Как работает I-образный распорядок дня 61 Правило человека за бортом ПО
Планирование 63 Полное фиаско! 111
Раскадровка 63 Еще несколько способов установления
Сердцевина I-образного распорядка дня 67 приоритетов 112
Обзор I-образного распорядка дня 68 Тест SMARTS 113
Выполняйте только нужную работу 114
ГЛАВА 5. ВЛИЯНИЕ, ПРИУЧЕНИЕ И ВЗАИМОПОНИМАНИЕ.. 73
ГЛАВА 8. ПЯТИДЕСЯТИПЯТИМИНУТНОЕ СОВЕЩАНИЕ:
Италия, Флоренция, 1502 год 73
ПРИУЧЕНИЕ В КОНФЕРЕНЦ-ЗАЛЕ 117
Как добиться, чтобы они захотели сделать то,
чего вы от них хотите 76 Бесконечное совещание 117
Встречи с шефом 77 Время совещания: пятьдесят пять минут 118
Превышенный график 81 А нужно ли совещание? 120
Повестка дня 121
Насколько реально приучение? 82
Объединяем учет и влияние 82 Вопрос с подвохом 121
Коммуникации и брендинг 83 Ведущие 123
Пригоршня воды 83 Ход совещания 124
«Провозглашающие т о с т ы » 125
ГЛАВА 6. ПРИМЕНЕНИЕ: Несколько совещаний подряд: как справиться 128
Благоприятная обстановка 128
ПРИЕМЫ ПОВЫШЕНИЯ ПРОДУКТИВНОСТИ 85
«Краеугольное время» 85 Церкви и храмы 130
Полукруглая арка 85 Альтернатива официальным совещаниям 132
Тягач с прицепом 87
ГЛАВА 9. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ И ПРОТИВОДЕЙСТВИЕ:
«Краеугольное время»: как его организовать 91
Л Ю Д И ВОКРУГ ВАС 135
Главное, не сколько, а как 93
Время возможностей 93 Как ограничить собеседника:
Золотой час 96 зачин и финал разговора 136
Импульс переходящего остатка 98 Нежданные посетители 137
Язык телодвижений 142
ГЛАВА 7. ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ ТРУДА: КАК УЗНАТЬ, На бегу 144
НАСКОЛЬКО ВЫ ПРОДУКТИВНЫ? 99 А где пообщаться? 144
Принцип Парето 99 Как сказать «нет» 144
ГЛАВА 13. ИНТЕГРИРОВАННЫЙ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ:
ГЛАВА 10. СВЯЗЬ. ПОЛУЧАЕМ ИНФОРМАЦИЮ 149
СОВЕРШЕНСТВО ДОСТИГАЕТСЯ ТОЧНОСТЬЮ 197
Телефон 149
Поездки по методике интегрированного
Голосовая почта: основное средство связи 149
тайм-менеджмента 197
Преимущества определителя номера:
Судите сами: пример интегрированного
используйте их 153
тайм-менеджмента 198
Оставляем сообщение: максимум информации . . . . 154
Интегрированный тайм-менеджмент
Если нужен только живой разговор 155
утром: подъем! 200
Регистрируйте абсолютно все 156
Два пути — одна поездка 204
Ловкий маневр: сообщения после работы 156
Помогите желудку сами 206
Электронная почта 157
Электронный сквозняк 160
ГЛАВА 1 А. РЕАЛИЗАЦИЯ: КАК ОТСЮДА ПОПАСТЬ ТУДА 207
Изменим статус-кво 207
ГЛАВА 1 1. НАЙТИ ВСЕ ЗА МИНУТУ: МЕСТО ДЛЯ КАЖДОЙ
Муравьи в космосе 207
ВЕЩИ И КАЖДАЯ ВЕЩЬ НА СВОЕМ МЕСТЕ 163
Перемены и переходный период 209
Леди и лимузин 163
Производственное совещание 210
Рабочее место — инструмент для работы,
Образец для подражания 212
а не ящик для инструментов 164
Эмоциональный фундамент: здание на скале 212
Найти за минуту 165
Строим лестницу 213
Последний штрих 166
Измеряйте и проверяйте 214
Один человек — один календарь 166
Приобретаем привычки:
А я и так все помню — чем плохо? 170
правило двадцати одного дня 215
Стенография XXI века 171
Рогатка 215
Карманный персональный компьютер (КПК) 173
Сила привычки 216
Контрольные списки 173
Составьте письменный план 217
Харизма 176
Кредитная карточка 217
Регистрируйте абсолютно все 176
Политика открытых дверей 218
База знаний 178

ГЛАВА 15. ВАША АХИЛЛЕСОВА ПЯТА: ЧТО ВАМ МЕШАЕТ
ГЛАВА 1 2. РАВНОВЕСИЕ В ЖИЗНИ: КРУГ
В РЕАЛИЗАЦИИ НОВЫХ ИДЕЙ 221
РИТМОВ ОРГАНИЗМА 181
Человек, который почти продал
Сон: мастерская по ремонту организма 182
Эйфелеву башню 221
Личное время 183
Синдром супергероя 222
Ваша золотая жила 183
Передача полномочий 223
Личное время против времени с отрицательной
Чрезмерная уверенность в своих силах 226
величиной стоимости 186
Неверная оценка времени 227
Марафонец 188
Точный расчет 227
Проект вашего здоровья 188
Клуб «В последний момент» 228
Время ужинать 193
Откладываете дела на потом? 228
Планируем отпуск заранее 193
Клуб «В последний момент» (продолжение) 232
Правило береговой охраны 234
Работоголизм 234
Синдром присутствия 238

ГЛАВА 16. РУКИ СВЯЗАНЫ:
ЧТО МЕШАЕТ РЕАЛИЗАЦИИ ИДЕЙ 239
Команда и ведро 239
Время: как обычно ограниченно 240
Вы сами себе ограничение — и это нормально! . . . . 240
Ваше окружение — это также ограничение 241
Ваш начальник: и вновь ограничения 242
И календарь — тоже ограничение 243
День интегрированного тайм-менеджмента 248

ГЛАВА 17. УПРАВЛЕНИЕ СВОИМ ВРЕМЕНЕМ ДОМА:
НА ЭТОТ РАЗ ТОЛЬКО ЛИЧНОЕ ВРЕМЯ 251
Завтрак дает силы 251
Составляем меню 252
Планируем покупки 253
Контрольные списки 256
Уборка 257
Двадцать минут на чтение перед сном 258

ГЛАВА 18. С ЧЕГО НАЧАТЬ 259
Синдром нового автомобиля 259
Метод управления временем:
общий курс? причуда? 260
Первый шаг 260
Заявление о переменах 262

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 265
Самые распространенные доводы
против управления временем 265

