<<

стр. 5
(всего 5)

СОДЕРЖАНИЕ

шинство работоголиков не отдают себе отчета в том, что уже
ПРАВИЛО БЕРЕГОВОЙ ОХРАНЫ
переступили границу, где заканчивается эффективность и на-
У береговой охраны США существует правило заправки
чинается бесплодность. Более того, они считают себя вечными
кораблей, которое позволяет избегать неприятных слу-
двигателями прогресса, чье внимание сконцентрировано на от-
чайностей. Топливо в верхней трети топливного бака пред-
даленной цели, ради достижения которой нужно еще немного
назначено для пути корабля к месту назначения. Нижняя
поработать.
треть — для обратного пути. Средняя треть — для всячес-
Причины возникновения работоголизма очевидны. Трудо-
ких сюрпризов на маршруте.
вая этика Соединенных Штатов гласит: «Ты есть то, что ты де-
лаешь». Ноутбуки, мобильные телефоны и доступ в Интернет,
сделав возможным работу в любом месте, вполне отвечают тому
вечному чувству срочности, которое свойственно современно-
РАБОТОГОЛИЗМ му деловому человеку и которое мы обсуждали в главе 2. Кроме
того, существует и фактор страха. Мы боимся выпасть из ко-
В какой-то момент ценность работы становится меньше цен-
манды, боимся выглядеть неудачниками, боимся оказаться в ря-
ности потраченного на нее времени. Мы уже рассматривали эту
дах безработных, боимся понижения по службе.
ситуацию в главе 12, где речь шла о времени с негативной ве-
Сочетание личных, технологических и социальных про-
личиной ценности. Когда подобное происходит регулярно, речь
блем — вот плодородная почва для пышного процветания ра-
уже идет о работоголизме, что очень плохо.
ботоголизма.
Работать много, работать сверхурочно и страдать работо-
Каковы симптомы работоголизма? Прежде всего работого-
голизмом — далеко не одно и то же. Работая много, мы вклады-
ликов тянет засиживаться в кабинете и появляться в офисе в вы-
ваем свои силы и способности в исполнение задач конкретных,
ходные или праздники (или работать в выходные и праздники
ясных и запланированных. Такова работа, к которой стремится
дома), даже если их не поджимают сроки проектов. Работоголи-
человек, умеющий управлять своим временем, поскольку она
ки постоянно думают о работе, не только в офисе, но и за его
обеспечивает максимальную продуктивность, не нарушая при
стенами. По утверждению доктора Брайана Робинсона, работо-
этом равновесия между работой и отдыхом.
голик «использует работу для удовлетворения внутренней пот- Удовольствие, получаемое от работы, — ценное качество,
ребности» *. У работоголиков, как правило, нет никаких хобби, однако важно также удостовериться, что усилия направлены
за исключением тех, которые каким-то образом связаны с рабо- на нужную цель и что сохраняется равновесие между работой
той (например, гольф с коллегами). Кроме того, работоголики и отдыхом.
пренебрегают личными отношениями, особенно с супругами Вам кажется, что вы работоголик? Спросите себя:
и детьми.
• Задача, которую вы выполняете, действительно важна
К хорошим членам команды работоголиков тоже нельзя
для меня или мне просто нужно чувствовать себя занятым?
отнести, поскольку у них большие проблемы с передачей пол-
номочий. Они хватаются за все задачи сами, представляя себя • Может ли эту задачу выполнить кто-нибудь другой
в роли супергероя, о чем шла речь раньше. (т. е. могу ли я передать полномочия)?
В общем и целом действия и приоритеты работоголиков
• Какую выгоду принесет выполнение данной задачи? Ста-
противоречат истинной эффективности. Работоголизм — это
нет ли она вкладом в завершение основного проекта?
пристрастие к работе ради самой работы. Работоголики тяготе-
• Чем я жертвую ради выполнения этой задачи? Семьей? Здо-
ют к делам, отнимающим больше всего времени, наименее эф-
ровьем? Личным временем?
фективным или наименее выгодным, поскольку их цель — сама
работа, а не ее результаты. Вместо того чтобы отделять главные • Как мои привычки затрагивают сотрудников? Быть может,
задачи от второстепенных, работоголики хватаются за те, кото- коллеги за мной не успевают? Не слишком ли часто увольня-
рые первыми попадаются под руку. ются мои подчиненные?
Цена работоголизма. Если в вашем рабочем окружении
• Смогу ли я отложить работу и уйти домой или это выше моих
появился работоголик — немедленно бейте тревогу. Пусть
сил?
на первый взгляд такой сотрудник кажется подарком судьбы,
образцом для подражания, на деле все как раз наоборот. Ра- Работоголизм — нездоровая привычка, складывающаяся
ботоголик создает вокруг себя обстановку стресса, усталости на фоне неумолимых требований бизнеса. Пусть это пристрас-
и падения трудового настроя, поскольку работоголики тре- тие не зависит от каких-то веществ (например, наркотиков),
буют от подчиненных постоянного перенапряжения, что за- абстинентные симптомы могут быть похожими: крайне плохое
канчивается частыми больничными и выплатой компенсаций самочувствие, раздражительность, стрессовое состояние. Если
за сверхурочные. вы считаете себя работоголиком, вы прежде всего должны при-
Кроме того, природа не предполагает подобное использо- знать этот факт, а затем найти наименее болезненный путь к пе-
вание адреналина, который питает активность работоголика. ременам.
Адреналин необходим для экстренных случаев, это топливо Составьте реальный план проекта, список уравновешива-
рефлекса «борись или беги». Адреналин вреден и со временем ющих работу моментов (семья, друзья, хобби), а также график
разрушает соматические клетки и кровеносные сосуды. проведения в жизнь перемен.
К сожалению, работоголизм в Соединенных Штатах мало
кто воспринимает всерьез, во всяком случае, пока не возникнет
* Брайан Робинсон «Прикованные к письменному столу: руководство
необходимость в «скорой помощи».
для работоголиков, их партнеров, детей и медиков, которые их лечат» (Chained
to the Desk: A guidebook for Workaholics, Their Partners and Children, and the Итак, вывод: работоголизм — это не продуктивная работа,
Clinicians Who Treat Them), Нью-Йорк, издательство New York University Press,
это болезненное пристрастие к процессу работы.
1998.
СИНДРОМ ПРИСУТСТВИЯ

