<<

стр. 3
(всего 5)

СОДЕРЖАНИЕ

>>

нение в целесообразности совещания не так-то просто, зато
• Предварительное извещение участников — это демонстра-
Пример повестки динамичного и продуктивного совещания:
ция вашей руководящей роли. Грамотно и своевременно
ПОВЕСТКА ДНЯ составленная повестка задает тон для организованного, ре-
зультативного совещания.
Вторник, 10.00-10.55
10.00 Призыв к порядку, представление ведущих совеща- • Это также демонстрация вашего уважения ко времени участ-
ния, объявления ников, которая обеспечит их активность.
10.05 Обсуждение пункта 1 (пятнадцать минут)
10.20 Обсуждение пункта 2 (пятнадцать минут)
ВЕДУЩИЕ
10.35 Обсуждение пункта 3 (пятнадцать минут)
10.50 Подведение итогов
Ведущие совещания — те люди, чье присутствие будет способст-
10.55 Завершение
вовать его успешному течению: председатель, ответственный за
регламент и секретарь.
Призыв к порядку — стандартная процедура начала совещания.
Председатель обязан не только определить темы совещания,
Судьи и ведущие аукционов не зря держат под рукой молоток:
но и способы их обсуждения. Как поступать с вопросами — раз-
его звук внятен, узнаваем и обладает большим влиянием на лю-
решить задавать их по ходу совещания или отвести для них вре-
дей. Последнее вовсе не значит давить своей властью, это зна-
мя в конце? Позволительна ли дискуссия? Какова цель совеща-
чит направить энергию и внимание аудитории в нужное рус-
ния: обменяться идеями или донести готовую информацию? Все
ло, продемонстрировав уважительное отношение ко времени
это председатель должен заранее решить, изложить письменно,
присутствующих.
в повестке, а затем устно при открытии совещания.
Имена ведущих следует обозначить письменно в повестке
Ответственный за регламент следит за его соблюдением, по-
дня, а также устно в начале совещания. Их роли и обязаннос-
казывает выступающему, сколько времени осталось до конца вы-
ти (речь о которых чуть ниже) должны быть четко донесены
ступления, и при необходимости прерывает докладчика. Ответс-
до каждого участника совещания.
твенный за регламент отвечает за продолжительность совещания,
По возможности копии повестки дня нужно раздать за двад-
действуя как нейтральное лицо, что очень удобно в ситуациях,
цать четыре часа до начала совещания. Тем самым вы получаете
когда оратор уходит от темы или превышает лимит времени.
несколько выгод:
Секретарь ведет протокол совещания. Вносить в протокол
• Сотрудники будут готовы к обсуждению пунктов повестки; все дословно ни к чему, однако записи должны включать следу-
им не придется вникать в их суть по ходу совещания. ющее:
• Повестка дня — это контракт или комплекс правил, опре-
• ключевые вопросы, которые были рассмотрены;
деляющих все вопросы, которые будут рассматриваться
• кем они были рассмотрены;
на совещании и, что еще более важно, которые не будут рас-
сматриваться. Повестку дня раздают не для того, чтобы участ- • что следует предпринять в связи с рассмотренными вопроса-
ники ее одобрили или изменили. Она служит исключительно ми и кому поручить.
как извещение о тематике и предупреждение участникам,
Записи в протоколе должны освещать эти три момента для каж-
чтобы они подготовились.
дого пункта повестки дня, и если секретарю хоть что-то не ясно,
Итак, ровно в назначенное время председательствующий
он имеет право уточнить все, что нужно, до конца совещания.
объявляет о начале совещания, а затем:
Если секретарю удобнее использовать ноутбук или наладонный
компьютер, то протокол можно оформить и раздать сразу по за-
• представляет участникам ответственного за регламент и сек-
вершении совещания. Готовый протокол должен содержать так-
ретаря;
же следующую информацию: имя, номер телефона (и/или до-
• сообщает о том, когда будет сделан перерыв;
бавочный номер) и электронный адрес как председателя, так
и секретаря совещания — на случай, если у участников возник- • сообщает о том, когда подадут напитки и закуски;
нет необходимость уточнить какие-то моменты.
• просит всех собравшихся отключить мобильные телефоны.

ХОД СОВЕЩАНИЯ
Начинайте минута в минуту. Пунктуальность — это знак ува-
жения к людям и их рабочему графику, а также проявление ав- «ПРОВОЗГЛАШАЮЩИЕ ТОСТЫ»
торитета председателя. Не забудьте назвать время, тем самым Хотите больше узнать об ораторском искусстве, научить-
ся выступать на собраниях и вести их? Посетите местный
подтвердив готовность не выходить за оговоренные временные
филиал организации «Провозглашающие тосты». Ос-
рамки. Начиная совещание точно в срок, вы создаете позитив-
нованная в 1924 году, эта организация предоставляет
ный настрой и добавляете веса своему обязательству закончить
помощь в обучении и развитии ораторского мастерст-
тоже вовремя. Если среди участников есть гости, такая пункту-
ва. Адрес ближайшего филиала вы найдете на сайте
альность создаст благоприятное впечатление о вашей фирме.
www.toastmakers.org
Дожидаться кого-то из вежливости не так выгодно, как начать
строго в установленное время.
Если опаздывает президент фирмы (или еще кто-нибудь
из руководства), причина наверняка уважительная, однако это
Обсуждайте только пункты повестки дня. В ходе совеща-
все же не основание для того, чтобы оттягивать начало. В случае
ния председатель должен придерживаться запланированной
если опаздывающий должен произнести приветственную речь,
повестки дня и времени, отведенного на каждый ее пункт.
время до его появления стоит использовать на обсуждение ка-
Исключение возможно, лишь если тема конкретного пункта
кого-либо из пунктов повестки дня. В конце концов от вас за-
оказалась настолько злободневной, что свернуть ее обсужде-
висит, организует ли группа собравшихся в одном зале людей
ние было бы невыгодно. В этом случае, конечно, стоит продол-
продуктивное общение либо пустится в ненужные разглаголь-
жить разговор — вплоть до пятидесятой минуты совещания.
ствования. Если опаздывающее начальство не входит в число
(Не забывайте о принципе Парето: из правила всегда возмож-
докладчиков и его отсутствие не отразится на ходе встречи,
ны исключения.) Однако прежде чем продолжить, необходимо
то проще всего объявить о начале и ничего не менять в распо-
сообщить о своем решении отступить от повестки дня. Сле-
рядке. Вспомните еще раз, сколько стоит в долларах время всех
дите за соблюдением регламента, и если выступающий уходит
людей, собравшихся в конференц-зале и ожидающих начала
от темы или превышает лимит времени, остановите его дип-
совещания. А опоздавшего шефа можно ввести в курс событий
ломатично, но твердо. Напомним еще раз: придерживаться
в любое удобное для него время.
• поблагодарить всех за участие;
сроков и тематики совещания — значит выказывать уважение
к присутствующим. • напомнить включить мобильники;
Обсуждайте каждый вопрос отдельно. Помимо пунктов
• завершить совещание на мажорной ноте;
повестки и прочих вопросов, которые будут отмечены в про-
• четко объявить о конце совещания, вместо того чтобы прос-
токоле, совещание неизбежно коснется еще каких-то моментов,
то позволить коллегам разойтись по своим местам.
не имеющих прямого отношения к повестке, но все равно важ-
ных. Вынести за скобки — один из способов уделить данным
Протокол должен быть оформлен и распечатан не позднее
моментам то внимание, которого они заслуживают, не упуская,
чем через двадцать четыре часа после совещания — следова-
однако, контроля над ходом совещания. Некоторые менеджеры
тельно, секретарю следует запланировать время для этого в сво-
заранее планируют несколько дополнительных минут в конце
ем графике. Это часть финального этапа управления проектами
совещания именно для обсуждения подобных моментов. Дру-
(см. главу 3).
гие откладывают обсуждение до следующего совещания. Ка-
Приглашайте нужных людей и отпускайте по мере необхо-
кой бы вариант вы ни выбрали — если хотите достичь целей
димости. Разумеется, приглашать на совещания имеет смысл
совещания, не позволяйте этим внеочередным вопросам выйти
только тех, кто действительно нужен, однако чаще всего среди
из-под контроля.
участников оказываются и лишние. Возможно, причина кроет-
По завершении обсуждения всех запланированных пунк-
ся в традиции приглашать весь коллектив, а возможно — в опа-
тов повестки до присутствующих следует донести методы кон-
сении оскорбить тех, кто не попал в список приглашенных. Тща-
троля за их исполнением. Нежелание участников совещания
тельный отбор участников — ни в коем случае не проявление
признать, что дальнейшие действия им не совсем ясны, — это
своеволия и не упражнение в дипломатии. Напротив, пригла-
классический источник непонимания и проволочек. Посчитать,
шая только тех, чье присутствие необходимо, вы оказываете
что всем все понятно, — недостаточно. Председательствующий
любезность всем, демонстрируя уважение как к приглашенным,
обязан убедиться, что каждый из участников покидает конфе-
так и к тем, чье время вы в этот раз не отнимаете.
ренц-зал, точно зная, что ему делать дальше. Секретарь также
Отсюда вытекает и вопрос: к чему задерживать участников,
должен уяснить следующие шаги, поскольку он вносит их в про-
вопросы которых уже решены? Присутствующим наверняка
токол. Желательно, чтобы до конца совещания секретарь огла-
есть чем заняться за пределами конференц-зала, а значит, лучше
сил дальнейшие действия вслух — этим вы введете в курс всех
их отпускать, как только будет обсужден пункт повестки, имею-
присутствующих.
щий к ним прямое отношение. В совещаниях важна продуктив-
Заканчивайте точно в срок. Будет замечательно, если вы
ность, а не время, которое потратили его участники. Кроме того,
сможете завершить совещание несколькими минутами раньше
это поможет оставшимся сконцентрировать внимание на следу-
срока; но уж ни в коем случае не позволительно задерживать
ющем пункте. Не забудьте только обеспечить протоколами всех,
участников дольше, чем было обещано. Заканчивая вовремя, вы
включая и ушедших до конца совещания.
исполняете условия контракта, который распространили в фор-
Позвольте людям перевести дух. Бывает, что для достиже-
ме повестки дня и который позволил участникам спланировать
ния наибольшей результативности нужно просто снять напря-
свой день, исходя из уверенности, что совещание завершится,
жение хотя бы шуткой. На первый взгляд анекдот — не самая
как и было обещано, ровно в 10.55. А представьте, какое это об-
нужная или желательная вещь на серьезном мероприятии, одна-
легчение для тех присутствующих, которые уже отсидели свое
ко помните, что иногда при работе с людьми эмоциональная раз-
на бесконечных совещаниях! В ваши обязанности входит:
рядка — единственный способ решить вопросы, которые в про- мебель пришла в полную негодность, другие же используют
тивном случае застопорили бы ход всего собрания или проекта. помещения с роскошными креслами и оборудованием, способ-
Подозревая, что необходимость в разрядке возникнет, лучше ным привести в восторг Джеймса Бонда. А что имеется в вашем
заранее запланировать на нее время. распоряжении? Что вы можете обеспечить? С учетом того, на-
сколько важен для человека комфорт, любая мелочь, которая
обеспечит удобство участников, поработает на общее дело: со-
НЕСКОЛЬКО СОВЕЩАНИЙ ПОДРЯД:
вещание пройдет быстрее и эффективнее. При планировании
КАК СПРАВИТЬСЯ
совещания удобство комнаты должно учитываться наравне
Если от вас хоть что-нибудь зависит, избегайте совещаний, сле- с удобством времени для его участников.