ЛИТЕРАТУРА 269
СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ 271
АЛФАВИТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ 277
ОБ АВТОРЕ 282
ВВЕДЕНИЕ
Интегрированный тайм-менеджмент — это наука и искусство
легко, непринужденно идти по жизни. Успех в делах вам гаран-
тирован как результат нового подхода к жизни, который вы
освоите благодаря методам, изложенным в этой книге. Книга,
которую вы держите в руках, — ваш ключ в мир совершенства.
Жить по методике интегрированного тайм-менеджмента
значит в полной мере использовать свои физические и умствен-
ные способности. Гнев, раздражение, отчаяние можно обуздать
с помощью надлежащего планирования и учета случайностей,
помех и ограничений, неизбежных как в работе, так и в жизни
вообще.
Вы спросите: почему это так важно? Ответ прост: пото-
му что нельзя постоянно жить в стрессе. Большинство людей
только и делают, что выкручиваются. Запрыгивают в автобус
на ходу или скрипят зубами от злости в дорожной пробке. На-
спех обедают за рабочим столом. Глотают таблетки от головной
боли или несварения желудка, пытаясь возместить тот ущерб,
который наносит стресс их организму. Считают дни до пятни-
цы, когда можно наконец отдохнуть. У всех этих людей — ва-
ших коллег, клиентов, конкурентов — жизнь перевернута с ног
на голову: основное место занимают негативные эмоции, такие
как гнев, раздражение, отчаяние, а ясность мысли и творческий
потенциал отодвинуты на задний план. Вы ежедневно наблюда-
ете сотни примеров потери контроля над ситуацией. Так жить
нельзя, и уж, конечно, не таков путь к совершенству. Стресс вы-
бивает из-под ваших ног лестницу, ведущую к успеху, и радости
жизни становятся недосягаемыми.
В вашей власти все изменить, и ключ к переменам вы сейчас
держите в руках.
Начав жить и работать по методике интегрированного
тайм-менеджмента, вы по-прежнему будете сталкиваться с экст-
ремальными ситуациями, требовательными менеджерами, го-
рящими сроками проектов, проволочками. Но вот справляться
с ними вы будете совсем иначе. На ваши хладнокровие и компе-
тентность будут равняться, в них будут видеть харизму или та-
ГЛАВА 1
лант лидера, который природой дан далеко не всем. От окру-
жающих вас людей не укроются ваша стойкость в сумятице
СМОТРЕТЬ ТУДА! ЖИВО!
делового дня, блеск ваших глаз, уверенные манеры и твердый
голос, а также ваши решения, идеи и поступки, демонстрирую-
щие преимущества методики интегрированного тайм-менедж-
Попробуйте отдать эту команду собаке как можно настойчи-
мента.
вее. После чего укажите пальцем на горизонт. Собака уставит-
ся на кончик вашего пальца в надежде найти там угощение.
Или же примется возбужденно прыгать, понимая, что ей нуж-
но куда-то смотреть, но не зная, куда именно. В любом случае
она не подумает смотреть в сторону горизонта и уж, конечно,
не сообразит, что за это ее ждала бы награда. Единственное,
чем ваш палец интересен для собаки, — возможность получить
от вас угощение. Стоит животному сообразить, что ничего
съестного у вас нет, палец потеряет для него всякую привлека-
тельность.
Таковы же традиционные курсы и руководства по опти-
мальному использованию времени: задание имеется, решения
предлагаются, однако при этом указываются слишком общие
идеи, а прямые мотивировки в расчет не принимаются. Все эти
курсы и книги обычно придают много значения расписаниям,
выбору между главным и второстепенным, записи своей де-
ятельности в течение дня, системам регистрации, но, будучи
важным для планирования, все это является лишь орудием до-
стижения основной цели, применять которое следует позже, уже
решив стержневую проблему в управлении временем: проблему
человеческого фактора.
Ни четкая система планирования, ни ежедневники, ни все-
возможные мантры не принесут результатов, если во главу угла
вы не поставите людей, от которых зависят ваша работа и на-
строение. Согласитесь, нечего и пытаться привести в порядок Книга, которую вы держите в руках, призвана помочь вам
коллекцию перьев на сильном ветру. Иными словами, бессмыс- усовершенствовать свой организм, используя инструменты, соз-
ленно планировать свою жизнь и расставлять приоритеты данные на основе трех важных областей знания: 1) управления
без учета воздействия внешних факторов. проектами; 2) психологии и 3) физиологии, а также приемы, ко-
Кроме того, время теперь уже не то, что раньше. Век ин- торые легко запомнить и применять.
формации изменил традиционный подход к работе, здоровью А это в свою очередь откроет вам доступ к трем китам поис-
и жизни в целом, заменив его сложным коктейлем из новых тине успешного управления временем:
ценностей, проблем и страхов. Мы проверяем электронную
1) учет;
почту даже во время отпуска. Наши автомобили превратились
2) влияние;
в мобильные офисы. Мы перекусываем на работе, не отрываясь
от экрана компьютера. А к 10.30 утра тщательно спланирован- 3) исполнение.
ный день превращается в полный хаос.
И происходит это, несмотря на небывалое обилие механиз-
ТРИ КИТА
мов, способов и средств планирования рабочего дня.
Почему так? Причина стара, как мир, она уходит корнями Коротко говоря, под учетом подразумевается понимание тру-
в далекое прошлое. Видите ли, за последние 50 000 лет строение довых процессов, т. е. определение типичных заданий, с ко-
человеческого тела не слишком изменилось. Наш мозг, нервная торыми вы можете столкнуться в будущем, на основании тех,
система, желудок работают так же, как и во времена, когда че- которые вы получали в недавнем прошлом, и соответствующее
ловек только научился добывать огонь. Внутренние процессы планирование работы. Поверьте, это вовсе не заумь, как мо-
нашего организма не успевают за темпами развития коллек- жет показаться на первый взгляд; более того, частично именно
тивного знания, благодаря которому мир получил компьютеры эти действия превращают управление проектами в надежный
и атомную энергию. Мы вздрагиваем всякий раз, когда прихо- и здравый процесс. Учет позволяет предвидеть ближайшее бу-
дит электронное письмо, ведь это внешний раздражитель — та- дущее, высвобождая время и на рутинную работу, и на авралы,
кой же, как шорох в кустах для наших предков. Или другой при- и на выгодные предложения, а также придает сил, чтобы вы мог-
мер: жители самых разных стран стремительно набирают вес, ли использовать время по своему усмотрению.
поскольку врожденная потребность запасать энергию на случай Влияние означает то, как вы общаетесь с окружающими вас
возможного голода осталась прежней и не учитывает возрос- людьми — коллегами, клиентами, начальством, а точнее, на-
шие калории фастфуда. сколько вы соответствуете их ожиданиям и трансформируете
Таким образом, контролировать время сегодня — в век ин- их поведение, чтобы их личные интересы уживались с вашими.
формации и нервных перегрузок — значит соответствовать но- Вы способны повлиять на кого угодно из вашего окружения —
вому этапу истории человечества. Нам нужна система, с помо- включая главу фирмы — и на деле улучшить межличностные от-
щью которой можно было бы взглянуть на проблему изнутри, ношения, при этом обеспечив себе больший контроль над вре-
т. е. с учетом всего, что движет человеком и как индивидуумом, менем. Влиять не значит манипулировать; влияние имеет своей
и как частью социума. Лишь в этом случае можно достичь ус- целью более тесное общение к взаимному удовольствию сторон
тановления приоритетов, равновесия между досугом и работой, и основывается на методах управления проектами, а также учи-
продуктивности и прочих целей управления временем. тывает психологический фактор.
Наконец, исполнение подразумевает успешное внедрение делами, надеждами, возникающими ситуациями и тем са-
в жизнь всех этих навыков; внедрение осторожное, постепен- мым избавитесь от стресса.
ное и последовательное, с тем чтобы личное совершенствова-
• Добиться равновесия между работой и досугом. Все мы по-
ние и глобальная перестройка приобрели неизменный харак-
нимаем, как важно снимать напряжение трудового дня регу-
тер и принесли очевидные достижения. Кладбище новогодних
лярными тренировками и отдыхом, но времени на это мало
решений изобилует искренними обещаниями моментального
у кого хватает. Приобщение к этим важнейшим составляю-
самосовершенствования, однако тело и мозг человека не созда-
щим успешной работы и здоровой жизни начинается, как вы
ны для внезапных перемен. Как и рабочий коллектив. А значит,
сами увидите, с громадной выгоды, которую нам приносит
только понимание вашей собственной физиологии и физиоло-
переход от сопротивления к контролю.
гии окружающих обеспечит укоренение и процветание новых
привычек.
БЕНДЖАМИН ФРАНКЛИН И «УЛИЦА СЕЗАМ»
Итак, в двух словах: интегрированный тайм-менеджмент
предлагает план действенного управления вашим рабочим вре- Переход на летнее время был задуман Бенджамином Франкли-
менем и часами досуга. ном в 1784 году в качестве экономически выгодного решения
Интегрированный тайм-менеджмент поможет вам: проблемы очень коротких световых дней в зимние месяцы.
Принятие такого перехода характеризует важный шаг в разви-
• Добиться увеличения производительности и результатив- тии взаимосвязи человека и времени, поскольку позволяет при-
ности труда. Вы научитесь делать только то, что нужно, способить часовой механизм под нужды бизнеса, вместо того
и только так, как нужно. Организованный ум рождает яс- чтобы подстраивать бизнес под светлое время суток.
ные мысли и позволяет человеку наиболее полно раскрывать Изобретение электрической лампочки упрочило наше гос-
свои возможности, как физические, так и интеллектуальные. подство над временем и с тех самых пор, а особенно в последние
Вам станет значительно проще сосредоточиваться, думать, пятьдесят лет, позволило нам увеличивать темп во всем: темп
вести дела и поступать правильно. Концентрация мысли мысли, общения, путешествий, торговли. И самое главное —
вкупе с вашей новоприобретенной способностью заслонять- темп наших ожиданий.
ся от внешних воздействий (к примеру, неожиданный имейл, «Улица Сезам» одной из первых среди телепередач про-
или посетитель, или даже шумовой фон на рабочем месте) демонстрировала обучение в высокоскоростном формате
помогут вам успевать больше за меньшее время. с использованием скетчей и тщательно разработанного визу-
ального ряда вместо длинных сюжетных линий. Миллионы де-
• Добиться снижения психических и физических перегрузок,
тишек, выросших на «Улице Сезам», мыслят абсолютно иначе,
точнее — перенапряжения. Главным образом перенапряже-
чем их старшие братья и сестры, которых воспитывали на кни-
ние возникает, когда то, чем вам хочется заняться, вступает
гах, радиопьесах и сказках.
в конфликт с происходящим на самом деле. Физически пере-
напряжение выражается в унынии, смятении, недомогании и Переход на летнее время, электрическая лампочка и «Улица
в конечном счете серьезной болезни. Душевный стресс меша- Сезам» являют собой три вехи на пути ускорения человеческой
ет сосредоточиться на работе и существенно снижает произ- активности; том пути, что позволил нам достичь больших высот
водительность труда. С помощью книги «Интегрированный и результатов, однако не сумел в той же степени усовершенство-
тайм-менеджмент» вы восстановите контроль над своими вать «внутреннюю проводку» нашего организма.
до пункта назначения с максимальной скоростью и удобством.
Рассмотрим, к примеру, электронную почту. Осталась ли она
Мы рисуем оптимистичные картины предстоящего путешест-
всемирной скоростной системой обмена сообщениями, как это
вия, не беря в расчет дорожные пробки и иные препоны. Рек-
было изначально задумано, или превратилась для вас в нечто
лама новых автомобилей или авиарейсов изображает чистое
большее? Забудьте на секунду о спаме, вирусах, патчах, обнов-
небо, пустые трассы, улыбающихся путешественников и ничем
лениях, технической поддержке и прикиньте, сколько имейлов
не омраченное удовольствие. Предполагается, что никакие по-
скопится у вас во входящих, если вы на неделю уедете в отпуск.
мехи нам не грозят. Заторы на дорогах и задержки авиарейсов
Прикиньте также, сколько времени вы тратите на просмотр каж-
выводят нас из себя, поскольку ограничивают в скорости, и мы
дого имейла, в особенности тех, которые предлагают рекламу
закатываем истерики, выпуская пар долго сдерживаемого него-
и общую информацию, писем с многослойным цитированием
дования от жизни, где нам не все подвластно. Конечно, не все
и откликов на те, которые вы разослали как копии. Так ли уж не-
из нас выплескивают ярость наружу; некоторые загоняют разо-
обходимо все их читать? Вы этого не узнаете, пока не откроете
чарование внутрь, откуда оно непременно вырвется — позднее
каждое: не дай бог, одно пропустите — а через неделю получите
и самым неожиданным образом. Вспомните хотя бы телевизи-
задание, связанное именно с этим письмом.
онные реалити-шоу...
С возвращением домой проблема не исчезает, ведь вы пони-
маете, что имейлы все приходят и приходят. Во входящих всег-
да будет хоть одно письмо, искушающее вас задержаться чуть ЭРА ЗЛОРАДСТВА
дольше, уйти с работы чуть позже. Кто-то выходит из положения
Реалити-шоу убедительно показывают, как век перегрузок поро-
с помощью мобильника или карманного компьютера, на которые
дил век Schadenfreude. Немецкий термин «Schadenfreude» озна-
можно и дома получать электронку, которые можно брать с собой
чает «получать удовольствие от чужих неприятностей». Именно
в душ (вдруг именно в этот момент придет важное сообщение)
ради такого рода удовольствия большинство людей и смотрят
и класть на тумбочку, прежде чем лечь в постель. «Зато я всегда
реалити-шоу: чтобы насладиться выражением лиц тех, кого
могу проверить почту, — оправдывает этот человек свою зависи-
изгнали с острова; или тех, чье жилище, жизнь, внешность из-
мость, — убедиться, что все в порядке, и спокойно уснуть».
менились до неузнаваемости и далеко не всегда в соответствии
с их ожиданиями; или тех, кто загнан в экранную ловушку
ТЕМП ОЖИДАНИЙ
очень неудобных ситуаций. Зрители наблюдают за действом
не для того, чтобы приветствовать победителей, но упиваясь
Мы стремимся, чтобы наши ожидания осуществлялись немед-
унынием проигравших и тем, что хотя бы на миг стали свидете-
ленно. Мы жаждем стимуляции срочностью. Мы испытываем
лями чужого бессилия. Вот так и проявляет себя утрата контро-
потребность постоянно быть на связи, общаться, получать неза-
ля над ситуацией.
медлительные ответы на все свои вопросы. Даже если нам кажет-
ся, что все это нам не нужно и что мы предпочли бы за порогом Но вернемся к нашей собственной жизни, где господствует
офиса забывать о работе, хроническая склонность к экстренной скорость. Для радиовещания, например, мертвый эфир — пло-
стимуляции превращает ее в постоянную необходимость. хой признак. Слушателю достаточно одной трети секунды,
чтобы почувствовать: пауза затянулась, следовательно, диктор
Наслаивающиеся друг на друга стрессы от подобного образа
упустил нить рассказа. Осознанно или нет, но мы всегда ощу-
жизни порой выливаются в приступы ярости. К примеру, агрес-
щаем темп бытия, в результате обретая устойчивые привычки
сия на дорогах и воздушное хулиганство родились как следствие
и реакции:
неосуществленных надежд, что мы можем и должны добраться
Всякий раз, обнаружив в себе способность к какому-то новому
• отказываемся от завтрака, поскольку утром на это не хватает
действию, мы продолжаем поиск способов улучшить достиже-
времени;
ние (и это хорошо) или добавить ему скорости (что тоже хоро-
• раздражаемся, услышав в трубке сигнал «занято»;
шо). Затем в свой и без того плотный график пытаемся втиснуть
• пользуемся сотовым телефоном за рулем автомобиля; новые способности наряду с другими приоритетами, а вот это
• обожаем статьи о том, как родителей бесят учителя и трене- уже далеко не так хорошо. Поднимая планку наших способ-
ры их детей; ностей, мы вместе с тем поднимаем и планку наших ожиданий,
тогда как количество времени остается неизменным. Потому-то
• чувствуем себя оторванными от мира, если подводит постав-
мы и не работаем по два часа в неделю. Ведь несмотря на то
щик услуг Интернета;
что сегодня за два часа мы можем сделать больше, чем кто-либо
• терзаемся вопросом, почему нужный человек не ответил в 1939 году за целый день, наш организм требует продолжать
на наш звонок или имейл в течение часа; работу, а наше сознание вынуждает нас закрывать глаза на сов-
• бунтуем против дорожных пробок и задержек авиарейсов. ременные и прошлые достижения. Такое состояние называется
сенсорной адаптацией.
Корень этой проблемы, вероятно, следует искать на заре века Удачным примером этого состояния может послужить при-
информации — в 1939 году. обретение вами нового компьютера. Первые полчаса работы
за ним, скорее всего, были самыми потрясающими. Насколько
все происходит быстрее, чем на вашей старой машине! Скорость
МЕЖДУНАРОДНАЯ ЯРМАРКА 1939 ГОДА
ну просто ошеломительная! Однако очень скоро вы привыкли
В НЬЮ-ЙОРКЕ
к такой скорости, она стала нормой, и теперь ощутить разницу
В 1939 году в Нью-Йорке проходила Международная ярмар- вы способны, лишь вернувшись за старый, явно страдающий
ка, предоставившая посетителям великолепную возмож- подагрой компьютер.
ность увидеть чудеса науки и техники. Гигантские павильоны Сенсорная адаптация — явление настолько естественное
в стиле ар деко приглашали самых любознательных заглянуть и распространенное, что ко мне нередко обращаются с прось-
в будущее: там сияющие глянцем авто с крыльями-плавниками бой о некой «чудо-таблетке управления временем», таинствен-
или прозрачные воздушные пузыри ждали своих пассажиров, ном средстве, которое, по мнению людей, поможет работать
чтобы унести их в загородные дома, где все заботы по хозяйству быстрее, чтобы они либо справились с делами полностью,
брали на себя роботы. Уже в 1985, самое позднее 1990 году люди либо хотя бы нагнали упущенное. В ответ я обычно подмиги-
должны были работать лишь два часа в день, а остальное время ваю и интересуюсь, какую лекарственную форму они предпо-
отдавать досугу. По крайней мере, так нам говорили. читают: аэрозоль или пилюлю; дескать, у меня в запасе есть оба
вида, и при правильном употреблении это снадобье запустит
Международная ярмарка - 1939 возвестила о начале эпохи
их жизнь в ускоренном режиме, наподобие кинолент 1920-х
науки, эпохи больших скоростей. Однако мало кто из специа-
годов.
листов может похвастать сегодня обещанным двухчасовым ра-
бочим днем, а все потому, что открытия нам всегда недостаточно. Однако я тут же предупреждаю о нежелательном побочном
эффекте: стоит человеку заработать в новом скоростном режи-
ме, его тело быстро приспосабливается и такой темп становится
Архитектурный стиль 1920-1930-х годов, отличающийся яркостью
нормой. Человек испытывает потребность сделать всего лишь
красок и геометрическим орнаментом. — Прим. ред.
одно срочное дело, поработать в обеденный перерыв, а затем • Место более интересных событий все чаще занимают сове-
хватается еще за одну задачу и еще — и наконец, вообще не в си- щания.
лах произнести «нет». Вот тогда-то потребитель «чудо-табле-
• Звонки и посетители отнимают слишком много времени.
ток» прибежит ко мне за новой, сверхсильной дозой.
• Случаются конфликты с окружающими.
Стоит нам поднять планку ожиданий, мы забываем грани-
цы наших нынешних возможностей. Сенсорная адаптация вы- • На рабочем месте страшный беспорядок.
зывает своего рода эргономическую инфляцию: задачи множат- • Стены кабинета пестрят стикерами с памятками.
ся, стремясь наполнить пустоты, ожидания следуют по пятам,
• Список неотложных дел нереально длинный.
и в итоге никто не достигает успеха.
Выход из подобной ситуации и предлагает интегрирован- • Вы регулярно берете работу на дом.
ный тайм-менеджмент. • По выходным вас так и подмывает заглянуть в офис.
• Времени на хобби, здоровую диету и спорт не остается.
А НУЖНА ЛИ ВАМ ЭТА КНИГА?
• У вас вообще нет времени.
Узнав, что я обучаю навыкам целесообразного использования
времени, кое-кто из собеседников вспоминает, что когда-то про- Если вы испытали на себе хоть один из перечисленных ниже
слушал курс управления временем, после чего объясняет, поче- симптомов, эта книга написана для вас:
му полученные на лекциях сведения не дали плодов. Другой от-
махивается: «Все это не для нашей фирмы — мы единственные • воскресная депрессия в связи с надвигающимся понедельни-
в своем роде». Причины неудач разнятся, однако большинство ком;
людей признают, что продолжают поиск достижения лучших • накопление симптомов стресса в ходе рабочего дня;
результатов.
• ощущение утраты контроля;
Если вы зарабатываете на хлеб насущный — неважно, в по-
• чувство подавленности;
мещении или вне офисных стен, как член команды или как пред-
приниматель-одиночка, если отчитываетесь перед другими • метания между работой и семьей;
людьми (клиентами, начальством) и/или отчитываются пе-
• хроническая усталость, бессонница или ночные кошмары;
ред вами, если у вас есть дело, требующее завершения, и есть
• возмущение атмосферой в офисе, распрями сослуживцев;
(или желательно, чтобы была) жизнь, помимо работы, — зна-
чит, эта книга написана для вас. • ощущение упущенного в жизни шанса;
Если вы признаете существование хотя бы одного из пе-
• ощущение собственной никчемности;
речисленных ниже симптомов — значит, эта книга написана
• провалы в памяти;
для вас:
• злость на водителей впереди идущих машин и на лифты, ко-
• Очередные задачи возникают прежде, чем вы справляетесь торые слишком медленно двигаются;
с текущими.
• ощущение, что потерял форму, или страх ее потерять;
• Дела слишком быстро множатся.
• страх не успеть за ритмом жизни.
Не имеет значения, что вы используете для планирования своего
дня - органайзер в мобильном телефоне, карманный компью-
тер, программы вроде Microsoft Outlook или книжки-ежеднев-
ники, поскольку для результата важно не орудие, но методика.
А значит, необходимо создать собственную систему, с помо-
щью которой у вас все будет под контролем и вы будете знать,
что у вас все под контролем.
У всех нас ежедневно масса дел, и у всех количество отпу-
щенных дней ограничено. Собственный вес в обществе мы оце-
ниваем на основе тех задач, которые выполняем, нередко за счет
отдыха, в ущерб здоровью и семье. В действительности нам вов-
се не нужно заниматься многим из того, чем мы считаем своим
долгом заниматься, и значение многого из того, чем, по наше-
му мнению, мы обязаны заниматься, искусственно завышено ЗАЛИТЫЙ ВОДОЙ ПОДВАЛ
нами же — вследствие утомления, рассеянности, стресса. Денек выдался замечательный, и вы решили навестить со-
Советы, которые вы решите взять на вооружение из данной седа. Стучите в дверь, а ответа нет. Однако изнутри доно-
книги, должны усовершенствовать привычный для вас образ сится какое-то хлюпанье. Очень странно, думаете вы, и,
жизни и работы. Эти советы, помогая вам взаимодействовать движимый любопытством, обходите дом.
с другими людьми, защитят от перегрузок и вместе с тем помо- Заглянув в подвальное окошко, вы обнаруживаете
соседа по колено в воде. Вооружившись большой миской
гут сохранить ясность общения и ожиданий. Вплетаясь в ткань
и пытаясь справиться с потопом, он зачерпывает воду —
вашей жизни, эти советы должны обернуться вполне реальным
и опустошает миску в окно, прямиком на ваши туфли.
нарядом, не только удобным в носке для вас, но видимым и ося-
— Ты что там делаешь? — задаете вы резонный воп-
заемым для окружающих, которые его неизбежно оценят.
рос.
Итак, приступим.
— Вода хлещет! — кричит он в ответ. — Не пойму, от-
куда!
— А в аварийную службу звонил? Там бы воду отклю-
чили, — предлагаете вы.
— Некогда! Видишь — потоп! — и сосед продолжает
черпать миской воду.




Вот вам наглядный пример неверного поведения. Вместо того
чтобы ухватить суть проблемы, ваш сосед пытается справиться
с ее следствием. Его тело и мозг нацелены на решение сиюми-
Находящаяся в состоянии боевой готовности, эта часть на-
нутной задачи, что лишило его ясности мысли. А вода тем вре-
шей нервной системы и в современном мире тоже всегда наче-
менем прибывает.
ку, всегда готова отреагировать на «вспышки» нового дизайна.
Автор этой книги посоветовал бы хвататься за телефон,
Проблесковый маячок полиции или машины техпомощи вы
а не за миску и звонить в аварийную службу. Это во-первых. Ну,
заметите, будучи за рулем, — даже средь бела дня и прежде,
а во-вторых, быть может, попросить у соседей насос.
чем любые иные помехи на дороге. Сделав шаг с тротуара и кра-
Совершенно очевидно, что в этой истории вода символи-
ем глаза уловив приближение машины, вы тут же отпрянете
зирует тот объем работы, что кажется нам нескончаемым и за-
обратно. Это инстинкт самосохранения посылает сообщение
частую непредсказуемым потоком. Человек с миской олицетво-
вашей нервной системе о грозящей вам опасности.
ряет всех нас — наше отношение к работе, усилия и способы
А теперь представьте себе такую картину: вы занимаетесь
ее исполнения. Как вам картинка? Безысходна и неадекватна,
делами на своем рабочем месте, как вдруг дзынь! Получена элек-
не правда ли? Минуточку! Мы ведь все умные люди. Откуда же
тронная почта! Значок имейла сообщает, что в электронном
это чувство, что загнанные в тот самый подвал, мы в отчаянии
почтовом ящике новое письмо. Еще секунду назад не было, зато
вычерпываем миской воду?
сейчас есть. Каков ваш первый порыв? Прочитать и ответить,
Все просто: каждый из нас недостаточно развит, чтобы
верно? А вдруг там что-то важное? Или забавное? Какая драз-
справляться со стрессами современного мира.
нящая новизна скрывается в этом письме. Большинству из нас
не под силу отвергнуть соблазн иконки «новая почта». Много-
ГРЕМУЧИЕ ЗМЕИ И ПЧЕЛЫ кратно повторенный отклик нервной системы на новый стимул
зафиксировался и превратился в условный рефлекс.
Все мы являемся продуктом сотен тысяч лет эволюции. Наше тело,
Еще один пример. Вы разговариваете с кем-то с глазу
как уже говорилось в главе 1, почти не изменилось за 50 000 лет,
на глаз и поглощены беседой, когда раздается телефонный зво-
а большинству современных технических средств, окружающих
нок. Ход ваших мыслей обрывается: вы пытаетесь подавить
нас, два десятка лет от роду. Этот факт сильно влияет на наш под-
желание немедленно снять трубку или хотя бы проигнориро-
ход к работе и времени — не потому, что мы в состоянии многое
вать настойчивый сигнал телефона. Возможно, вы справитесь
делать быстрее, но потому, что не знаем, как держать под конт-
с порывом ответить на звонок, однако ваше общение он все же
ролем имеющиеся в нашем распоряжении средства, обладающие
нарушил.
собственной степенью срочности. Контакты, которым эти средст-
И последний пример. Вы приходите на работу с четким рас-
ва способствуют, требуют немедленной реакции.
порядком трудового дня, но стоит вам сесть за стол, как появля-
Самые важные части человеческого мозга призваны поддер-
ется коллега с заданием, которое она считает неотложным. Вы
живать и сохранять жизнь, в частности, помогают нам дышать
откликаетесь на ее призыв, хватаетесь за новое дело, а все наме-
или избегать опасности. Одна из многочисленных задач моз-
ченное тем временем отодвигается дальше и дальше, пока весь
га — заставлять нас реагировать на вспышки света, резкие кон-
ваш тщательно спланированный день не летит кувырком.
трасты, внезапные движения — иными словами, на перемены
Во всех вышеописанных ситуациях, как и во многих других,
в поле нашего зрения. В дикой природе эта способность край-
фиктивно срочные дела взводят ваш внутренний курок трево-
не важна и помогает нам избегать укусов пчел, гремучих змей
ги, и не отреагировать на их сигналы крайне сложно. Это и есть
и иных смертельных опасностей: вовремя заметив проблеск яр-
условный рефлекс — древний рефлекс, отзывающийся на совре-
кого света или движение, мы успеваем отпрыгнуть — это реф-
менные раздражители. Я называю его «ответоголизм». Стоит вам
лекторная реакция.
ответить на раздражитель, и вы начинаете терять время, а ваши СТРАХ ПЕРЕД НЕИЗВЕСТНЫМ
планы проваливаются в тартарары. В точности как ваш сосед
в затопленном подвале, вы хватаетесь за то, что кажется главным, Наш инстинкт самосохранения трансформируется также
теряете контроль над временем — и в итоге приходите к краху. в страх перед неизвестным. Чувства обостряются, если мы
идем ночью по лесу или по пустынной улице. Однако страх
неизвестного проявляется и иначе. К примеру, многие люди
не любят голосовую почту. Их злит невозможность узнать, до-
шло ли сообщение до абонента, или нет, а источник этого недо-
УСЛОВНЫЙ РЕФЛЕКС
вольства коренится в страхе перед неизвестным. На месте ли
Представьте, что вы усадили рядом охотника-туземца
она сегодня? Прослушала ли сообщение? Когда перезвонит?
из джунглей и своего агента по недвижимости, а между
Как это отразится на моих планах? В связи с этим некоторые
ними положили сотовый телефон и сделали на него вызов.
фирмы не устанавливают голосовую почту, предпочитая отве-
Туземец вздрогнет, услышав звонок. Это рефлекс. Ваш
чать на каждый звонок клиента. От страха перед неизвестным
агент схватит трубку, чтобы ответить на звонок или хотя бы
в итоге хромает производительность труда на обоих концах те-
узнать, кто звонит, и заранее обдумать решение вероят-
лефонной линии.
ных проблем. Если мобильник не принадлежит агенту, он
начнет гадать, чей это телефон, и эти мысли вытеснят все, (Используемая должным образом голосовая почта может
что занимало его до тех пор. Это условный рефлекс. А ос- быть прекрасным средством общения, которое предвосхища-
трую необходимость ответить на звонок, оставив все ос- ет страхи и тревоги ваших абонентов и удачно совмещает два
тальные дела, я называю «ответоголизм», эта привычная преимущества: вы всегда доступны для клиентов и при этом
поведенческая реакция редко приводит к оптимальному
используете свое время наиболее эффективно просто пото-
результату.
му, что верно выбираете слова своего приветствия. Подробнее
об этом в главе 10.)