дующих одно за другим. Планируйте время на то, чтобы отды- Первое и самое важное: перерывы. Мы собрались, чтобы по-
шаться, собраться с мыслями, обдумать решения предыдущего говорить, обменяться идеями и выработать решения, а значит,
совещания и подготовиться к следующему. обязательно в распорядке должны значиться перерывы! Если
Учтите, что отдышаться — значит в буквальном смысле от- ограничиться пятьюдесятью пятью минутами, как описано
дышаться, а не хвататься за телефон или мчаться к себе в ка- выше, не удастся, если совещание продлится девяносто и более
бинет (где вы наверняка окунетесь в текущие дела, вместо того минут, то перерыв в его распорядке обязателен. Людям необхо-
чтобы сосредоточиться на предстоящем совещании). димо отдыхать.
Ваше тело, мозг и душа должны быть максимально свежи Перерывы вовсе не затягивают совещания. В конечном сче-
и бодры, а для этого нужно дать себе время, чтобы переключить- те они делают их короче и продуктивнее, борясь с заторможен-
ся с одной деятельности на другую, не утратив энергию и спо- ностью и рассеянностью — последствиями плохого кровообра-
собность противостоять дневной нагрузке. Даже если в данный щения. Перерывы позволяют участникам совещания отдохнуть,
момент время совещаний от вас и не зависит, помните: чтобы зарядиться энергией, сосредоточиться и быстрее прийти к нуж-
изменить привычки человека или группы людей, нужна не одна ным решениям.
неделя. С течением времени вы сможете влиять на сроки, орга- И дело не только в том, что мозгу необходим кислород, —
низацию и ход совещаний, в которых принимаете участие. мозг работает продуктивнее (как уже говорилось ранее), когда
Если уж участие в нескольких совещаниях подряд неизбеж- видна финишная прямая. Если в начале совещания вы известите
но, справьтесь у обоих председательствующих, можно ли вам участников о времени перерыва, они смогут соответствующим
уйти с первого совещания пораньше и прийти на второе попоз- образом рассчитать свои силы. Вы увеличите шансы на успех
же — скажем, к началу обсуждения второго пункта. Гибкость, совещания, пообещав людям отдых (как правило, каждый час).
как мы уже видели, — это сила, а шансы нам предоставляет об- Освещение. При возможности выбирайте комнату с естест-
щение. венным освещением. Альтернативой могут быть лампы нака-
ливания, но только не флуоресцентные лампы. Если помещение
освещается лампами обоих видов — выключите флуоресцен-
БЛАГОПРИЯТНАЯ ОБСТАНОВКА
тные. От ламп накаливания глаза меньше устают, и вы обес-
От помещения, где происходит встреча, во многом зависит ее печите большую работоспособность людей без сонливости
успех. Рабочая обстановка сильно влияет на физическое и ду- (от полумрака), усталости глаз или головной боли (от мерцания
шевное здоровье и продуктивность участников совещания. Не- флуоресцентных ламп). Кроме того, если часть комнаты ис-
которые менеджеры собирают коллег в кабинетах, где офисная пользуется для презентации, проверьте наличие автономного
освещения, чтобы экран и ведущий презентации были хорошо Шум. Как известно, шум отвлекает. Вы собираете людей
освещены. Выключатели этих ламп должны быть маркирова- для общения и обучения, а слишком явственный шум может
ны, чтобы работать с ними могли не только вы, но и человек, помешать вам добиться своих целей. Жужжание и гул конди-
на которого вы возложите эту обязанность. Не упускайте шанс ционеров, компьютеров, называемые белым шумом, влияют
использовать для совещания комнату с окном. Организму чело- на слух и внимание присутствующих. Оценивая достоинства
века необходимо естественное освещение, и даже когда жалю- и недостатки помещения, остановитесь и прислушайтесь к бе-
зи опускают для проведения презентации, ощущение близости лому шуму. Проверьте уровень звука включенного вентилятора.
естественного света добавляет присутствующим энергии и вы- Проверьте отвлекающий фактор при автоматическом включе-
носливости. При любой возможности поднимайте жалюзи, что- нии и отключении кондиционера. Не будут ли эти звуки отры-
бы впустить в помещение солнечные лучи. вать участников от работы? Если соседнее помещение отделено
Циркуляция воздуха. Прохладная атмосфера помогает лю- от вашего подвижной перегородкой, а у оратора зычный голос
дям оставаться в тонусе. Недостаток свежего воздуха в помеще- или ваши соседи будут аплодировать или смеяться — это не са-
нии грозит потерей работоспособности, если собрание длится мым лучшим образом отразится на вашем совещании, тем более
более двадцати минут. А значит, выбирать нужно комнату либо если мероприятие за стенкой явно веселее. Обсудите эти вопро-
с открывающимися окнами (хотя найти такую шансы неве- сы с ответственным за конференц-залы и постарайтесь найти
лики), либо с кондиционером и вентиляцией. Установите пе- наиболее изолированное помещение. Проверьте также, не до-
реключатель на 20° С — это достаточно свежо, но не холодно. носятся ли в комнату дорожный гул или звуки ремонта внутри
Поскольку люди реагируют на жару и холод по-разному, крайне здания? Не назначена ли на день совещания учебная пожарная
важно во время совещания поинтересоваться, подходит ли дан- тревога? Все это вы должны узнать у ответственных лиц, перед
ная температура. А в целом чуть прохладнее — лучше для рабо- тем как бронировать конференц-зал.
ты, нежели слишком жарко. Если совещание длится много часов Телефоны. В начале совещания попросите участников от-
или данный конференц-зал используется для собраний на про- ключить мобильные телефоны, чтобы при острой необходи-
тяжении всего дня, для обеспечения хорошего качества воздуха мости человек мог ответить на звонок с минимальным вредом
стоит воспользоваться увлажнителем или ионизатором. для хода мероприятия. Желательно также обратиться с этой
просьбой в распечатках повестки дня.
Сидячие места. Большую часть совещания участники про-
водят сидя, а значит, удобные кресла — деталь необходимая.
Почему это столь важно для управления временем? Потому
ЦЕРКВИ И ХРАМЫ
что если человеку неудобно или больно сидеть, он не сможет ра-
Церкви и храмы веками являют собой пример удачного
ботать в полную силу, а значит, его участие будет ограниченным
помещения для сбора массы людей. Их архитектура при-
или он вовсе прогуляет. По возможности выбирайте помеще-
звана порождать соответствующие чувства у прихожан. И
ние с удобными креслами, высоту и положение спинок которых
ароматный воздух, и теплый свет обусловливают возвы-
шенное состояние души. И что наиболее важно, алтарь можно регулировать. Избавьтесь от скрипучих — даже если это
всегда расположен на противоположном от входа конце, придется сделать во время совещания.
чтобы опоздавшие могли зайти, никому не мешая. Напитки и закуски не просто приветствуются — они обяза-
тельны. Подавать чай и кофе уже вошло в норму, но не забывай-
тоспособность во время совещания базируется на вашем зна-
те и о достаточном количестве воды для участников совещания.
нии их внутренних мотиваций.
Закажите воду из холодильника, а вот от льда лучше отказаться,
Отлично. Но как себя вести, когда эти же люди возникают
поскольку звяканье кубиков отвлекает внимание. Закуски также
не помешают, однако помните, что пончики, пирожные и тому у вашего рабочего стола?
подобные кондитерские изделия изобилуют «пустыми» кало-
риями, а значит, не только не содействуют работоспособности,
но скорее вызовут вялость, едва сахар попадет в кровь. В качест-
ве закусок предпочтительнее низкокалорийные булочки, свежие
фрукты, овощи с высоким содержанием воды, такие как морковь
и зелень, плюс небольшие сандвичи в случае, если продолжи-
тельность совещания требует перерыва на полноценный ланч.
Собираясь продолжить обсуждение сложных вопросов пос-
ле обеда, избегайте продуктов с высоким содержанием жиров
(пицца), углеводов и крахмала (мучные изделия, картофель).


АЛЬТЕРНАТИВА ОФИЦИАЛЬНЫМ СОВЕЩАНИЯМ
Собраться в конференц-зале — не единственная возможность
провести совещание.
Хитрость и наскок. Если у вас возникла необходимость «ма-
ленького совещания», к примеру, с коллегой или шефом, а воп-
рос не требует долгих обсуждений — воспользуйтесь методом
наскока. Сколько великолепных решений было принято во вре-
мя дружеских бесед в офисных столовых, коридорах и лифтах!
Важно лишь заранее подготовиться к наскоку, обдумав во время
I-образного планирования вопросы по теме, которые можно за-
дать быстро и как бы мимоходом.
Кафетерии. Люди общаются за чашкой кофе вот уже лет
500. Зачем же прерывать эту традицию? Если вы не собираетесь
поднимать вопросы деликатного или конфиденциального ха-
рактера, пригласите нужных вам людей в соседнее кафе — эта
встреча внесет приятное разнообразие в рабочий ритм и вполне
может выйти очень продуктивной.
Успешные совещания, как видите, — это пример влияния
в действии. Их основная цель — выработка идей и достижение
решений, однако искусство собрать людей и сохранить их рабо-
Вне всяких сомнений, самое сложное в управлении временем —
искусство общения с сотрудниками. В главе 5 шла речь о том,
что регулярные встречи с начальством помогают вам обоим быть
в курсе событий и согласовывать свои действия. Но как посту-
пать, если кто-то звонит или заглядывает к вам — либо с нуж-
ной информацией, либо просто развеяться? Как контроли-
ровать подобные ситуации? Чтобы ответить на этот вопрос,
мы объединим все, что уже знаем о влиянии и «краеугольном
времени»/времени отдачи, с новыми методами, о которых нам
предстоит узнать.
В главе 3 мы открыли секрет запоминания имен новых зна-
комых: не забыть использовать образную ассоциацию, превра-
тив тем самым неконтролируемую деятельность мозга в кон-
тролируемую и упреждающую. Попав в ловушку разговора,
люди зачастую оказываются жертвами именно такого неконт-
ролируемого момента: они мечтают, чтобы разговор закончился
(или вовсе не происходил), но связаны по рукам и ногам норма-
ми вежливости. Чтобы попросить человека оставить вас в по-
кое, требуется немалая сила духа, а по отношению к клиенту,
пусть даже невероятно многословному, подобная просьба вооб-
ще исключена.
КАК ОГРАНИЧИТЬ СОБЕСЕДНИКА: • Меня ждет шеф.
ЗАЧИН И ФИНАЛ РАЗГОВОРА • Меня вызывают по параллельной линии.
• Я занят — замещаю коллегу.
Телефонные звонки — прекрасный пример неконтролируе-
мых, убивающих время ситуаций, поскольку разговоры вжи- • Батарея мобильника садится.
вую, как правило, протекают спонтанно и длятся куда дольше,
• Клиент на пороге.
чем требуется.
• Давай обсудим это через пару деньков — пятница подойдет?
В ваших силах в корне изменить положение, для чего нужно
в начале разговора четко обозначить его границы. Попробуй-
те в качестве зачина произнести такую фразу: «Билл, привет. Суть в том, что при огромном ежедневном количестве звонков
Страшно рад тебя слышать. У меня есть ровно четыре минуты масса времени расходуется из-за импровизированного характе-
до начала телеконференции. Чем могу помочь?» Если произнес- ра живых разговоров. Обозначив правила разговора как в на-
ти эту фразу правильно, вы очертите границы разговора, скон- чале, так и в конце, используя социально приемлемые оправда-
центрируете собеседника и создадите у него благоприятное впе- ния и позитивный тон, вы сможете удержать беседу в разумных
чатление. Запомните две ключевые фразы зачина разговора: и предсказуемых границах. Выгода этого метода очевидна:

• «У меня ровно четыре минуты до...» — информирует собе- • Вы быстрее подбираетесь к теме разговора.
седника, сколько у него времени на беседу. Считайте эту фра- • Вы меньше времени тратите на телефонный разговор.