СУТОЧНЫЙ РИТМ
До изобретения электронной и голосовой почты, возвраща-
ясь с обеденного перерыва, мы находили на своем столе це- Еще одной особенностью нашего организма, имеющей важное
лую коллекцию записок о том, кто звонил, или что случилось значение для восприятия и использования времени, является
в наше отсутствие. Мы просматривали сообщения и сортиро- ритм. Биение сердца — лишь один из многочисленных ритмич-
вали по степени важности: кому или чему уделить внимание ных процессов в нашем теле. Существует суточный цикл сна
в первую очередь. В данном случае решение принималось нами и бодрствования, в нашей речи также присутствует опреде-
сознательно, а это совсем другое дело. Розовые листочки с со- ленный ритм, как и в энергии нашего организма и во внутрен-
общениями (материальные, которые можно потрогать) не тре- них химических и гормональных процессах. Мы испытываем
бовали от нервной системы такой реакции, как звуковой сигнал на себе эффект американских горок с их взлетами, падениями
входящей электронной почты. Чтение записок приводило к бо- и отрезками горизонтального пути. Каждые полтора часа пик
лее сознательному мыслительному процессу. Конечно, розовые нашей энергии сменяется спадом. Эти взлеты и падения проис-
записки тоже содержали новые задания, однако они позволяли ходят в течение всего дня, изматывая нас переменами в уровне
установить приоритеты вдумчиво, а не рефлекторно. сахара в крови, изменением степени выносливости и способ-
ности сосредоточиваться и складываясь в итоге в самые разные
варианты того целого, что мы зовем самочувствием.
Для большинства людей, к примеру, худшая часть дня от 14.00
до 15.30; это время, когда наш организм находится на спаде физи-
ческих возможностей и когда даже простейшие из дел словно тре-
буют дополнительных усилий. Такое состояние является следст-
вием сочетания следующих обстоятельств: во-первых, желудок
Рис. 2.1. Эта линия демонстрирует характерное течение обменных про-
занят перевариванием обеда (если вы, конечно, вообще обедаете,
цессов, уровня сахара в крови и энергии организма. В течение дня мы
а обедать вы непременно должны), во-вторых, внутренний две- движемся по наклонной линии ко сну. Однако своевременное и правиль-
ное питание может существенно сгладить пики и спады
надцатичасовой цикл вашего организма в этот период отражает
фазу глубокого сна от 2.00 до 3.30 ночи. Послеобеденный спад ра-
ботоспособности я называю «время шоколада». В биологическом отношении все мы существа светолюбивые.
Наш мозг и все обменные процессы реагируют на смену света,
когда ночь переходит в день, выбрасывая в кровь возбуждаю-
щие гормоны, такие как серотонин (угнетающий сон) и корти-
зол (гормон стресса), тем самым нейтрализуя действие мела-
А ЧТО ТАКОГО В ШОКОЛАДЕ?
тонина, с помощью которого наш организм накануне вечером
Шоколад — это идеальное сырье для избавления от пос-
заставил нас уснуть.
леобеденного упадка сил. Шоколад богат жирами и саха-
ром, что позволяет организму быстро преобразовать его Этот дневной ритм называется circadian, от латинских слов
в глюкозу и растворить в крови. Кроме того, в шоколаде «circa» (вокруг) и «dian» (день). Природа так настроила нас,
содержатся кофеин и теобромин, а также фенилэтила- охотников и собирателей ее даров, чтобы мы были энергичны
мин, при взаимодействии с допамином высвобождающие с раннего утра (когда пищи больше), а к ночи погружались в сон
эндорфины из центра удовольствий мозга, те самые эн- (поскольку темнота защищает от хищников, а неподвижность
дорфины, что насыщают кровь в моменты, когда мы испы- защищает от увечий).
тываем эмоциональное наслаждение. Потому-то многие Большинство работающих в западном мире людей, а по ста-
народы приравнивают шоколад к сексу (вспомните День
тистике, и большинство тех, с которыми мы взаимодействуем,
св. Валентина). Кое-кто даже утверждает, что шоколад
следуют этому суточному (circadian) ритму, когда утро (между 9.00
лучше.
и 12.00) отдается самой продуктивной мыслительной деятельнос-
ти, а вторая половина дня — делам, требующим меньших усилий.


Увы, дневные циклы и спады — не единственная помеха рабо-
тоспособности; существует еще одна — данная нам от природы ДЕЙСТВУЙ, ПОКА КОФЕ НЕ ОСТЫЛ
нисходящая спираль наших сил: все обменные процессы чело- Наилучшим временем для обмена важной информаци-
веческого организма с течением дня замедляются. Большинство ей является период от 9.00 до 9.30, когда совместное
людей, признают они это или нет, утром находятся на пике сво- воздействие света, кофеина и физических усилий, тре-
ей активности, которая снижается с каждым часом. бующихся для поездки на работу, сливается в наиболь-
шую готовность организма. Отсюда вывод: деловые шей планеты, а мощные силы природы перегоняют влагу, холод
встречи назначайте ровно на 9.00 и выкладывайте все и тепло из одной части земного шара в другую. Планета также
важные проблемы в течение первых тридцати минут. живет в соответствии с собственным глобальным циклом.
Это природное чувство ритма влияет на наше восприятие
времени, которое словно бы тоже обретает ритмичный, или кру-
говой, характер. Каждые двенадцать часов стрелки показывают
НОЧНОЙ ОТДЫХ И СОН
на циферблате одни и те же числа. В неделе только семь дней,
Большинство из нас к тому же почти постоянно испытывают де- так что каждый наступает в свой черед. Раз в двенадцать месяцев
фицит сна. Современные исследования показывают, что взрос- приходит Новый год, раз в четыре года происходят Олимпийс-
лому человеку в среднем требуется от восьми до десяти часов кие игры, и т. д. Эта периодичность позволяет строить общество
сна*. Кому-то, возможно, нужно и меньше. Существует очень с достаточной степенью предсказуемости и стандартизации.
простой способ выяснить, достаточно ли вы спите: если вы про- Без этого любому обществу было бы крайне сложно развиваться.
сыпаетесь только с помощью будильника, значит, ваше пробуж- Однако если между нынешним вторником и следующим и есть
дение искусственно, а следовательно, ваш ночной цикл не сов- что-то общее, то одно лишь название, не более того.
падает с дневным. Если в понедельник утром вы поднимаетесь, Наш язык полон фраз, в которых время предстает одушев-
не доспав один час, — налицо дефицит сна. А если то же самое ленным и едва ли не материальным. Выражения вроде «у меня
повторяется во вторник, среду и четверг, то к пятнице дефицит нет времени», или «как летит время!» наделяют время качества-
составляет уже пять часов. Пытаясь компенсировать недосып ми, которыми оно не обладает. Мы отмечаем, что люди «тратят
долгим субботним сном, вы еще сильнее выбиваетесь из режи- время зря», «проводят время», «убивают время», «управляют
ма. (Единственно верное решение этой проблемы — ложиться временем», словно время — это предмет, который можно по-
в одно и то же время и вставать в одно и то же время.) купать, продавать и использовать. Любому понятно, что выра-
Дефицит сна — еще один пример несовпадения реальности жения эти безобидны, однако и они перекладывают всю вину
и наших представлений о собственных действиях и возможнос- и ответственность исключительно на плечи самого времени.
тях. Мы ежесекундно ведем битву с самими собой на физичес- Мы убедили себя, что способны подчинить себе время, обязаны
ком, химическом, эмоциональном и интеллектуальном уровнях. это сделать или и впрямь уже подчинили его — и изумляемся
Раньше ложиться спать — не лучший способ справиться до глубины души, когда обнаруживаем истину.
с дефицитом сна. Важнее добиться высокого качества сна за счет Спору нет, это очень удобно — согласовывать наш график
правильного использования «периода простоя». (См. главу 12.) со сменой времен года и представлять время материальным
объектом, однако лучше увидеть себя в реальном свете: как мы
маршируем по прямой, продвигаясь вдоль нашего отрезка веч-
ЦИКЛИЧНЫЙ МИР
ности, словно муравьи по линейке.
Между тем чередование дней и ночей, времен года, приливов
и отливов, фаз луны происходит постоянно. Все двадцать че-
ВЗАИМНОЕ ВЛИЯНИЕ И ЧТО ТАКОЕ ФУТБОЛ
тыре часа в сутки растения дышат, восстанавливая воздух на-
НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ
Люди по природе своей существа общественные, и потому мы
* Данные Национального фонда сна (www.Sleepfoundation.org). — Здесь
любим отвлекаться на разговоры и всевозможные шутки; ин-
и далее примечания автора.
теллектуальным стимулом могут послужить имейл от прияте- И все же — три часа?! Уж очень малая выходит часть дня,
ля со свежим анекдотом, дружеская болтовня на отвлеченные которую можно считать продуктивной в буквальном смысле
темы, внеочередная вылазка в Интернет. Все это добавит красок слова. Все равно что прийти на футбольный матч с секундоме-
вашему рабочему дню и подарит несколько минут отдыха, од- ром. Матч длится четыре часа, но за вычетом положений вне
нако и заплатить придется: ведь страдает ваше дело, а потому игры, замен футболистов и тайм-аутов оказывается, что в игре
вы вынуждены будете задержаться в офисе, взять работу на дом мяч находится минут двадцать — крайне малую часть общего
или принести еще какие-либо жертвы, чтобы нагнать упущен- времени.
ное время. Многочисленные опросы работающего населения Север-
Будучи в основном выпускниками западной системы об- ной Америки показали, что в течение рабочего дня происходит
разования, мы получаем профессию и пополняем собой ряды следующее:
трудящихся страны. Мы продолжаем учиться — в процессе ра-
• 25 % времени уходит на реальную работу;
боты и на курсах повышения квалификации мы движемся вверх
по служебной лестнице, в идеале обеспечивая себе стабильное • 15% времени занимают ответы на сообщения электронной
общественное и финансовое положение. К сожалению, с тече- и голосовой почты;
нием времени мы приобретаем и иной опыт — худшего свой-
• 15% времени тратится на разговоры по телефону;
ства. Вливаясь в корпоративную жизнь фирмы, мы постепен-
• 20% времени уходит на деловые встречи и переговоры;
но перенимаем привычки и нормы поведения коллег, включая
и многочисленные скрытые способы разбазаривания времени, • 25 % времени отводится на подготовку к этим деловым встре-
передающиеся путем взаимного влияния друг на друга. чам или на обработку их итогов.
Понятно, что мы искренне изумляемся, впервые узнав,
Тот факт, что реальные дела занимают относительно небольшой
что большинство наших коллег работают всего лишь одну треть
процент рабочего дня, зачастую проходит незамеченным —
от того времени, которое проводят на работе — иными слова-
до тех пор, пока не потребуется назвать точные сроки оконча-
ми, за восьми- или девятичасовой рабочий день они выполня-
ния какого-либо проекта. В попытке угодить потенциальному
ют заданий ровно на три часа*. Этот факт, который на первый
клиенту вы, ваш шеф или специалист по продажам обещаете:
взгляд выглядит ударом по честолюбию, вовсе не означает, что вы
«Мы выполним ваш заказ к четвергу». Вы и впрямь в состоя-
недостаточно преданы делу или прилагаете недостаточно усилий.
нии выполнить заказ к четвергу — при условии, что иных дел
Средний рабочий день изобилует препонами, снижающими про-
у вас нет и вы будете по восемь часов в день работать исключи-
изводительность, — в их числе собрания, имейлы, внезапные по-
тельно над заказом данного клиента. Но уж очень это оптимис-
сетители, конфликты среди коллег, технические проблемы и пр.
тичный взгляд на вещи, вот в чем загвоздка. А мы должны быть
Все это, хоть и является частью нашей работы, за которую нам
реалистами — более того, лучше даже немного пессимистами.
платят, возникает стихийно, а потому нарушает рабочий ритм
Нам не известно, какие срочные дела могут возникнуть в пе-
и отодвигает выполнение заранее запланированных дел. Разни-
риод от данной минуты до четверга, однако кое-что известно
ца между объемом работы, который мы считаем выполненным,
наверняка:
и сделанным в реальности просто изумляет.

• Любая задача отнимет больше времени, чем кажется, и го-
Дж. П. Льюис. «Мастерство управления проектами» (Mastering Project
раздо больше, чем вы рассчитывали.
Management), Нью-Йорк, издательство McGraw-Hill, 1998, с. 165.
Умение правильно распорядиться временем аналогично
• Если к вам обращаются с просьбой, содержащей словосоче-
умению справиться с потопом в подвале. Весь фокус в том, что-
тание «всего лишь» (не могли бы вы всего лишь?..). — счи-
тайте, что у вас проблемы. бы научиться пользоваться той миской, которую вы держите
в руках, вместо того чтобы пытаться найти миску побольше.
• Идеальный момент для того, чтобы выполнить задание, ни-
Оптимально использовать время — значит применять верную
когда не наступит.
стратегию, а вовсе не стараться растянуть рабочее время, рабо-
• Сколько бы хорошего вы ни сделали для человека, запом- тать вдвое быстрее или вдвое упорнее. Специалисты, умеющие
нит он единственный ваш просчет (и не преминет сообщить эффективно распоряжаться своим временем, не стремятся каж-
о нем всем). дый миг заполнить плодотворным трудом, как раз напротив.
Они составляют разумный план, где находится место событи-
ям ожидаемым, событиям вероятным и сюрпризам, а в резуль-
ВОДА В МИСКЕ
тате каждая минута используется по назначению и с пользой.
Мы начали главу рассказом о человеке с миской. Давайте под ко- Такие специалисты умеют отделить главное от второстепенного
нец главы вспомним о пресловутой миске еще раз. Миска вме- и в своей работе учитывают интересы коллег. Они понимают
щает определенное количество воды. Наполнив миску до краев, и принимают тот факт, что папка входящих документов никог-
вы можете как угодно долго пытаться добавить еще немножко да не будет пустовать. Свое рабочее место они покидают вов-
воды — ровно столько же воды будет выливаться на пол. В мис- ремя, точно зная, что сегодня сделали немало, а завтра успеют
ку просто-напросто больше не помещается. еще больше.
Теперь допустим, что объем миски символизирует опре- Они понимают значение самообладания: оно прокладыва-
деленное количество времени. Каждый из нас имеет в своем ет путь к влиянию, продуктивности, удовлетворению работой.
распоряжении двадцать четыре часа в сутки, и никому не удаст- Итак, давайте ступим на дорогу к успеху и в качестве первого
ся взять немного времени взаймы из других дней, попросить шага произведем учет.
об авансе или ухватить часок задним числом. Сутки, состоящие
из двадцати четырех часов, приходят и уходят, регулярно и не-
избежно. Продолжительность дня — величина постоянная. Это
основополагающий механизм нашего существования.
Многие из нас начинают свой день с наилучшими намерени-
ями, заранее планируя количество и очередность задач, требу-
ющих выполнения, но одно неотложное дело следует за другим,
и вот уже все планы летят кувырком. Мы нервничаем, жертву-
ем обедом, задерживаемся допоздна на работе — все ради того,
чтобы нагнать упущенное. Мы мечтаем, чтобы в сутках было
больше часов или чтобы время остановилось. Мы отчаянно
ищем лишние часы — нам нужна миска побольше. Беда в том,
что и с желанной, большей миской в руках мы придем к тому же:
будем работать в два раза дольше, вычерпывая в два раза мень-
ше воды.
«ИСКУССТВО ВОЙНЫ»
«Искусство войны» — учебное пособие, составленное бо-
лее 2000 лет назад китайским военачальником Сунь-Цзы,
который утверждал, что победа или поражение в любой
битве предопределены заранее, до начала самой бит-
вы. Будущий полководец-победитель понимает и уважает
своего врага, а также учитывает достоинства и слабые
места обеих сторон благодаря тому, что видит ситуацию
в перспективе: особенности ландшафта, позицию своих
сил и сил противника, все прочие обстоятельства, способ-
ные повлиять на исход сражения.