зу мини-повесткой дня: «Совещание продлится ровно четы-
• Вы не только эффективно используете время, но и сохраняе-
ре минуты, так что давайте начнем».
те хорошие отношения с собеседником.
• «Чем могу помочь?» — обеспечивает позитивный тон бесе-
• Во время I-образного планирования вы достигаете большей
ды, демонстрируя вашу готовность помочь собеседнику, на-
точности в вычислении предполагаемой занятости на теле-
сколько позволят рамки разговора.
фоне.
С приближением обозначенного времени можно воспользо-
ваться похожими, правильно сформулированными фразами, Да-да, конечно: к некоторым звонкам данный метод неприме-
например «Мне пора — телеконференция начинается», чтобы ним — например, если на проводе важный клиент или ваш шеф.
закруглиться с беседой, не обидев абонента (даже если никакой Не забывайте о правиле 80:20 из главы 7. Цель не в том, чтобы
телеконференции у вас в этот день нет). применить этот метод ко всем без исключения звонкам; однако
У некоторых людей возникают сложности с придумывани- если вы воспользуетесь им в большинстве случаев, то добьетесь
ем подобных полуправд для завершения беседы; если вы из та- гораздо большего, чем если будете бездействовать.
ких людей, воспользуйтесь примерами фраз, которые не лягут
слишком тяжелым бременем на вашу совесть и которые вы смо-
НЕЖДАННЫЕ ПОСЕТИТЕЛИ
жете произнести убедительно:
Многие из нас работают в офисах открытого типа, где про-
• У меня через четыре минуты совещание. странство разделено перегородками. У некоторых и письмен-
ный стол один на двоих с коллегой. Вот почему для большинст- денного для определенной работы, — считайте, что-то нужное
ва предметом вожделения является кабинет с дверью. «Закрыв вы уже потеряли безвозвратно. Положа руку на сердце — вам
дверь, я хотя бы поработать смог», — объясняют они свое жела- вовсе не хочется разговаривать с нежданным визитером (работы
ние. Но оказывается, что у работающих в собственных кабине- и так по горло), однако и отваживать коллегу не хочется (не дай
тах схожие проблемы, поскольку чаще всего дверь оказывается бог, разозлится или обидится). Да и в глазах всего коллектива
бесполезной по одной или нескольким из следующих причин: не хочется выглядеть грубияном. А минутка, само собой, рас-
тягивается куда дольше минуты. Так что же делать? Предлагаем
несколько вариантов.
• Коллеги и посетители все равно постоянно заходят в каби-
Напомните коллеге о своем времени отдачи. Этот период
нет.
отведен после вашего «краеугольного времени» специально,
• Сотрудники то и дело подсовывают под дверь служебные за-
чтобы те, кому это необходимо, получили ваше внимание (см.
писки.
главу 6).
• Сотрудники подсовывают под дверь служебные записки, Воспользуйтесь методом шестидесятисекундного допуска.
а затем еще и имейлы отправляют — по поводу оставленного Как было сказано в главе 6, если вопрос коллеги отнимет не бо-
под дверью документа. лее одной минуты, стоит его выслушать. Если же проблема бо-
лее серьезная — попросите зайти в ваше время отдачи. Не за-
• Обладателя кабинета делает беззащитным политика откры-
тых дверей в фирме. будьте сначала на производственном совещании (см. главу 14)
объяснить коллегам понятия «краеугольного времени», време-
В отношениях с людьми, которые вас постоянно отвлекают, ни отдачи и т. д.).
возникает дилемма: как не выглядеть неприступным, при этом Всегда имейте наготове фразы для с т а р т а и финиша бесе-
не превратившись в вечную жертву грабителей времени. Со- ды. Тем самым вы сразу очертите временные рамки разговора
хранить равновесие не так просто. Нам ведь хочется выглядеть и обеспечите себе достойный путь к отступлению. Не обязатель-
в глазах окружающих деловитыми, увлеченными и готовыми но обосновывать свой «отход» совещаниями или телефонными
всегда прийти на помощь, а это желание вынуждает нас ставить звонками. С посетителями, которых особенно трудно выпрово-
интересы коллег выше своих собственных. Мы делаем это не за- дить, попробуйте варианты:
думываясь — либо из вежливости, либо следуя корпоративному
духу. Мы позволяем себе эту слабость, потому что просто не ви- • обратитесь с просьбой разложить бумаги по файлам;
дим иного выхода. Чтобы восстановить справедливость, пора
• начните собирать документы со стола, чтобы выйти из ка-
воспользоваться методом «интеллигентного отказа».
бинета — в копировальную комнату или к вышестоящему
Представьте, что коллега заглядывает к вам в кабинет с воп- начальству.
росом: «Минутка свободная есть?» Что вы ответите? «Ну, конеч-
но. Заходи. Какие-то проблемы?» Вам кажется, что подтекст ва- Отстраняйте гостя, уважая его достоинство. Даже если «крае-
ших слов такой: «Я всегда готов помочь, я ведь профессионал». угольное время» не наступило или уже прошло, а коллеге требу-
Однако коллега слышит иное: «Ну, конечно. Твое время ценнее ется ваше внимание — попросите зайти попозже. В таком случае
моего — давай, не стесняйся, трать, сколько хочешь». Вы поста- на уже известный вопрос: «Минутка свободная есть?» следует
вили интересы коллеги выше собственных. Как только вы поз- ответить: «Вообще-то у меня срочный отчет, но в 11.15 я к тебе
волили кому-нибудь вклиниться в блок вашего времени, отве- загляну». Вы даете посетителю слово выслушать его в иное вре-
проблема важнее для вас обоих, — и вы окажетесь в тупике,
мя, довольно скоро, плюс демонстрируете уважение к коллеге:
поскольку иной повод для отказа приводить уже неприлично.
отстраняете его от лишней (своей) заботы и помогаете ему со-
Следовательно, не стоит обеспечивать посетителя информа-
хранить при этом лицо.
цией, которая ослабит вашу позицию. Не идите дальше фак-
Крайне важно, однако, выполнить обещание. Сказано —
тов, способствующих беспроигрышному для вас сценарию.
в 11.15, значит, в это время вы должны быть у коллеги.
Заметьте, желательно, чтобы в 11.15 именно вы зашли • Держите свой I-образный распорядок дня под рукой и на виду.
к коллеге, а не он вернулся к вам в кабинет. Почему? Да пото- Если ситуация вынуждает вас конкретизировать причину,
му что, будучи инициатором, вы вправе завершить визит, когда по которой вы не можете принять коллегу, черным по бело-
удобно вам, — иными словами, вы держите ситуацию под конт- му написанный распорядок дня докажет посетителю, что вы
ролем. Если же коллега вновь зашел к вам, распрощаться с ним действительно заняты. Это куда достовернее, чем устное
во второй раз может оказаться непросто. описание запланированных дел.
По-вашему, этот метод никуда не годится? Напрасно вы так
• Используйте метод «отстранение и уважение достоинства»
думаете. Вспомните специалистов, от которых только подобных
избирательно и осторожно. У кого-то из ваших нежданных
действий и ждут. У президентов компаний, дантистов, терапев-
гостей, например старшего менеджера, проблема может быть
тов, юристов вряд ли найдется для вас время в момент вашего
действительно важнее вашей, а значит, ее нужно решать сра-
появления: к ним нужно записываться. Разве вы не удивитесь
зу. Будьте внимательны в своих ответах и установлении при-
(а возможно, и встревожитесь), если ваш терапевт лично отве-
оритетов.
тит на звонок? Принимать по записи людей, которым необходи-
Если нежданный гость все же настаивает на разговоре сию ми-
мо с вами поговорить, — значит выгодно и эффективно исполь-
нуту, воспользуйтесь заготовленными фразами зачина и окон-
зовать свое время. Такой способ кажется вам высокомерным?
чания, чтобы удержать общение в рамках.
Напротив, он демонстрирует ваше умение отделять главное
Зайдите через час... Как вариант: предложите посетите-
от второстепенного, а также готовность прийти на помощь кол-
лю заглянуть через час. Очень возможно, что коллега просто
легам — но на ваших условиях. Помните: важно не то, что вы
не вернется, потому что:
говорите, а то, как вы это делаете. Отказывая посетителю, вовсе
ни к чему быть грубым или резким. «Нет» произнести гораздо
легче, если сразу же предложить альтернативное время для об- • найдет другого человека, к кому обратиться;
щения:
• решит проблему самостоятельно;
Нежданный посетитель. Привет. Свободная минутка есть? • просто-напросто забудет о своем вопросе.
Вы. Вообще-то, Боб, у меня срочный отчет. Через полчаса
сдавать. Подождешь до 11.15? Далеко не каждую проблему или кризис нужно разрешать не-
медленно: увязнув в каком-нибудь несущественном вопросе, вы
• Вы не обязаны вдаваться в подробности. Если на вопрос не справитесь с важными делами.
«свободная минутка есть?» вы пустились в детали, например Какой бы путь вы ни выбрали — любезно принимать всех
«работаю над отчетом Джонсона», тем самым вы ставите себя и каждого независимо от своих дел или, напротив, воспользо-
в уязвимое положение. Коллега может прикинуть, насколько ваться вышеописанными методами этой книги, — приучать ок-
важен отчет Джонсона, придет к выводу, что его собственная ружающих вы будете в любом случае. Люди ведут себя с вами так,
как вы им позволяете. Создать себе репутацию человека, к ко- ву, одной ладонью потрите подбородок, а другую руку вытяните
торому можно ворваться в любую минуту, — задача не из слож- вперед и опустите на стол. Теперь прочувствуйте, насколько вы
ных. Как только коллеги поймут, что вас можно отвлечь когда стали открыты. Рука на столе, приподнятая голова: ваша поза
и на сколько угодно, они пойдут к вам потоком, и о своей работе буквально приглашает к общению.
вам придется забыть. Не забывайте правило 80:20. Вместо того Старайтесь не смотреть нежданному визитеру в глаза. Со-
чтобы избавляться от 100% непрошеных визитеров, постарай- средоточив внимание на работе, вы меньше смотрите по сторо-
тесь отсечь 80% из них. И последнее: никогда не используйте нам. Вспомните урок из главы 2 о том, что человеку свойственно
нежданного гостя в качестве отвлечения от неприятного зада- боковым зрением ловить происходящее вокруг. В высшей степе-
ния. Как известно, любой предлог хорош, если не хочется при- ни трудно, вопреки любопытству, не взглянуть на проходящего
ниматься за дело, но, к сожалению, коллега когда-нибудь уйдет, мимо человека. Однако такой взгляд — идеальное приглашение,
а ваше дело останется, и все, чего вы добьетесь, — это потеря он не только подталкивает человека подойти к вам — он создает
драгоценных минут рабочего дня. прецедент, приучает вашего гостя видеть в вашем рабочем про-
странстве зону отдыха, куда можно приходить, когда хочется.
Используйте «реквизит». Наушники — очень мощный сиг-
ЯЗЫК ТЕЛОДВИЖЕНИЙ
нал. Мне многие рассказывали, как с помощью наушника сото-
Многое из того, что один человек сообщает другому, достига- вого телефона добивались, чтобы коллеги оставили их в покое.
ется невербальными способами. Наш взгляд, выражение лица, И не нужно даже разговаривать по сотовому — достаточно на-
поза, которую мы инстинктивно принимаем, говорят окружаю- деть наушник. Считая, что вы заняты, посетители, как прави-
щим гораздо больше, чем кажется. Язык телодвижений можно ло, уходят. Обычные наушники, если их разрешено носить у вас
использовать для того, чтобы ободрить нежданного визитера в фирме (а если не разрешено, попробуйте добиться разреше-
или закрыть ему дорогу к вам. Уяснить, какое именно послание ния на «производственном совещании», описанном в главе 14),
вы передаете окружающим тем или иным своим жестом, — зна- не только защищают от возможного посетителя, но и помогают
чит из пассивного участника диалога стать ведущим, т. е. полу- сосредоточиться в период «краеугольного времени» (см. главу 6).
чить контроль над ситуацией. Если вы надлежащим образом ознакомили коллег с прин-
Всегда находитесь лицом к своей работе. Независимо ципами «краеугольного времени»/времени отдачи, то любой
от характера вашей деятельности держитесь лицом к тому, знак, даже точилка для карандашей в виде Микки-Мауса, может
над чем работаете. Плечи, глаза и руки — все должно быть на- послужить «отражателем» для визитеров, символизируя ваше
целено на работу. В качестве эксперимента поупражняйтесь «краеугольное время». Важно лишь, чтобы посетитель был уве-
перед зеркалом: сядьте в кресло с подлокотниками, упритесь рен, что скоро наступит время отдачи, — и тогда сам Микки-
в них локтями. Представьте, что работа находится прямо перед Маус защитит вас от ненужного вторжения.
вами, на мониторе или на столе. Не отрывая локтей, сложите ла- Ограничьте жесты. Если момент упущен и посетитель уже
дони (как при молитве) и чуть вытянув шею, коснитесь губами удобно устроился в вашем рабочем пространстве, постарай-
указательных пальцев. Не отводите взгляда от воображаемого тесь ограничить приветственные жесты. Вместо того чтобы
монитора или документа. Ощутите послание, зашифрованное откинуться в кресле, будто располагаясь для долгой беседы,
в вашей позе. Ваше тело повернуто к работе; для того, кто вас просто поднимите на него глаза, или взгляните поверх очков,
видит, это ясный сигнал крайней занятости. Попробуйте и об- или вскиньте брови. Помните о закрытой позе, в которой долж-
ратное. Откиньтесь на спинку кресла, чуть приподнимите голо- но оставаться ваше тело.
но. Однако согласие может быть не менее опасным для вас,
Держите руки над клавиатурой или листом бумаги. Не про-
износя этого вслух, дайте понять посетителю, что не намерены а для просящего в итоге может обернуться разочарованием:
прекращать работу. Не кладите на стол ручку, не выпускайте на вас свалится слишком много работы, что не может не ска-
из руки компьютерную мышь, не меняйте рабочую позу. заться на ее качестве.
Как научиться уходить от лишней работы? Прежде всего —
пересмотрите значение слова «нет» так, чтобы из выражения от-
каза оно превратилось в рекомендацию для просящего поискать
иного исполнителя.
НА БЕГУ
Едва покинув свое рабочее место, вы становитесь до-
• Если вы считаете своей обязанностью согласиться, посколь-
ступны для наскоков коллег, жаждущих либо обсудить
ку человек с т о и т перед вами и ждет ответа. Всегда держите
с вами наболевшую проблему, либо просто поболтать.
в поле зрения I-образный распорядок дня (на сегодня) — это
Как без помех попасть из точки А в точку Б? Рецепт: идти
вполне материальное средство переговоров. Увидев собст-
быстро, нести документы, выглядеть озабоченным.
венными глазами объем вашей работы, посетитель отложит
свою просьбу.
• Если вы понимаете, что слишком заняты. Донесите со всей
ясностью, что коллега сбережет собственное время, если по-
дыщет другого исполнителя, иначе он рискует слишком поз-
А ГДЕ ПООБЩАТЬСЯ?
дно узнать, что задание не выполнено. Даже люди, движимые
Советуя использовать язык телодвижений, мы вовсе не предлага- наилучшими побуждениями, не в силах справиться с делами,
ем всем превращаться в отшельников. Существует время для ра- если их слишком много. Это иллюстрация к известному пра-
боты и время для общения. И то и другое необходимо. А приуче- вилу «выкладывай сейчас или расплачивайся потом» — ины-
ние, как мы уже поняли, происходит независимо от того, что вы ми словами, лучше узнать плохую новость сразу, чем когда
делаете. Если подошло время отдыха и нежданный посетитель будет слишком поздно.
оказался весьма кстати, лучше всего пообщаться с ним где-ни-
• Если вы готовы согласиться, потому что в вашем характере
будь в другом месте — в уголке отдыха, в коридоре, у копира, где
помогать людям. Помните, что всему есть предел. И не за-
угодно, лишь бы не там, где вы работаете, чтобы у коллеги не воз-
бывайте, что любым своим поступком вы приучаете этого
никала нежелательная ассоциация вашего рабочего пространства
человека ожидать от вас помощи и в дальнейшем. Своим со-
с дружеским общением. Этот вариант дает вам и дополнитель-
гласием вы создаете прецедент, и коллега будет рассчитывать
ную выгоду: вы вправе завершить разговор, когда это нужно вам,
на ваше «да» в ответ на любую свою просьбу. Он и вести себя
вместо того чтобы дожидаться ухода коллеги.
станет по-другому. Зачем ему искать еще кого-то или рассчи-
тывать свое время, если он в последнюю минуту может об-
КАК СКАЗАТЬ «НЕТ» ратиться к вам — и вы его спасете? Со временем положение
лишь ухудшится.
Когда коллега или начальник просит или велит заняться вы-
• Если вы готовы согласиться только потому, что знаете,
полнением какого-нибудь дополнительного задания, многие
как сделать эту работу, хотя к вашим прямым обязанное-
считают, что отказаться неудобно, сложно или даже опас-
тям просьба и не относится. Осторожнее! Благими намере- но имей в виду, что точно так же я поступлю и со следующим
ниями, как известно, вымощена дорога в ад. Поставив чужую просителем, так что твое дело запросто может остаться неза-
работу выше собственной, вы рискуете оказаться в двусмыс- конченным».
ленной ситуации: либо ваш менеджер узнает и поинтересует-
• Если вы готовы согласиться, потому что задание, хотя у вас
ся, с какой стати вы забросили свой проект, либо, хуже того,
и нет на него времени, относится к вашим прямым обязан-
вы досоглашаетесь до лишних обязанностей, за которые вам
ностям. Воспользуйтесь методом, описанным чуть выше:
не станут платить. Известив всех о своих дополнительных
предложите коллеге зайти через час. Вы не говорите ни «да»,
талантах, вы избавите начальство от необходимости искать
ни «нет» — просто откладываете решение проблемы на вре-
специалиста и новые обязанности лягут на ваши плечи в ка-
мя, за которое она может решиться сама собой. Вариант:
честве прямых.
пообещайте выполнить задание позже. Это не отказ, всего
• Если вы готовы согласиться, чтобы помочь приятелю, кото- лишь откладывание, а значит, вы с коллегой сможете вместе
рый попал в цейтнот. Разумеется, в дружеской помощи нет прикинуть, когда заняться проблемой.
ничего плохого, если только это не входит у приятеля в при-
С нежданными визитерами и их просьбами покончено, вы
вычку. Помогите ему один раз, после чего непременно объ-
ясните, как ему следует изменить график, чтобы ситуация можете взяться за работу... Секундочку! Пришло сообщение
не повторилась. на мобильник...
• Если вы считаете необходимым согласиться, потому
что с просьбой обращается ваш шеф. Пожалуй, в данном
случае действительно лучше выполнить задачу, но на следу-
ющей же встрече вернитесь к этой ситуации и сообща поды-
щите вам замену.
• Если вам проще согласиться, потому что вы не любитель
противостояния. Это уже вопрос урегулирования конфлик-
тов. Одно из основных правил урегулирования конфликтов
состоит в том, чтобы убрать из конфликта вас: исключить
эмоции и сосредоточиться на фактах. Игнорируйте мысль
о том, что вы отказываете коллеге, и помните только о том,
что сделать можно, а чего нельзя. «Вот мой распорядок дня,
вот проект, над которым я сейчас должен работать, вот здесь
у меня небольшое окно, а дальше у меня все забито». Несмот-
ря на то что вы пользуетесь местоимением «я», в центре вни-
мания все же ваш график, ваш объем работы и отношение
к этому вашего коллеги.
• Если вы готовы согласиться под напором чересчур настойчи-
вого коллеги. Попробуйте произнести следующее: «Ты хочешь,
чтобы я все бросил и занялся твоим делом? Ладно, я согласен,
ГЛАВА 10
СВЯЗЬ. ПОЛУЧАЕМ ИНФОРМАЦИЮ
ТЕЛЕФОН
Современные сверхпортативные трубки мало чем напоминают
допотопные черные настольные аппараты с крутящимся дис-
ком, однако отношение к телефону как средству коммуникации
почти не изменилось. Для многих из нас телефон по-прежнему
символ срочности: кто-то хочет со мной поговорить, нужно от-
ветить! Или наоборот: мне так необходим этот человек, а я на-
рываюсь на голосовую почту, безобразие!
Шансы услышать живого человека на другом конце прово-
да с каждым днем уменьшаются. Это факт. В роли звонящего
нужно набирать номер с двумя установками: что сказать, если
абонент ответит лично, и что сказать, если попадешь на голо-
совую почту. Но большинство из нас думают лишь об одном:
что сказать, когда нужный мне человек снимет трубку. Такова
движущая сила момента. Обнаружив, что абонента на месте нет,
мы вынуждены оставлять сообщение, что в наших глазах вы-
глядит жалкой заменой.


ГОЛОСОВАЯ ПОЧТА: ОСНОВНОЕ СРЕДСТВО СВЯЗИ
Голосовая почта — это лучшее, что произошло с речевой связью
в истории человечества. При правильном использовании голо-
совая почта надежно доносит информацию.
К сожалению, многие этого не понимают, видя в голосовой
почте лишь средство оправдания: «Прощу прощения, сейчас
я не могу ответить. Не согласитесь ли на эту убогую замену?» димости названивать вам, пока вы заняты и ответить не мо-
Подобное настроение звучит в усталом голосе и месяцами жете.
не меняющемся приветствии голосовой почты: «Привет, вы
• Обещание непременно уделить абоненту время. Это пример
позвонили Стиву. Сейчас меня нет на месте или я разговариваю
позитивной отдачи.
по другой линии. Будьте добры оставить сообщение после зву-
кового сигнала». • И последнее: настрой. Вы бодры, полны энергии и рады звон-
кам. Пусть это звучит в высшей степени сентиментально,
Приветствие такого рода не достигает необходимой цели:
однако не забывайте, что средство приучения — не только
устранить страх неизвестного у абонента. Напротив, абонент
действия, но и ощущения. Мы инстинктивно тянемся к че-
остается со своими тревогами один на один. Так на работе се-
ловеку спокойному и жизнерадостному, а не расстроенному
годня Стив или нет? Перезвонит мне или нет? Как узнать? По-
и угрюмому.
мог мне этот звонок продвинуться в выполнении моего дела
или нет? Записав такое приветствие, считайте, вы сами на-
Итак, приветствие может быть примерно таким.
кликали беду: абонент тоже оставит вам «пустое» сообщение:
«Привет, Стив, это Пэт. Можешь перезвонить, когда вернешься?
Вы позвонили в ABC Company Стиву Прентис по добавочно-
Спасибо». Хуже того, ваш абонент может поставить автодозвон,
му 123. Сегодня 16-е, вторник. Утром у меня совещание, так
чтобы так или иначе, но разыскать вас.
что отвечать на звонки смогу после 11.00. Буду рад подробно-
Приветствие должно быть ориентиром для абонентов
му сообщению длиной до двух минут и непременно свяжусь
и отвечать их ожиданиям. Куда лучший вариант — удовлет-
с вами. Если дело не терпит отлагательства, пожалуйста, наж-
ворить потребность абонента в связи с вами и создать пози-
мите «0» для связи с моим помощником.
тивный настрой, для чего приветствие должно содержать сле-
дующее: • Называя свое полное имя, вы представляетесь абоненту, ко-
торого к вам подключил оператор.