Время — это ваше поле битвы. Ваши способности и стремле-
ния — это ваше войско, а все окружающие принадлежат лагерю
противника. Произвести учет своих активов и пассивов в рам-
ках времени значит оглянуться на свои прежние действия, оце-
нить их критически, а затем двигаться вперед в соответствии
с четким и вместе с тем гибким планом, который способен вли-
ять на окружающих и может быть реально претворен в жизнь.
Вот тут-то и пригодится управление проектами.
ется каждая тонкость проекта, в том числе вероятные неуда-
КРАТКИЙ КУРС УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ
чи, случайности, предполагаемый объем времени, который
уйдет на завершение каждого этапа, капиталовложения и не-
Управление проектами стало самостоятельным направлением
обходимое оборудование.
научной мысли и предметом исследований в 1950-х гг. Здесь
приобретает особую важность планирование, обмен инфор- • Исполнение. Участники проекта приступают к работе.
мацией, исполнение и оценка. Сначала делается скрупулезный
• Контроль. Работа над проектом уже идет, однако проектный
обзор проекта в перспективе, после чего проект разбивается
менеджер наблюдает за процессом, вносит необходимые из-
на мельчайшие — в разумных пределах — компоненты.
менения и информирует о ходе работ и корректировках всех
Управление проектами позволяет вам представить проект
задействованных в проекте.
от начала до конца и дает возможность заранее учесть непредви-
• Завершение. Проект закрывается, команда расформировы-
денные обстоятельства и вероятные переделки. Таким образом,
вается, подводятся итоги и осуществляются окончательные
вместо традиционного подхода, когда изъяны устраняются в про-
расчеты.
цессе их появления, вы получаете стройную, ясную программу.
Институт управления проектами (www.pmi.org) — извест-
Все выкладки и течение проекта отражаются в проектном пла-
ная и авторитетная организация в этом вопросе — выпускает
не — документе, который определяет задачи и затраты времени
издание, известное как Project Management Body of Knowledge
на каждую из них на всем протяжении работы над проектом.
(«Все об управлении проектами») — РМВОК. Цель данного из-
Документ этот — гибкий, живой, дышащий организм, способ-
дания — помочь проектным менеджерам, в какой бы точке зем-
ный адаптироваться к переменам в проекте, однако ни в коем
ного шара они ни работали, независимо от их опыта, для чего
случае не мешающий проекту двигаться вперед.
обеспечивает их стандартным и логичным планом успешной
Разумеется, ни один менеджер проекта не обладает хрус-
организации проектов.
тальным шаром, чтобы предсказать, как сложится его выполне-
ние, но любой из них может проанализировать прошлый опыт,
проконсультироваться со специалистами и понять, в пределах
разумного, чего ожидать от данного проекта.


Рис. 3.1. Мы выделяем пять этапов типового проекта: начало, планирова-
ние, исполнение, контроль, завершение
СВАДЬБА:
ПРОЕКТ С ТОРТОМ В ФИНАЛЕ
• Начало. На данном этапе проект задумывается и оценивает-
Даже если вы впервые слышите об управлении проекта-
ся: жизнеспособен он или нет; формулируются основные его
ми, но в свое время готовили свадебную церемонию, вы
идеи; в общих чертах рассматриваются ожидаемые результа-
в курсе, что это такое: и жесткие рамки бюджета, и жес-
ты и временные затраты.
ткие рамки времени, и отсутствие опыта, и сильнейшее
• Планирование. Данный этап отнимает существенную часть напряжение. Потому-то специалисты по организации сва-
общего времени проекта — иногда большую часть. Оценива- дебных церемоний и выпускают руководства вроде «Что
ки на результат рискуют забыть что-нибудь важное. Доведе-
делать, если впереди свадьба». Собственно, это курс уп-
ние до логического конца каждой отдельной задачи гаранти-
равления проектами для непосвященных.
рует, что ничего не будет упущено. Доведение до логического
конца каждого рабочего дня гарантирует непрерывный конт-
роль и совершенствование.
Коротко говоря, управление проектами проливает свет на пред-
стоящее дело и старается предугадать все нюансы проекта пре- • Ценность прошлого опыта для предвидения будущего. Нередко
жде, чем вы с ними столкнетесь в работе. Эта система не превра- можно услышать такое оправдание: «Я не могу воспользовать-
щает работу в отдых, однако ее принципы и правила гарантируют ся методикой оптимального использования времени, посколь-
разумное использование сил и средств. Этап планирования ку каждый следующий день отличается от предыдущего». Это
предусматривает высокий уровень предвидения (учет), этап не совсем так. Если бы вы вернулись в прошлое и понаблюда-
контроля обеспечивает ясную информацию и инструкции (вли- ли за характером работы в течение более длительного перио-
яние), а все вместе они складываются в путеводитель, помогаю- да — скажем, за месяц, квартал, год или пять лет, то наверняка
щий удерживать проект на заданном курсе (исполнение). обнаружили бы определенные шаблоны, с помощью которых
вполне возможно предугадывать развитие будущих событий
с гораздо большей степенью вероятности, чем вам казалось.
И КАКОЕ ЭТО ИМЕЕТ ОТНОШЕНИЕ
Подробнее об этом мы поговорим в разделе «Проводим учет».
К УПРАВЛЕНИЮ ВРЕМЕНЕМ?
Да самое прямое! Управление проектами лежит в основе умения
КРИТИЧЕСКИЙ ПУТЬ
правильно распоряжаться временем, поскольку все, чем вы за-
Критический путь — еще один термин из области управления
нимаетесь, в той или иной степени является проектом. Каждый
проектами, имеющий отношение к оптимальному использова-
день — это проект, каждая неделя — проект, и месяц, и любая
нию времени. Критический путь — это кратчайшая временная
работа, и отпуск, и вообще любое событие вашей жизни. Управ-
шкала проекта, т. е. наименьший объем времени, за который
ление проектами преподает вам уроки, крайне важные для оп-
могут быть завершены все этапы проекта.
тимального использования времени. Например:
Наподобие вагонов поезда, эти этапы жестко связаны меж-
ду собой, так что, если одна из задач выполняется с опозданием
• Значимость планирования. Не пожалев времени на то, что-
на день или хотя бы на несколько часов, все последующие тоже
бы создать реалистичный, гибкий план, вы получите ясную
опаздывают, а в итоге и проект выходит за временные или фи-
картину своего рабочего дня, а значит, увидите пути преодо-
нансовые рамки.
ления трудностей (влияние коллег), а также найдете способы
Толковый менеджер проекта предпочитает не зависеть
распределения заданий между подчиненными.
от критического пути, однако осознает, что вычертить эту шка-
• Необходимость контроля. Выкроив в течение дня время
лу необходимо, чтобы в планировании продвигаться от даты
на то, чтобы внести в свой план необходимые уточнения
завершения проекта назад — и прибавить немного времени
и сообщить о них коллегам, вы обеспечиваете четкость своих
на неизбежно возникающие экстренные ситуации. К примеру,
мыслей и действий.
на задачу, которую реально выполнить за два дня, менеджер от-
• Завершение: потрудитесь поставить точку в каждом деле. ведет три дня, с тем чтобы неожиданная помеха, отнявшая даже
Любители перескакивать от одного дела к другому без огляд- целый день, не отодвинула дату завершения проекта.
ПЛОТИНА ГУВЕРА
Плотина Гувера, что на границе штатов Аризона и Невада,
считается одним из самых грандиозных инженерных чудес
XX столетия. Это ярчайший пример успешного управления
проектами. Собственно, именно эта плотина дала толчок
для изобретения множества технических приемов, и се-
годня используемых в проектировании и строительстве, —
от своевременной доставки материалов до усовершенст-
вования защитной каски. Фрэнк Кроу, менеджер проекта
плотины, сдал объект на два года раньше срока, что было
вдвойне впечатляюще с учетом того, что каждый день про-
срочки обошелся бы ему в кругленькую сумму штрафа.
Плотина Гувера замечательна тем, что ни к чему
не крепится! Гигантское сооружение удерживается у стен
каньона давлением воды. Проектировщики отдавали себе
отчет, что плотине требуется некий люфт — чтобы она могла
расширяться и сжиматься в соответствии с климатом этого
района, а также смещаться вследствие деформации земной
коры. В случае неподвижного закрепления саморазруше-
ние было бы неминуемо. А в нынешнем своем виде плотина
КАКОЕ ОТНОШЕНИЕ КРИТИЧЕСКИЙ ПУТЬ ИМЕЕТ является идеальным примером того, что в гибкости — сила.
К УПРАВЛЕНИЮ ВРЕМЕНЕМ?