• Сегодняшнюю дату. Для абонента это доказательство,
• Называя добавочный номер, вы достигаете той же цели. Если
что на данный день вы живы и по-прежнему работаете
абонент позвонил по основному телефону и попросил вас,
в компании. Находитесь ли за рабочим столом или ушли ку-
оператор соединил его, не сообщая добавочный номер. Ин-
да-то по делам — не так важно. Главное, что с вами можно
формируя абонента, вы даете ему возможность внести ваш
связаться. Конечно, данный пункт означает, что приветствие
добавочный в записную книжку.
следует ежедневно менять.
• Альтернативный вариант (набрать «0» для связи с помощни-
• Разрешение оставить подробное сообщение. Некоторые люди
ком) помогает уменьшить чувство срочности, которое часто
не решаются оставлять длинные сообщения — из страха
терзает абонентов. Если им самим придется решать, обра-
причинить вам неудобство или не уложиться в отведенное
щаться к вашему помощнику или нет, большинство (80%)
время. Дайте ясно понять, что вы будете рады услышать де-
поймут, что дело не идет о жизни и смерти, и положатся
тальное сообщение.
на ваше обещание.
• Обещание в определенное время начать отвечать на звонки.
Столь пространным приветствием вы обеспечиваете непрерыв-
Понятно, что такое обещание снимет страх неизвестности
ную связь даже во время своего отсутствия и предоставляете
у абонентов, но что еще важнее, оно избавит их от необхо-
звонящим подходящую замену немедленному общению (от-
ветный звонок после 11.00). Тем самым вы развязываете себе в этих профессиях будет иметь нежелательный эффект, однако
руки: можете отправиться на совещание, заниматься клиентами наш метод пригодится и здесь — в тех случаях, когда вам тре-
и с пользой провести «краеугольное время», а на звонки отве- буется отлучиться на несколько минут: на встречу с шефом,
тить, когда вам это будет выгоднее и удобнее. на обед или, если уж на то пошло, в туалет.
Успех этого метода, как и в случае с «краеугольным време-
нем/временем отдачи, зависит от того, насколько точно вы дер-
ПРЕИМУЩЕСТВА ОПРЕДЕЛИТЕЛЯ НОМЕРА:
жите свое слово. Ваше приветствие — тот же контракт, и если
ИСПОЛЬЗУЙТЕ ИХ
вы выполняете его условия, то он положит начало процессу
приучения: абонент поймет, что может рассчитывать на ваш от- Казалось бы, напоминать излишне, и все же телефонный опре-
ветный звонок в обещанное время. Его напряжение сменится делитель зачастую недооценивают. Если вы не знаете, кто зво-
уверенностью, он тоже спокойно займется своими делами, зная, нит, — ваше право не отвечать. Номер на дисплее дает вам воз-
что следующий шаг за вами. Вы же получаете контроль над ситуа- можность подумать, прежде чем действовать, и отвечать лишь
цией и своим временем. Поверьте, если у вас войдет в привычку 20% абонентам — тем, чья значимость для вас превышает
вовремя возвращать звонки, ваши абоненты будут вам благо- значимость дела, над которым вы в данный момент работаете.
дарны. В ваших глазах ответный звонок через два часа — это Остальные 80% могут подождать. Дверной глазок позволяет
двухчасовая отсрочка, а абонент и не заметит промедления. Вы выбирать, впускать гостя или нет. Дверной глазок — средство
в двойном выигрыше: используете время наиболее выгодным обеспечения личной безопасности. Определитель телефона —
для вас образом и при этом выглядите человеком, действующим средство обеспечения безопасности вашего времени.
всецело в интересах клиентов. Предлагая вам этот метод, как и все прочие в этой кни-
Еще пара замечаний относительно вашего приветствия: ге, мы оставляем за вами право решать, как им пользоваться.
Если вы работаете в сфере торговли и боитесь, что, не ответив
• Говорите медленно. Пусть даже ваша манера речи передает на неизвестный номер, упустите покупателя, вероятно, вам сто-
вдумчивый подход к управлению временем. ит ответить, но не забудьте хотя бы подготовить фразы зачи-
на и окончания беседы, чтобы контролировать продолжитель-
• Говорите жизнерадостно. Заметьте — в предложенном выше
ность разговора. Вспомните также об опции «на совещании».
приветствии не было обычного завершающего пожелания
Представьте, что этот звонок раздался во время вашей встре-
«хорошего дня». В нем нет необходимости, если только люди
чи с клиентом. Скорее всего, вы не станете прерывать встречу,
не привыкли слышать его от вас. Однако произнесенное ва-
потенциальный клиент попадет на голосовую почту, и сразу же
шим обыкновенным тоном приветствие прозвучит невы-
по окончании встречи вы сможете ему перезвонить. Ваше про-
разительно и скучно. Последуйте примеру радиодикторов
думанное, бодрое приветствие гарантирует абоненту, что вы
и придайте своему голосу несколько большую, чем обычно,
где-то рядом, вы работаете; и своим скорым ответным звонком
живость. Этот прием компенсирует телефонный эффект мо-
вы произведете на него еще большее впечатление. Учитывая,
нотонности, и ваше бодрое, уверенное приветствие доставит
что в определенных ситуациях абонент все равно попадет на го-
удовольствие абоненту.
лосовую почту, наш метод переключения неизвестных звонков,
вкупе, разумеется, с вашими ответными звонками — это успеш-
И еще одно, последнее. Для некоторых специалистов немедлен-
ный ответ на звонок является частью их работы: это, например, ный способ достичь эффективности в работе и установлении
секретари или брокеры. Понятно, что откладывание ответа приоритетов.
Все это выглядит чересчур тонкой дипломатией? Возможно,
Люди часто возражают, что дисплей удобен только в том
однако, не забывайте, что важно воздействовать на людей
случае, если телефон определяет имя звонящего, а что делать,
не силой, а ясным пониманием того, что ими движет. Мало-
когда на экране высвечивается просто номер? Если вы ждете
вероятно, чтобы кто-нибудь сказал вам напрямик: «Вы так
ответных звонков, составьте список номеров тех, кому вы зво-
предупредительны в общении по голосовой почте, что мне
нили и на чьи звонки непременно нужно ответить. Если вы
хочется с вами работать». И тем не менее ваши абоненты
оставили на голосовой почте сообщение для Джона по номеру
наверняка почувствуют, что вы стараетесь по возможности
212-555-1234 и ждете от него ответного звонка — запишите этот
облегчить им жизнь. А человек, как известно, ищет, где луч-
номер и держите листок рядом с телефоном.
ше...
• Называя себя и свою фирму, говорите медленно и четко,
ОСТАВЛЯЕМ СООБЩЕНИЕ:
особенно если звоните данному абоненту впервые. Кажется,
МАКСИМУМ ИНФОРМАЦИИ
необходимость этого всем понятна, однако масса людей вы-
Вы набрали номер и попали на голосовую почту? Связь на этом дают эти сведения скороговоркой просто потому, что сами
не обрывается. Совсем наоборот, это ваш шанс продолжить знают их наизусть.
общение, перейдя от «телефонных догонялок» к «телефонному
хоккею» с информацией вместо шайбы.
ЕСЛИ НУЖЕН ТОЛЬКО ЖИВОЙ РАЗГОВОР
Помните, в начале главы речь шла о двух установках при на-
В ситуациях, когда вам действительно необходимо обсудить
боре номера? Поднимая трубку, чтобы кому-нибудь позвонить,
вы должны быть готовы к тому, что придется оставить сообще- вопросы с человеком лично и голосовой почты просто недоста-
ние на голосовую почту. Всегда имейте эту вероятность в виду. точно, вы все же можете воспользоваться ее услугами, чтобы
Будьте реалистами. договориться о встрече. Оставьте своему неуловимому адресату
сообщение с тремя вариантами времени, когда вас можно на-
• Прежде чем набрать нужный номер, составьте список вопро- верняка застать. Например, такое:
сов, которые требуют обсуждения, и используйте его как рас-
порядок дня. «Пэт, это Стив. Мы с тобой уже пару дней перебрасываем-
ся сообщениями, а поговорить все же надо. Я буду свободен
• Сразу же сообщите свое имя, фамилию и название вашей
в среду между 14.00 и 14.30, в четверг между 16.00 и 18.00
фирмы и добавьте, что контактный телефон вы сообщите
и в пятницу между 9.00 и 10.00. Сообщи мне сегодня по голо-
в конце. В начале делать этого не следует — ваш адресат,
совой или электронной почте, когда тебе удобно поговорить.
возможно, еще не взял ручку, а главное, вы ведь хотите,
Мой номер...»
чтобы он прослушал сообщение до конца. Неразумно также
оставлять номер телефона в середине своей речи, чтобы че-
Договаривайтесь о телефонных свиданиях, так же как и
ловеку не пришлось слишком далеко прокручивать сообще-
о встречах лицом к лицу, планируйте их заранее и свято придер-
ние, если он не успел записать номер с первого раза. Начало
живайтесь графика. В обещанное время вы непременно должны
вашего сообщения может звучать примерно так: «Привет,
быть на телефоне и не занимать его другими звонками. Четкое
Пэт, это Стив Прентис из ABC Company. В конце сообще-
исполнение обещаний идет на пользу вашей репутации надеж-
ния я оставлю свой номер, а вопросы у меня следующие...»
всего играть в открытую и сказать адресату примерно следую-
ного профессионала, и вместе с тем вы распоряжаетесь своим
щее:
временем так, как это удобно вам.

«Пэт, это Стив. Нет, я не работаю по ночам, я просто решил
РЕГИСТРИРУЙТЕ АБСОЛЮТНО ВСЕ
сэкономить и твое, и свое время, вкратце ответив на твой
звонок, чтобы утром ты была уже в курсе...»
Одно из несомненных преимуществ работы по методике этой
книги заключается в том, что вы ничего не упускаете. Время,
Вот в чем соль этого подхода: беречь свое время и вместе с тем до-
информация, счастливые шансы — все это ваше, берите и поль-
ставлять радость клиентам самому выбирать, с кем и когда вы
зуйтесь. А потому отмечайте каждый звонок, каждое сообщение
хотите поговорить, и держать все под контролем.
голосовой почты: в основном для того, чтобы запомнить все со-
бытия, идеи и задачи, но также и для того, чтобы все это зарегист-
рировать. Все звонки, которые вы сделали и на которые ответили ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА
за год, или все звонки, связанные с конкретным проектом, можно
В главе 2 упоминалось о том, что наша реакция на появление
внести в один документ, который будет легко хранить.
нового имейла — это условный рефлекс, основанный на стрем-
лении сразу отреагировать. Я назвал это состояние «ответо-
ЛОВКИЙ МАНЕВР: СООБЩЕНИЯ ПОСЛЕ РАБОТЫ голизм». Условный рефлекс заставляет нас отвечать на имейл
раньше, чем это действительно необходимо, — мы просто чувст-
Отличный способ справляться с голосовой почтой за меньшее
вуем, что должны это сделать.
время — оставлять короткие (от тридцати секунд до минуты),
Добавьте к этому, что масса внутренних имейлов отсыла-
но емкие сообщения на голосовую почту нужных абонентов
ется сырыми, по сути, не готовыми к отправке. Под гнетом бес-
по окончании рабочего дня.
конечных дел люди так жаждут справиться с одним заданием,
Вообще-то авторы этой книги не одобряют работу в часы,
чтобы перейти к следующему, что спешно переправляют работу
предназначенные для отдыха или семьи, однако давайте призо-
дальше по конвейеру или шлют имейлы с пометкой «К сведе-
вем на помощь математику. Допустим, на часах уже 16.00, а вам
нию», экономя время на просмотре документов и составлении
нужно сделать двадцать ответных звонков, причем беседовать
резюме. Это современный пример классического «правила обе-
необязательно, достаточно передать информацию. Если начнете
зьяны», выведенного Гарвардской бизнес-школой. Правило гла-
звонить в рабочее время — рискуете увязнуть в несущественных
сит: всякий раз, когда кто-то перебрасывает вам задачу, он сбра-
разговорах. Пусть даже каждый звонок займет всего пять минут,
сывает «обезьяну» (то есть мелкую второстепенную проблему)
общая их продолжительность составит 100 минут, а значит, вы
со своих плеч на ваши *. Электронная почта — идеальное средст-
минимум на полтора часа задержитесь в офисе. Если же вы отло-
во для переброски «обезьян».