Масса людей ежедневно следуют критическим путем. Деловые
встречи идут одна за другой, проекты и сверхсрочные дела за- ПРОВОДИМ УЧЕТ
полняют рабочий график так плотно, что о перерыве на обед
не может быть и речи. Многие объясняют свое неумение правильно распоряжаться вре-
В стремлении все успеть человек цепляет одно дело за дру- менем тем, что неизвестное трудно планировать. «Я ведь не знаю,
гим, словно вагоны нескончаемого товарного состава, а в итоге что сегодня произойдет, — говорит такой человек. — Ну распла-
неотвратимо выбивается из графика. нирую я весь день по минутам, а что толку? Обязательно случит-
Благодаря этой книге ситуация кардинально изменится! ся что-то непредвиденное, и мои планы вылетят в трубу».
Проведя наш тактический учет, мы воспользуемся его резуль- Если уж на то пошло, мы многое можем предпринять, чтобы
татами для создания нового типа ежедневного плана проекта предсказать будущее и как-то повлиять на него, и уж, конечно,
под названием «I-образный распорядок дня». И с этого мо- мы можем отслеживать сроки, чтобы вовремя сделать именно
мента вы как толковый и знающий менеджер проекта сможете то, что нам необходимо.
точно определять критический путь, чтобы научиться от него А начинать нужно с проведения учета, для чего давайте-ка
уходить. заглянем в ваш любимый ресторан.
Откуда шеф-повар ресторана знает, сколько килограм- • личное обслуживание клиентов;
мов говядины закупать на неделю? А рыбы? Или клубники?
• презентации.
Помогают опыт и наблюдения за посетителями, и шеф-повар
с точностью до 90% может предсказать, что самый большой Ваше право составить свой список предсказуемых задач; суть
наплыв клиентов ожидается в пятницу днем и в воскресенье в том, что независимо от особенностей вашей работы это долж-
вечером, а в среду будут чаще заказывать рыбные блюда. Соот- ны быть те события, которые непременно произойдут в течение
ветственно он и производит закупку продуктов (учет), а затем рабочего дня, те, из которых, собственно, и складывается работа.
составляет удачное меню, чем влияет на выбор посетителей. Стоит, однако, рассмотреть их более внимательно, прежде
Экономика ресторанного бизнеса не допускает перевода про- чем перейти к следующей категории — ожидаемых событий.
дуктов, следовательно, успешное будущее зависит от уроков Что вам известно о ваших предсказуемых задачах? Пред-
прошлого. ставьте, что кто-нибудь спросил у вас: «На скольких деловых
Если вы устроились на свою нынешнюю работу не ка- встречах вы присутствуете каждый день? Сколько раз звоните
ких-нибудь пять дней назад, то и вы прекрасно представляете, по телефону и сколько раз отвечаете на звонки? Сколько элект-
с чем столкнетесь в течение дня. Ваши задачи можно разделить ронных писем получаете?» Вероятно,' в ответ вы пожали бы
на две категории: предсказуемые и те, которые я называю «ожи- плечами: «Случается по-разному». А если бы человек настаи-
даемые»: в первую категорию входит все то, что произойдет на- вал — каков был бы ваш ответ? Два совещания в день? Четыре?
верняка, а во вторую — то, что может произойти. Цель учета — Шесть? А как насчет телефонных звонков — их в среднем бы-
обеспечить достаточное количество времени на выполнение вает 20 или 200? Сколько в среднем длится совещание? Сколь-
задач обеих категорий. ко в среднем времени вы тратите на один звонок? А на один
Давайте уточним: к предсказуемым задачам относятся те, имейл? Возможно, понедельники по количеству дел отличаются
с которыми вы сталкиваетесь ежедневно. Например: от пятниц, и уж, конечно, один телефонный звонок отличается
от другого. Но в данном случае для нас важно иное: что все эти
• регулярные совещания; дела заполняют наши дни. Мы точно знаем, что все эти собы-
тия произойдут — и все же они происходят бесконтрольно. А
• подготовка магазина, отдела, офиса к началу рабочего дня;
вот отсутствия контроля мы и желаем избежать, так как именно
• телефонные звонки;
в «бесконтрольной зоне» время утекает у нас между пальцев.
• электронная почта;
• деловое общение и болтовня с коллегами;
• собственно работа;
УТРАТИЛ КОНТРОЛЬ! КАТАСТРОФА!
• руководство.
Согласитесь, с вами такое не раз бывало: вас представ-
ляют человеку, вы с ним знакомитесь — и уже через пять
Вы можете добавить и другие пункты с учетом особенностей ва- минут не можете вспомнить его имя. Вас захватили врас-
шей работы. Например: плох, вы потеряли контроль, попали в «бесконтрольную
зону». А все потому, что процедура знакомства требует
• поездки к клиенту; столько движений — рукопожатие, улыбка, соответствую-
щая поза и т. д., что на них уходит все наше внимание, • два телефонных разговора в день часто длятся дольше ос-
и дополнительная информация (имя нового знакомого) тальных — до пятнадцати минут;
скользит по поверхности нашей памяти, словно камешек
• общая продолжительность всех телефонных разговоров со-
по озерной глади. Словом, вы потеряли контроль.
ставляет полтора часа;
Решение проблемы в том, чтобы изменить подход.
• вы пишете и читаете двадцать имейлов;
Предупредите нежелательную реакцию. Подавая руку
для знакомства, напомните себе, что сейчас необходимо • на каждый имейл уходит примерно пять минут;
включить память. Ваши действия пусть остаются прежни-
• на всю электронную почту уходит сто минут;
ми, не нужно усиленно сжимать и трясти ладонь нового
знакомого. Вы всего лишь подготовите платформу для сле- • вы приняли участие в двух деловых встречах;
дующих двух-трех секунд общения.
• официальная встреча длилась примерно шестьдесят минут;
Услышав имя человека, мысленно повторите его и вос-
• неформальная встреча длилась примерно пятнадцать минут;
пользуйтесь ассоциативной памятью, привязав это имя
к образной картинке. Может, ваш новый знакомый на- • общая продолжительностью встреч составила один час с чет-
поминает кинозвезду? Или одноклассника? Собеседнику вертью.
о ваших ассоциациях знать, конечно, ни к чему; они оста-
нутся при вас, но помогут сохранить в памяти новое имя.



Соль урока не в самом трюке с ассоциативной памятью, а в том,
чтобы не забыть им вовремя воспользоваться. В этом случае вы
обретаете контроль, а ведь это именно то, чего мы добиваемся.
Если сегодня на основе прошлого опыта вы оцените, сколь-
ко времени в день у вас отнимают предсказуемые события,
то сможете достаточно точно назвать количество часов, которое
следует отводить на них ежедневно в будущем. Вам ведь точно
известно, что без звонков, имейлов и деловых встреч в следую-
щий понедельник не обойтись, так почему бы заранее не отвес-
ти для них время? Высчитывать вплоть до минут вам ни к чему,
стоит отнестись к этому, как к расчету семейного бюджета: пре-
жде чем позволить себе покупки, необходимо оценить свои до-
ходы. Итак, допустим, что в данный конкретный день:

• вы звоните сами и отвечаете на десять телефонных звонков;
• один телефонный разговор отнял в среднем шесть минут;
Допустим также, что ваш рабочий день длится девять часов, из головного офиса внезапно нагрянула администрация. По-
с 8.00 до 17.00. Что ж, в таком случае четыре с половиной часа добные события случались и раньше и при всей их нежелатель-
придется отвести на электронку, звонки и встречи. ности, скорее всего, будут происходить и впредь. Вы не в силах
«Да, но я ведь не могу с уверенностью сказать, — возразите предугадать, когда они произойдут, но по опыту знаете, что ког-
вы, — что потрачу на телефонные разговоры ровно столько ми- да-нибудь все же произойдут, что в терминах оптимизации вре-
нут, сколько запланировано. У меня масса дел, никакой законо- мени означает разумную оценку и прием планирования.
мерности и быть не может!» Важно помнить вот что: определяя и планируя предсказу-
На что я отвечу: «А вы вспомните, как прошел вчерашний емые события рабочего дня (о которых мы уже поговорили),
день, позавчерашний и т. д.?» Скорее всего, вы согласитесь, как и события ожидаемые, вы вовсе не взваливаете лишнюю на-
что определенная закономерность все же существует. Увидеть грузку на свои плечи. Напротив, вы реально смотрите на вещи
эту закономерность со всей ясностью мешает тот факт, что пред- и производите сортировку многочисленных задач рабочего дня,
сказуемые события происходят в течение дня хаотично. Опре- которые обычно так спутанны, что выглядят одним сплошным
делив обе категории событий, предсказуемых и ожидаемых, вы клубком. Вместо того чтобы реагировать на них по мере их по-
приступаете к следующей задаче — организовать их в более явления, вы заранее отводите время для каждой задачи, в ре-
удобной для вас последовательности, а главным вашим орудием зультате чего они становятся частью вашего плана. Это и зна-
станет сила влияния. чит — держать все под контролем.

Ожидаемые события
Всегда ожидайте неожиданного. Задачи данной категории явля-
ются как гром среди ясного неба и сводят на нет все ваши четкие
планы. Большинство людей называют их кризисом, и именно
из-за таких событий не работают все прочие системы управле-
ния временем. Легко планировать то, к чему вы готовы, а как на-
счет того, что предвидеть невозможно? Моя точка зрения тако-
ва: если событие время от времени происходит и вполне может
произойти снова — к нему следует относиться не как к кризису,
а как к ожидаемому событию. Это важно, поскольку событие
ожидаемое, пусть даже нежеланное, можно учесть в плане ра-
бочего дня, а вот событие, которого мы опасаемся, но надеемся,
что оно не произойдет, остается за рамками плана. О нем просто
забывают, пока не столкнутся лоб в лоб, т. е. когда уже поздно.
Примером того, что другие называют кризисом, а я назы-
ваю ожидаемыми событиями, может послужить следующее:
от вашего шефа неожиданно свалилось новое задание; коллега
не вышел на работу по причине болезни; недовольный клиент
предъявил претензии, покупатель вернул бракованный товар;
СИЛА РЕЗЕРВА