жите звонки до дома, где и сделаете их один за другим, они могут
Морин Маланчук в своей книге «Инфопомощь» (Inforelief)
занять по минуте каждый (пятнадцать секунд на набор и соеди-
утверждает, что мы страдаем не от информационной перегруз-
нение, полминуты на сообщение, пятнадцать секунд на то, чтобы
отметить выполненную задачу). В общем и целом на звонки уйдет
двадцать минут, зато вы ведь успели домой к ужину. * Уильям Онкен-мл. «Тайм-менеджмент: кому достанутся обезъяны?»
Вы боитесь, что, оставляя сообщения в девять часов вече- (Management Time: Who's Got the Monkey?) Нью-Джерси, издательство
ра, создадите впечатление работоголика? В таком случае лучше Englewood Cliffs, 1984.
сделать. Во многих компаниях существуют правила относитель-
ки, а скорее от безынформационной перегрузки, что куда хуже
но использования электронной почты и Интернета в личных
сказывается на нашей продуктивности. Сегодня вы получили
целях, однако мало где могут похвастать настоящим, современ-
разосланный всем сотрудникам фирмы имейл, а завтра полу-
ным руководством пользователя, которое помогало бы сотруд-
чите отредактированный и обновленный тот же имейл, отправ-
никам в ежедневном эффективном обращении с электронной
ленный с помощью той же кнопки «отослать всем». Время на ра-
почтой. У нас есть несколько предложений:
боту с первым имейлом потрачено впустую. Неопределенность
Краткое резюме письма в поле «тема». Поле «тема» имейла
берет верх над ясной связью. Горы «незрелых фактов» отвлека-
всегда должно содержать резюме письма, а при необходимости
ют внимание и расходуют наше время *.
и дополнительную информацию. Этим вы облегчаете адреса-
А ведь существует еще и внутренний спам — объявления
ту уяснение сути письма. Благодаря резюме в поле «тема» ад-
по фирме, благодарственные записки, весь этот несуществен-
ресат может не открывать письмо, а значит, вы экономите ему
ный, зато настойчивый корпоративный гул. Каким бы безобид-
время — каких-нибудь пару секунд, но представьте, сколько вы
ным он ни выглядел, многочисленные исследования по всему
сэкономите за дни и месяцы!
миру доказывают, что на сражение с этой лавиной тратятся ты-
То же относится и к ответному имейлу. Просто нажав кноп-
сячи и тысячи человеко-часов и долларов.
ку «ответить» и отослав свое письмо с первоначальной фразой
Ну и, наконец, вопрос эффективности. Имейлы сослужат вам
и лишним Re: в поле «тема», вы ровным счетом ничего не дела-
прекрасную службу, если требуется передать конкретную инфор-
ете для информативности. Если же к Re: вы добавите собствен-
мацию, однако они далеко не так удачны для творческой мысли.
ное сообщение, то ваш ответ становится ясным для адресата
Электронная связь порождает «стадный менталитет», а он ярый
с первой секунды плюс становится частью истории, как только
враг творчества. К примеру, вы послали мне имейл с просьбой по-
это письмо отправится в соответствующую папку.
делиться мыслями о предстоящем проекте, и я полчаса или боль-
Вот вам простой пример такой переписки:
ше барабанил по клавишам, сочиняя длиннющий ответ. А ведь
если я снял бы трубку или даже лучше — встретился бы с вами
В моем поле «тема»: В четверг обедаем?
за чашкой кофе в перерыве, то, впитывая информацию из вашего
В вашем: В четверг обедаем? — Как насчет 13.00?
тона, взгляда, даже из окружающей обстановки, гораздо быстрее
В моем ответном: В четверг обедаем? — Как насчет
уяснил бы ваши желания и пришел к нужному решению.
13.00? — Отлично! Я закажу столик.
Вот где очевидна ценность нашего метода: хотя на первый
взгляд имейл отнимает меньше времени, чем телефонный раз-
Конечно, поле «тема» ограничено, однако для краткого сообще-
говор или личная встреча, именно при личной встрече благода-
ния вполне достаточно. В самом письме вы можете детализи-
ря общению лицом к лицу вы можете сделать больше за мень-
ровать это сообщение, но адресату не обязательно открывать
шее время. Вспомните историю Чуко Лианга из главы 7: если
письмо, чтобы понять, о чем речь. Кроме того, резюме в поле
подходить к ситуации с умом, то можно поймать удачу там, где
«тема» сразу выделит ваш имейл из общей массы входящих
другому обеспечены лишь неприятности. Если у вас в фирме
в электронном ящике вашего адресата и ваши шансы на скорый
еще не ввели политику электронной почты, то самое время это
ответ увеличатся.
Усовершенствуйте методику рассылки писем всем адре-
Морин Маланчук «Информация о спасении: не утоните в море инфор-
сатам одновременно. Куда эффективнее, чтобы имейл отправ-
мации» (Inforelief: Stay Afloat in the Infoflood), Сан-Франциско, издательство
лялся не всем сразу, а лишь тем, кому это необходимо. Поли-
Jossey-Bass, 1996, c.27.
тика рассылки крупных вложений или имейлов всем адресатам больный мяч. Вам хочется, чтобы ваши дети среди зимы
завтракали на кухне, где в стене зияет такая дыра? Вот
из адресной книги порочна: из целесообразных памяток подоб-
во что превратились имейлы. В общей массе они создают
ные сообщения превращаются в сущих убийц времени. Введе-
дыру, куда утекают финансы фирмы и ваше драгоценное
ние в фирме современной политики электронной почты — зада-
время.
ча, конечно, посложнее любой поставленной перед вами лично,
Главное в имейлах — краткость и ясность мысли. Ог-
но и ее можно попытаться решить с помощью «производствен-
раничивайте письма одним экраном и попросите всех,
ного совещания» (см. главу 14) *.
с кем постоянно переписываетесь, придерживаться это-
Папка входящих должна быть пустой. Наступило время
го же правила. Пользуйтесь сокращениями и аббре-
заняться имейлами? Прочтите новое письмо, обдумайте, запла-
виатурами вместо целых слов и предложений. Абзацы
нируйте последующие действия, после чего отправьте в соот-
ограничивайте четырьмя предложениями (лучше даже
ветствующую папку. Даже если от вас требуется ответ, лучше
меньше).
всего внести его в список срочных дел, а письмо тем не менее
Всегда указывайте, нужен ли ответ. Это можно сде-
убрать из входящих, где оно легко затеряется среди двух тысяч
лать в поле «тема». В этом случае PR (please respond) —
подобных. Это продолжение концепции из главы 11, которую «просьба ответить» должно стоять перед собственно те-
я назвал «один человек — один календарь». Суть в том, чтобы мой, как в данном примере:
не загромождать поле вашего зрения, а значит, и кратковремен-
[PR] В четверг обедаем? — Как насчет 1 3.00?
ную память открытыми имейлами. Рабочее пространство сво-
бодно — значит, и голова свободна для работы. В положенный
Адресат сразу поймет, ответ на какой вопрос от него тре-
срок календарь напомнит вам, чтобы вы занялись отложенны-
буется. Если вы пишете стандартное письмо из трех-четы-
ми имейлами.
рех абзацев, подскажите адресату, каких шагов — дейс-
твий и ответов — вы от него ждете. Не стоит считать, что ему
и так все понятно. Подскажите (тактично), как именно ему
следует поступить.
Проверяйте поле «тема» на наличие ошибок. Воз-
ЭЛЕКТРОННЫЙ СКВОЗНЯК
можно, вы пользуетесь опцией автоматической проверки
Электронная почта — средство связи спонтанное, требу-
орфографии в поле для письма, однако для поля «тема»
ющее быстрой реакции, и потому нам нелегко осознать
эта опция имеется не во всех программах, а ошибки здесь
гигантское количество времени, которое она отнимает.
сразу бросаются в глаза и создают далеко не идеальный
Очень схожее явление можно отыскать совсем рядом,
образ отправителя. Так что прежде чем нажать кнопку «от-
скажем, у вас на кухне. Если я сообщу вам, что в типовой
править» — потратьте пару секунд на проверку, это будет
дом сквозь электрические розетки и неплотно пригнанные
работать на вашу репутацию.
окна и двери проникает воздух снаружи, вам покажется,
что это не так уж и страшно. Но представьте, что вместе Для ответа используйте наиболее продуктивные ме-
все эти отверстия складываются в дыру размером с волей- тоды. Тот факт, что корреспондент воспользовался элек-
тронной почтой для связи с вами, не означает, что отве-
чать можно исключительно имейлом. Если сообщение,
Зайдите на сайт www.cool-time.com, чтобы скачать данные интересных оставленное на голосовой почте, отнимет у вас мень-
исследований по итоговой стоимости имейлов на рабочем месте, новые разра- ше времени — воспользуйтесь голосовой почтой. Если
ботки и предложения.
для быстроты и ясности проще дождаться личной встречи
с корреспондентом — непременно так и поступите. Пом-
ните, что имейлы хороши для передачи краткой инфор-
мации (например, даты совещания), но не для креативной
деятельности. Фокус заключается в том, чтобы сосредо-
точиться не на средстве связи, а на связи как таковой.
Каков наиболее продуктивный способ общения с данным
человеком? Тот, который поможет вам полностью донести
нужную информацию и успешно воздействовать на чело-
века, чтобы тот действовал без промедления и не тратил
зря ваше время.
Поле «кому» заполняйте в последнюю очередь. Если
вы хоть раз нажимали кнопку «отправить» прежде, чем за-
кончили письмо, вы помните, насколько это неудобно. Куда
проще оставлять поле «кому» пустым, пока не поставлена
последняя точка в письме. Эта уловка не только исключит
вероятность отправки незаконченного имейла, она также
даст шанс лишний раз убедиться, что все нужные вложе-
ния присоединены. ЛЕДИ И ЛИМУЗИН
Молодой консультант по инвестициям изо всех сил тру-
дился на благо своего бизнеса. Среди его клиентов была
одна миниатюрная пожилая леди из пригорода, которая
доставляла ему больше всего хлопот. «Она очень бога-
Так... а что это за гора бумаг у вас на столе?..
та, — говорил молодой бизнесмен, — но мне нужен час,
чтобы до нее добраться, час на беседу с ней и час на об-
ратный путь. А она обожает, когда ее окружают внимани-
ем. К тому же она такой выгодный клиент... Если бы только
я не тратил на нее по полдня!» Его коллега ответил: «У меня
есть похожая клиентка, но вместо того чтобы всякий раз
мотаться за город, я посылаю за леди лимузин и обратно
отправляю на нем же. Это обходится мне в 1 00 долларов,
леди чувствует себя королевой, а я за те два часа, кото-
рые экономлю на поездках, делаю приличные деньги».




Какое отношение эта история имеет к организации рабочего
места? Очень прямое: она демонстрирует продуктивный подход
к проблеме, возможный, лишь когда зримый хаос не загромож-
НАЙТИ ЗА МИНУТУ
дает мозги.
Поговорим немного о вашем рабочем месте. Ответьте Возможность отыскать конкретный документ менее чем за мину-
на следующие вопросы: ту — это необходимость для настоящего профессионала. Драго-
ценные минуты нашей жизни не должны растрачиваться на по-
• Сможете ли вы найти любой документ на своем рабочем мес- иски, рыскание по ящикам и мучительные попытки вспомнить,
те (включая портфель) меньше чем за минуту?
где в последний раз видел нужную вещь. Научитесь класть все
• Сможете ли вы найти любой документ в своем компьютере на место, а не откладывать в сторону — и вы ощутите ценность
меньше чем за минуту? этого метода, ключевыми элементами которого являются:
• Устраивает ли вас нынешнее состояние (порядок или хаос)
• рациональная система регистрации документов;
вашего рабочего места? Вам приятно здесь работать?
• регулярное ее использование.
Понятно, что рабочее место — это пространство, предназна-
ченное для работы. Это продолжение вас как работника, ваше- Данные по каждому проекту храните отдельно. Каждый проект,
го тела и разума. Мало найдется людей, которые скажут: «По- клиент, файл или договор, над которым вы работаете, уникаль-
больше бы мне беспорядка на письменном столе. Уж очень он ны. Даже если это очередной проект из целого ряда для одного
пуст». Зато многие не раз говорили: «Совершенно нет времени, и того же клиента, он значится под конкретным именем или но-
чтобы навести хотя бы относительный порядок». Или иначе: «Я мером, чтобы под этим номером можно было собирать и хра-
уже не раз пытался прибрать, но какой толк, если через день все нить корреспонденцию, документы, файлы и прочие записи.
опять кувырком». Или даже так: «У меня своя система. Я знаю, Использовать названия или номера — решать вам, лишь бы
где что лежит». система работала безошибочно. Если файлы регистрируются
под именами, в алфавитном порядке, их легко найти. Если вы
используете систему номеров, в дополнение к ней вам понадо-
РАБОЧЕЕ МЕСТО - ИНСТРУМЕНТ ДЛЯ РАБОТЫ,
бится лишь каталог, желательно в виде электронного документа
А НЕ ЯЩИК ДЛЯ ИНСТРУМЕНТОВ
в компьютере, где поиск ABC Company укажет нужный номер,
Хорошо отрегулированный автомобиль ездит лучше. Остро как это делается в библиотеке.
наточенный карандаш лучше пишет. Порядок на рабочем мес- Вы облегчите себе жизнь, если будете использовать одну
те помогает вам лучше мыслить. Сложно, конечно, собраться и ту же систему (либо именную, либо номерную) не только
с силами для уборки, тем более если никогда этого не делали; для бумаг, но и для компьютерных папок. Так проще хранить
так же непросто заставить себя свернуть с шоссе на заправку. электронные документы в соответствующих папках и входящие
Однако помните: усилиями небольшими, но регулярными до- имейлы в почтовых папках. Словом, вы получите три главных
стигаются великие результаты. Как только вы увидите в своем правила регистрации:
рабочем пространстве (письменный стол, компьютер, секция
в офисе или кабинет) источник творческой мысли и, соответст- • папки картонные;
венно, личного развития, вы научитесь ценить преимущества
• папки электронные;
постоянного порядка.
• папки для имейлов.
ПОСЛЕДНИЙ ШТРИХ стикеры для памяток, как правило, засоряют бумажники и су-
мочки или растут горой на краю стола, поскольку информа-
Удар в гольфе непременно должен быть доведен до конца. ция на них вам все-таки нужна. Коллекционирование подоб-
Ни в коем случае нельзя тормозить, если вы уже размахнулись ных листочков из опасения их потерять — стихийное бедствие
клюшкой и ударили по мячу — это может быть опасно и бо- для рабочего пространства. Однако выход есть. Лучше всего
лезненно. То же правило применимо и в мире управления про- поступать с ними, как с имейлами в папке входящих: информа-
ектами: с отправкой товара клиенту проект не заканчивается. цию записать, а оригиналы разложить по файлам как часть за-
Из главы 3 мы уже знаем, что финальный этап проекта предпо- вершающего этапа деловой поездки или только что прошедшего
лагает определенные заключительные действия, даже если уже совещания. Сделайте это немедленно, прежде чем приступать
пора приступать к следующему проекту. Учтите, что последний к другим делам.
штрих применительно к вашему рабочему пространству озна-
чает «убрать на место», а не «отодвинуть в сторону». Тридцать • Визитные карточки. Внесите личные данные с карточки
секунд, потраченные на регистрацию, — это и есть финальный в свою записную книжку или электронный список контактов
этап конкретного мини-проекта. Иными словами, когда закон- и уберите визитку в отведенную для этого папку. Отметьте,
чена задача А и прежде чем началась работа над задачей Б: что требуется сделать: отправить документ, который вы по-
обещали новому деловому знакомому, или позвонить через
• вы складываете документы в папки; шесть месяцев?
• папки убираете в шкафы; • Цветные стикеры для памяток. Информацию с листоч-
ков внесите в календарь: деловая встреча такого-то числа
• компьютерные файлы заносите в папку, соответствующую
в такое-то время. А затем выбросьте стикер. Как бы удобны
данному проекту;
ни были они для памяток, глаза к ним быстро привыкают. Это
• электронную корреспонденцию из папки входящих заносите
явление, называемое переменной слепотой, прямо противо-
в почтовую папку данного проекта.
положно непреодолимому желанию ответить на новый имейл
(см. главу 2). Нервная система человека реагирует на переме-
ны в окружении, но отказывается видеть то, что не меняется.
ОДИН ЧЕЛОВЕК - ОДИН КАЛЕНДАРЬ
Потому-то стикер с напоминанием продлить водительскую
Поскольку вы существуете в единственном числе, логично и ка- лицензию может месяцами висеть сбоку вашего монитора,
лендарь иметь только один для всех событий. Не может чело- а пустяковая задача так и не будет выполнена.
век находиться сразу в двух местах, и полноценное внимание
• Счета. Одна из величайших проблем, верно? Вам приходит
он в состоянии уделить только чему-то одному. А потому очень
счет, сегодня вы его оплачивать не хотите, как, впрочем, и за-
полезно и удобно, чтобы все события, контакты, файлы, памят-
быть о нем, — и добавляете его к груде бумажек где-нибудь
ки и архивы хранились в одной системе, а не были раскиданы
в поле вашего зрения. А почему бы не внести сумму и срок
по разным.
платежа в свой календарь (учтите только время, которое
Клочки и обрывки. Каждый день у вас скапливается мас-
потребуется, чтобы платеж дошел по почте или Интернету)
са листочков с памятками и прочей информацией. Некоторые
и убрать чек в специальную папку? В этом случае вся инфор-
из них, например квитанции, вы сразу убираете в папку к по-
мация, связанная с чеком, становится частью вашего рабо-
добным бумагам. А вот, скажем, визитные карточки и цветные
чего графика, а также вы избавляетесь от лишней бумажки фотокопии и храните отдельно. Информация из наладонни-
на вашем столе. ка должна храниться также и на жестком диске компьютера.
Вновь работает правило «выкладывай сейчас или заплатишь
потом»: на дублирование информации вы потратите гораздо
Выберите т о т способ поддержания порядка, который вам больше
меньше времени, нежели на то, чтобы восстановить ее, ког-
подходит. Если вам нравится электронный вариант, то в вашем
да грабитель украдет у вас важнейшую часть вашей деловой
распоряжении масса великолепных прикладных программ пер-
жизни.
сонального информационного менеджмента (РIM). Если же вы
любитель ежедневников — выбирайте по вкусу. Ладонные КПК Система планирования и поиска должна охватывать все
(карманные персональные компьютеры) тоже очень удобны. моменты вашей деятельности. Какую бы систему вы ни выбра-
ли (ежедневник или электронный календарь), она должна обес-
Многие из вас, поддавшись порыву или по совету приятеля,
печивать следующее:
хоть раз да приобретали какое-нибудь «новейшее решение всех
проблем со временем», а потом новинка пылилась невостребо-
• следить за вашими встречами;
ванной на краю вашего рабочего стола. Потерпев неудачу, люди,
как правило, считают себя неорганизованными: «Ничего у меня • хранить список контактов;
не выходит с этой системой планирования. Никуда я, видно,
• показывать I-образный распорядок дня и список неотлож-
не гожусь». И конечно, расстраиваются.
ных дел;
Чтобы система работала, она должна соответствовать
• переносить невыполненные пункты списка неотложных дел
вашему складу ума и характера. Подыщите средство на свой
на следующий день;
вкус.
Регулярное обновление необходимо. Почему в управлении • предоставлять хронику вашей прошлой деятельности;
проектами существует контрольный этап? Потому что в жиз-
• отражать последовательную хронологию событий вашей де-
ни то и дело что-то случается. Неожиданное развитие событий
ловой жизни: клиенты, проекты, задачи;
или экстренная ситуация в любой момент могут повлиять даже
• напоминать о регулярных событиях (дни рождения, юби-
на идеальный план. И здесь на помощь приходит метод учета
леи);
(как часть I-образного распорядка дня) с таким важным его
компонентом, как время возможностей. Если вы пользуетесь • указывать на совпадающие по времени встречи и приближа-
удобным календарем и понимаете, что регулярное обновление ющиеся сроки сдачи проектов;
плана — это необходимая часть управления проектами, а не на-
• подсчитывать время, оставшееся до предельного срока ис-
вязчивая идея, жизнь ваша станет легче, а мысли яснее.
полнения проектов;
Дублируйте данные. Потеря записной книжки или данных
• напоминать о необходимости запланировать дополнитель-
компьютерного списка контактов равносильна убийству ог-
ные и завершающие действия по проекту;
ромного количества времени. А ведь предотвратить это «пре-
ступление» проще простого. Сделайте самому себе громадную • предоставлять возможность изменений в графике работ
любезность — сию же секунду внесите в свой ближайший гра- и распорядке дня;
фик задачу «продублировать всю информацию». Дважды в год • напоминать о необходимости регулярного дублирования ин-
копируйте свой календарь и список контактов. При пользова-
формации.
нии обычным ежедневником с той же регулярностью делайте
СТЕНОГРАФИЯ XXI ВЕКА
А Я И ТАК ВСЕ ПОМНЮ - ЧЕМ ПЛОХО?
По сути, рабочее пространство, где все можно найти за мину-
Некоторые люди гордятся своей способностью удерживать в го-
ту, — это чистота и ясность в вашем физическом мире, ведущая
лове большой объем информации безо всяких там календарей
к чистоте и ясности в мире ваших мыслей. Той же цели служат
и ежедневников. Но представьте себе только, чего могли бы
и методы, облегчающие ввод информации в компьютер. Неко-
достичь эти люди, если бы их несомненные таланты были на-
торые из этих способов вам наверняка знакомы, но вполне веро-
правлены на выполнение серьезных задач, а не на запоминание
ятно, вы не используете их по максимуму.
повседневной рутины? Кратковременная память, как уже гово-
Автозамена. Во времена, когда еще не были изобретены
рилось в главе 4 этой книги, — это не тот источник, который
компьютеры и устройства распознавания речи, профессиональ-
питает истинные успехи.
ные стенографисты использовали скоропись — систему симво-
лов, обозначающих более крупные текстовые блоки. Судебные
• Реальность. Помимо чисто практического преимущества
репортеры и секретари-стенографисты до сих пор пользуются
ежедневников и календарей (даты ваших встреч, списки не-
отложных дел и т. д. всегда у вас перед глазами) существует этой системой записи в протоколах судебных процессов.