Припомните, сколько раз, отправляясь куда-нибудь — в со-
седний супермаркет, к примеру, или в центр города, вы теряли
массу времени, объезжая квартал за кварталом в поисках места
для парковки?
Эти поиски пусть ненадолго, но задерживали вас, однако
о месте для парковки мы, как правило, не думаем во время пути.
Разве не замечательно было бы получить в собственное распо-
ряжение постоянные места для парковки везде, куда мы обычно
ездим? Приехал, мигом поставил машину — и занимайся дела-
ми, вместо того чтобы зря тратить время.
Считайте, вы как раз и обеспечиваете себе такое постоянное
место, когда производите учет предсказуемых и ожидаемых задач
вашего трудового дня и вносите их в план в качестве резервных
событий. Большинство из нас отмечают в плане лишь события
единичные, как, например, совещание особой важности или по- Рис. 3.6. Данный список дел не означает, что с коллегой вы можете встре-
титься только в промежутке между 1 5.30 и 1 7.00. Задачи можно сдвигать
сещение дантиста, — отсюда и наши сложности.
и перемещать, как вам удобно (подробнее об этом — в следующем разделе
Предположим, вам звонит коллега: «Нужно встретиться «От целого к части»). Однако и вам, и коллеге понятно, сколько реально
во вторник. Как у тебя со временем?» (Хуже того, он может уточ- времени вы можете потратить на совещание
нить ваш график у вас на сайте и внести туда встречу, не согла-
совывая с вами.) Вполне вероятно, что в повестке вторника у вас ОТ ЦЕЛОГО К ЧАСТИ
фигурируют лишь события крайней важности и день выглядит
Понятно, что предсказуемые и ожидаемые события не сложат-
обманчиво свободным.
ся в одно аккуратное целое вашего рабочего дня. Цель учета
Однако если бы вы заранее учли предсказуемые и ожидае-
дневных задач и определения их в резерв в том, чтобы отвести
мые события в качестве резервных, список ваших дел на втор-
достаточное количество минут и часов на те события, которые
ник был бы гораздо полнее. Резервные события не отнимают
в течение дня произойдут с наибольшей степенью вероятности.
100% рабочего времени, как видно из рисунка 4.6. Найдется
Считайте, что вы резервируете себе место для удобной и быст-
время и на встречу с коллегой. Резерв, однако, гарантирует,
рой парковки. В течение рабочего дня события будут проис-
что вы по большей части готовы к работе даже в те дни, которые
ходить в том или ином порядке, но вы по крайней мере будете
еще не распланировали.
к ним готовы.
Если для планирования рабочего дня вы пользуетесь таки-
ми программами, как Microsoft Outlook или ACT!, то легко вста- В главе 4 вы научитесь с помощью I-образного распорядка
вите резервные события в график каждого дня. Но даже если дня вычленять эти заранее отведенные минуты и часы в функ-
вы пользуетесь обычным ежедневником, несложно пометить циональные блоки времени, а в следующих главах узнаете,
резерв обычным карандашом. как заставить коллег и клиентов играть по вашим правилам.
• учесть предсказуемые и ожидаемые задачи;
ДЕЛА ЕЖЕГОДНЫЕ
• составить реалистичный проектный план;
Учет полезен не только в отношении ежедневных задач; он так-
• создать основу для успешной работы;
же поможет вам определить типичные события, из которых со-
стоит ваш год, чтобы ни одно из них больше не захватило вас • создать механизм для общения и влияния на окружающих;
врасплох. Многим, к примеру, может подойти настенный пла- • установить традицию непрерывного совершенствования —
кат, содержащий следующее:
и при этом у вас еще останутся время и силы на то, чтобы прос-
• периоды наивысшей деловой активности; то жить.
• периоды спада деловой активности;
• государственные праздники;
• отпуска сотрудников;
• период весеннего спада;
• рождественские праздники;
• все прочие долгосрочные события, меняющие планы.


ПРЕИМУЩЕСТВА ПЛАНИРОВАНИЯ
Вернувшись к пяти этапам управления проектами, о которых
шла речь в начале главы, вы заметите, что этап планирования
выглядит самым долгим. На сколько бы ни был рассчитан сам
проект, планированию приходится отводить много времени,
что обычно людей и пугает.
Но суть в том, что планирование является частью проекта,
а не подготовкой к его началу и менеджер проекта это всегда
понимает. Есть такое высказывание: «Провалил планирова-
ние — значит, спланировал провал», но мне больше нравятся
слова Авраама Линкольна: «Если на то, чтобы срубить дерево,
мне дадут шесть часов, четыре из них я потрачу на заточку топо-
ра». Прежде чем начинать дело, нужно подготовиться.
Заранее планируя свой день, вы сможете:

• определить критический путь, чтобы не оказаться привязан-
ным к нему;
ГЛАВА 4
I-ОБРАЗНЫЙ РАСПОРЯДОК ДНЯ:
ПРИМЕНЯЕМ УЧЕТ К СТРУКТУРЕ

При I-образном распорядке дня используются основные идеи
учета и управления проектами, с тем чтобы вы могли выпол-
нять задачи в оптимальном порядке, а также применять меха-
низм влияния (преодоление трудностей, обмен информацией,
защита своих интересов).
В данной главе разъясняются принципы I-образного рас-
порядка дня и показывается, как построить упреждающее гиб-
кое расписание. В главе 6 определяются элементы, которые вы
можете добавить к I-образному распорядку своего дня, чтобы
провести время с максимальной отдачей.


КАК РАБОТАЕТ I-ОБРАЗНЫЙ РАСПОРЯДОК ДНЯ
I-образный распорядок дня состоит из 15-минутного утреннего
планирования, контрольного этапа (собственно вашего рабоче-
го дня) и завершающего обзора (рис. 4.1). Представленный гра-
фически, I-образный распорядок дня напоминает двутавровую
балку, отсюда и его название . Верхушка I-образного распоряд-
ка дня, называемая планированием, — это время создания реа-
листичного и практичного плана предстоящего рабочего дня.

I-Beam Agenda (англ.) — I-образный распорядок дня; I-Beam — двутав-
ровая балка. — Прим. ред.
Такое планирование отличается от знакомых всем дейст-
вий: придя на работу, проглядеть ежедневник или мысленно
пробежаться по намеченным на день делам, сидя за рулем ав-
томобиля, по дороге в офис. Люди, привыкшие так начинать
рабочий день, к 11 часам утра теряют контроль и выбиваются РАСКАДРОВКА
из графика. Первый пятнадцатиминутный этап I-образного Частью крайне трудоемкого процесса создания кино-
распорядка дня — это упражнение в упреждающем планиро- фильма является так называется раскадровка. Команда
вании. талантливых художников создает иллюстрированный
Середина I-образного распорядка дня, представленная сценарий фильма. Работа эта остается скрытой от зри-
тельских глаз, но она помогает всей команде создателей
пунктирной линией, — это сердцевина вашего рабочего дня,
картины четко представить себе ленту от начала до кон-
т. е. время, когда вы проводите совещания, исполняете свою ра-
ца, а следовательно, осознать подстерегающие пробле-
боту, обедаете и т. д.
мы и подготовиться к их решению. Все участники созда-
Эта линия символизирует контрольный этап управления
ния фильма хотят быть уверены, что знают о проекте
проектами: мы отмечаем перемены в течение рабочего дня
(и о своей работе в проекте) практически все. Они осоз-
и как толковый менеджер проекта, держа руку на пульсе, соот-
нают, как важно еще до начала битвы убедиться, что все
ветственно меняем план, чтобы все задействованные в проекте,
под контролем, даже если для этого и придется потратить
включая и нас, сохраняли заданный ритм.
некоторое время.
Подножие I-образного распорядка дня, так называемый об-
зор, предполагает завершение, а именно: 1) подведение итогов
всех задач дня и 2) непрерывное совершенствование. Давайте
разберемся поподробнее.
Пятнадцатиминутное утреннее планирование — это начало ва-
шей битвы. В это время вы делаете следующее:

• знакомитесь с новыми имейлами и сообщениями голосовой
почты, планируете ответы на них;
• записываете свое приветствие голосовой почты на данный
день — это ваша первая защита от помех в работе, которая
однако призвана удовлетворять наиболее типичные запросы
клиентов;
• распределяете предсказуемые и ожидаемые события в соот-
ветствии с прочими задачами дня;
• заранее известным задачам и наиважнейшей задаче дня отво-
дите «краеугольное время» («краеугольное время» — самый
спокойный отрезок дня, когда выполняется основная работа;
подробнее об этом — в главе 6);
ное — в случае появления неожиданных проблем от него легко
• перепоручаете коллегам те дела, которые можно им дове-
отступают. Внешние события постоянно влияют на рабочий
рить;
план, память перегружается, и если вы храните свой план имен-
• вносите необходимые изменения в дневное расписание —
но в памяти, то с каждой новой задачей теряете способность
на экране или на бумаге;
четко мыслить и тем более различать главное и второстепенное.
• обдумываете предстоящие в течение дня поездки и проводи- Если же все пункты вашего дневного плана обрели материаль-
те их подготовку; ную форму в распорядке дня, память ваша не перегружена и вы
легко справляетесь с любыми неожиданностями.
• планируете адекватное общение (совещания) с начальством;
• мысленно просматриваете все задачи дня в перспективе,
Так чем же заняться во время планирования?
с тем чтобы не тратить время на ненужную или несвоевре-
менную деятельность.
Первое: отведите время для самого планирования. Преврати-
те его в стандартную, регулярную процедуру каждого рабо-
Вспомните, что с нами произошло за период, прошедший с Меж-
чего утра. Дайте понять всем коллегам, что ваш день реально
дународной ярмарки 1939 года. Темп жизни и скорость информа-
начинается на четверть часа позже. Пусть вы уже появились
ционного потока невероятно возросли, вынуждая нас постоянно
в офисе (или устроились за письменным столом, если работаете
поднимать планку наших ожиданий, что в свою очередь рождает
дома) — рабочий день начинается не раньше, чем вы проведете
реактивный характер наших действий: мы отвечаем на внешние
планирование и обновление своего графика. Для людей совер-
раздражители, вместо того чтобы их контролировать. В этом
шенно естественно считать вас доступным для общения и рабо-
смысле можно даже сказать, что мы принадлежим нашему распо-
ты, как только вы появляетесь в поле их зрения — даже если вы
рядку дня, а не наоборот. Предлагаемое I-образным распорядком
и отдышаться не успели. И тем не менее вы должны отвести вре-
дня планирование как раз и ставит целью этого избежать. Его ме-
мя не только на то, чтобы снять пальто и выпить чашку кофе,
тоды гарантируют нам выгоду от предупреждающего планирова-
но и на свое I-образное планирование. Эти 10—15 минут попа-
ния, тем самым снимая с нас бремя реактивных поступков.
дают под запрет для любой иной деятельности. Пусть вам вновь
I-образное планирование, кроме того, представляет события
послужит примером все тот же шеф-повар: прежде чем открыть
в реальном свете, поскольку туманные идеи, как известно, — сла-
ресторан для посетителей, ему многое нужно сделать.
бые козыри. Полагаясь на список дел, который существует ис-
Само собой, поначалу вы столкнетесь с трудностями, ведь
ключительно у вас в голове, вы, возможно, и находитесь в курсе
люди привыкли бросаться к вам с вопросами и разговорами в ми-

стр. 1
(всего 5)

СОДЕРЖАНИЕ

>>