еще и психологический фактор: написанная или напечатанная В Microsoft Word имеется опция AutoCorrect — «автозаме-
черным по белому информация календаря придает большую на» (или QuickCorrect — «быстрая замена» — в WordPerfect),
реальность задачам, целям, срокам. Чтобы во что-то пове- которая позволяет и нам наравне со стенографистами ускорять
рить, человеку нужно это увидеть — на бумаге или на экра- процесс впечатывания текста. К примеру, введя всего лишь две
не монитора. Планы, существующие только в мыслях, тоже буквы «кз», мы получаем на экране словосочетание из двух длин-
можно выполнить, однако их очертания легко размываются. ных слов: «кредиторская задолженность». Изначально опция ав-
Если цели и сроки проекта вы держите в голове, над ними тозамены предназначалась для исправления типичных опечаток,
проще потерять контроль. неизбежно возникающих при быстром наборе текста, однако
в качестве «печатной стенографии» она гораздо эффективнее,
• Изменения. Кроме того, составленные на бумаге или в ком-
поскольку существенно упрощает работу с клавиатурой. На-
пьютере планы легче менять в соответствии с ситуацией.
бив руку и призвав на помощь ассоциативную память (вот вам
Гибкий план проекта допускает изменения, не позволяя вам,
еще один пример, где пригодится память, не загруженная визу-
однако, упускать из виду те задачи, которые вы сочли наибо-
альным хаосом и мыслями о предстоящих встречах), вы очень
лее важными.
скоро будете пользоваться сотнями «стенографических значков»,
• Принятие верных решений. В плане, который можно увидеть тем самым удвоив или даже утроив скорость набора текста .
на бумаге или экране монитора, все ваши действия и события Программа распознавания речи. Так называемый диктограф
представлены в перспективе, а значит, вы избежите спонтан- переводит устную речь в печатный компьютерный текст и оце-
ных реакций и непродуманных решений. нивается нами как важное средство нашей методики. Во-первых,
• Защита. Реальный план — действенное орудие защиты ва- это прекрасная замена процессу печатания. Если ваша скорость
шего времени от людей, которым хотелось бы добавить вам работы на клавиатуре оставляет желать лучшего, масса времени
работы. Если они могут увидеть то же, что и вы, на бумаге
или экране монитора, вы получаете основание для «интелли-
* Если опция AutoCorrect или QuickCorrect вам вообще незнакома, полез-
гентного отказа» менеджеру, коллеге или клиенту. ные советы о ее использовании вы найдете на нашем сайте www.cool-time.com
тратится впустую, пока ваши пальцы отчаянно стремятся пос- конце, чтобы вырезать каждое письмо и вставить в отдельный
петь за вашими мыслями. Диктограф же, воспринимая и пере- имейл*.
давая текст со скоростью речи, позволит составить и отредакти-
ровать документ гораздо быстрее и качественнее.
КАРМАННЫЙ ПЕРСОНАЛЬНЫЙ КОМПЬЮТЕР (КПК)
Второе преимущество диктографа как средства управле-
ния временем касается его эргономичности. Поскольку кла- Мы уже упоминали о КПК (английская аббревиатура PDA —
виатура не нужна, ваше тело и мозг действуют в свободном Personal Digital Assistant) как об одном из инструментов ведения
режиме. Вы можете «писать», меряя шагами кабинет, глядя календаря и списка контактов. Однако наладонник способен
в потолок или в окно и даже усиленно работая педалями вело- на большее, поскольку его технические параметры позволяют
тренажера. Руки и плечи не устают от работы с клавиатурой, использовать основные приложения, такие как Microsoft Word
спина не болит от сидячего положения, мышцы не затекают. и Excel, не говоря уже о телефонной и электронной связи.
Сознательная и подсознательная области вашего мозга также А это значит, что вы можете работать вне стен кабинета.
избавлены от перенапряжения, а глаза — от необходимости Кафетерий, к примеру, — прекрасное место, где никто не от-
неотрывно смотреть на экран. влечет вас от выполнения кое-каких мелких задач на компью-
тере. Вы также можете работать с электронной почтой там,
Отсюда заметное снижение общей усталости и ее часто-
где вас застал новый имейл, и даже задержки поезда в пути
го спутника — стресса. Даже если вы печатаете со скоростью
или авиарейса не снизят вашей продуктивности. (Правда, по-
профессиональной машинистки, диктограф дает возможность
добный доступ к делам везде и всегда имеет и оборотную сто-
отдыхать вашему телу, а значит, помогает свободному полету
рону, выражающуюся в работоголизме. Мы поговорим об этом
творческой мысли.
в главе 15.)
Программу распознавания речи, конечно, нужно сначала
установить на ваш компьютер. Некоторое время уйдет на то,
чтобы приспособить программу под характерный тембр ваше- КОНТРОЛЬНЫЕ СПИСКИ
го голоса и темп речи, а также желаемую громкость. (Низкий
Вы когда-нибудь обнаруживали перед самой встречей, уже на-
уровень звука и микрофон делают возможным использование
ходясь в пути, что забыли нечто нужное? Не приходила ли вам
диктографа даже если рядом работают другие люди.) Словом,
в голову мысль: «Совершенно не помню, запер я дверь на замок
определенное время вам потратить придется, но программа
или нет?» Не случалось ли вам, уже передавая проект клиен-
распознавания речи наряду со многими другими методами,
ту, засомневаться, вставили ли туда крайне важный фрагмент?
описанными в этой книге, быстро докажет свою эффектив-
Если хоть раз такое с вами произошло, то вам знакомо и ужас-
ность, повысит производительность и принесет удовлетво-
ное чувство: земля уходит из-под ног, сердце колотится, а все
рение от работы. Помимо всего прочего, программа распоз-
мысли только о том, как спасти положение. Пока вы пытаетесь
навания речи обладает способностью учиться: запоминая
придумать, что делать дальше, стресс усиливается, выключая
характерные особенности вашей речи, она работает все чище
из работы те самые области мозга, которые отвечают за дейст-
и точнее, т. е. чем больше вы ею пользуетесь, тем лучше она
вия в экстремальных ситуациях.
становится.
Программа хороша не только для создания романов. Согла-
ситесь, как удобно надиктовать сразу три, четыре, а то и больше * Различные программы распознавания речи и рекомендации по их ис-
имейлов в один файл и воспользоваться мышкой лишь в самом пользованию вы найдете на нашем сайте www.cool-time.com
В каких жизненных ситуациях вам помогли бы контрольные
Несмотря на то что рутина повседневной жизни для каждо-
списки?
го становится привычной, всегда есть вероятность что-нибудь
упустить. Естественная тяга человека к стабильному ритму уве-
• Выходя из дому на работу, что вы должны непременно иметь
личивает шансы того, что в какой-то момент вы о чем-нибудь
при себе и что так легко забыть? Ключи от машины, солнеч-
забудете или увидите в ситуации то, что стремитесь увидеть,
ные очки, мобильный телефон? Сколько раз вам приходилось
а не то, что происходит в реальности.
бегать по дому в поисках ключей или очков, которые куда-то
Эту человеческую слабость можно обратить в силу с помо-
запропастились?
щью контрольных списков для событий, состоящих из последо-
• Что нужно проверить в своей внешности, прежде чем выйти
вательного ряда шагов (сборы в поездку, подготовка к совеща-
из дома, — прическу, одежду, украшения? А ведь в спешке
нию, график работ над проектом), которые можно предсказать,
так легко что-нибудь проглядеть, верно?
распланировать и затем произвести шаг за шагом.
• Перед встречей с новым клиентом, перед интервью, презен-
• Контрольные списки помогают учесть все необходимое тацией или обедом с деловым партнером вам также необ-
для успешного завершения проекта. ходимо ответить на множество вопросов, чтобы предстать
• Контрольные списки избавляют вас от необходимости пола- в наилучшем виде:
гаться на краткосрочную память, которой, как мы уже убеди-
Точный адрес места события?
лись, фотографическая точность не свойственна.
Как проехать?
• Освобождая краткосрочную память от рутины, вы направ-
Есть ли рядом парковка и где именно?
ляете энергию интеллекта на задачи творческие, стратегичес-
Как зовут человека, с которым назначена встреча?
кие, рентабельные.
Его телефон?
• Контрольные списки гарантируют соответствие действий К кому следует обратиться в случае отсутствия нужного
и качества. человека?
По какому телефону позвонить в случае отсутствия нуж-
• В свою очередь соответствие действий и качества открывает
ного человека?
дорогу для передачи обязанностей менее квалифицирован-
Нужно ли заранее заказывать пропуск?
ному работнику, поскольку вы можете разложить свой опыт
Не забыл ли я позвонить за два дня до встречи, чтобы под-
на доступные для вашего заместителя компоненты. Поручив
твердить договоренность?
работу другому человеку, вы можете направить собственную
Сможет ли меня найти человек, если у него возникнут не-
энергию и опыт на более ценную в материальном или дело-
предвиденные обстоятельства или планы изменятся?
вом смысле работу.
Подготовил ли я все необходимое для встречи?
• Контрольные списки избавляют вас от стресса или чувства
вины, неизбежных, когда вы забываете что-то очень важ- А дети?! Только представьте, насколько легче было бы соби-
ное. рать их в школьный автобус, если бы каждый из них не забывал
то одно, то другое?
• Контрольные списки можно менять и уточнять после завер-
шения каждого дела (процесс постоянного совершенствова- Словом, на контрольные списки время стоит тратить
ния), и со временем они будут становиться все лучше. и нужно всегда держать их под рукой. Они играют важнейшую
держаться. Уже доказано, что кратковременная память способ-
роль в создании благоприятного имиджа и в достижении взаи-
на хранить максимум до семи моментов. Следовательно, если
мопонимания, поскольку нацеливают интеллект на творчество,
на сегодня у вас запланировано более семи дел или в магазине
а не на рутину.
вам нужно купить более семи предметов, вероятнее всего, вы
В этом отчасти заключается смысл I-образного обзора —
что-то упустите, если, конечно, не составите список.
в том, чтобы спросить себя: «В каких из сегодняшних событий
я был не на высоте? Какие шаги необходимо добавить в буду- Самая крепкая память все же слабее самых бледных чернил,
щем и что усовершенствовать в плане, чтобы я всюду приходил а потому — записывайте! В этих словах заключен огромный
вовремя и со всем необходимым?» смысл. Делать записи полезно всегда — на совещании, во вре-
мя интервью или сразу же по окончании любого мероприятия.
Всякий раз, когда вы пытаетесь вспомнить факт, который мог-
ли записать, но не сделали этого, вы теряете время и возмож-
ности.
ХАРИЗМА
• Диктофоны. Диктофоны — недорогие и компактные уст-
Вспомните человека, которым вы восхищаетесь, напри-
ройства. В некоторых мобильных телефонах и КПК имеет-
мер Мартина Лютера Кинга или Нельсона Манделу, ка-
ся функция записи речи, и почти каждый из нас пользуется
кого-нибудь актера или известного бизнесмена. Спросите
голосовой почтой или домашним автоответчиком. Таким
себя, что именно в этом человеке вас восхищает? Внеш-
образом, где бы вы ни находились, у вас есть доступ к тому
ность, приятные манеры, чувство собственного досто-
или иному средству регистрации мыслей, идей, списков, ко-
инства, уверенность в себе, проницательность? Все это
вписывается в одно понятие: харизма. Выглядеть всегда торые будут сохранены и к которым вы обратитесь, когда
безупречно, жить на уровне, недостижимом для обычного сочтете нужным.
смертного, — это дело знаменитостей. Это идеал, конеч- • Журнал звонков. В журнале звонков должны храниться дета-
ный продукт денег, власти, влияния. И тем не менее не толь-
ли каждого вашего звонка. Для этой цели подойдет обычный
ко vip-персонам это доступно. Методы нашей книги, в том
документ Microsoft Word или WordPerfect, где каждая запись
числе и... да-да, в том числе и такая мелочь, как контроль-
содержит имя абонента, дату и время звонка. Это не только
ные списки, гарантируют любому, кто их воплотит в жизнь,
помогает ориентироваться в море звонков, которые вы де-
такую же уверенность в себе и проницательность. Мето-

<<

стр. 3
(всего 5)

СОДЕРЖАНИЕ

>>