Близкое работоголизму состояние, проистекающее из чрезмер-
ного напряжения, называется синдромом присутствия. Этот
термин, впервые использованный профессором Манчестер-
ского университета Кэри Купером, обозначает существенное
снижение продуктивности по причине стресса, нездоровья
или информационных перегрузок, однако в отличие от прогу-
лов или отсутствия по больничному, когда работник остается
дома, синдром присутствия вынуждает его выходить на работу
даже больным — либо из страха увольнения, либо из «ложного
проявления верности делу»*.
Совершенно очевидно, что такое состояние обнаружива-
ет противоречие между нуждами организма и требованиями
бизнеса. Оно заметно снижает работоспособность, способ-
КОМАНДА И ВЕДРО
ность ясно мыслить и общаться, однако человек все равно при-
Представьте, что вы с коллегами находитесь во дворе.
ходит на рабочее место. Подобные ситуации служат сигналом
В одном конце двора стоит бак с водой, и ваша задача
(или должны служить), что отдых и время для себя — необходи-
перелить эту воду в другой бак на противоположном кон-
мые компоненты продуктивной работы.
це двора. Ни шлангов, ни насосов у вас нет, а полный бак
Синдром присутствия может иметь минимальные последст-
слишком тяжел, чтобы поднять, перекатить или еще ка-
вия, как, например, задержка проекта, потому что сотрудник
ким-нибудь образом переместить. В вашем распоряжении
находится на месте, но мало что соображает. Однако это же
лишь одно-единственное ведро.
состояние может привести и к настоящим катастрофам: тан-
Для выполнения задачи вам придется выстроиться
кер сядет на мель (как это случилось с Exxon Valdez в 1989 г.)
в шеренгу на расстоянии вытянутой руки, создав челове-
или член экипажа забудет задраить люк (как в случае с Herald of
ческую цепочку от одного бака к другому. Таким образом,
Free Enterprise в 1987 г.).
передавая ведро друг другу, вы перельете воду, и вам
Ваш организм — кредитор безжалостный. Рано или поздно
всем заплатят за работу.
он свое возьмет.
Процесс, конечно, длительный, но это единственный
возможный способ справиться с задачей, и в конце кон-
цов работа будет сделана. Кроме того, каждому доста-
нется равная доля задания, а значит, равновесие между
работой и отдыхом сохранится для каждого из вас. А если
коллега в конце цепочки, вылив воду в бак, будет бросать
ведро соседу, можно сэкономить половину времени на пе-
редачу ведра.
вы проработали четырнадцать часов подряд, не рассчитывайте
Этот рассказ показывает, как верно оценить и справиться
завтра и послезавтра на стопроцентную продуктивность. Это
с факторами, ограничивающими ваши действия в конкретной
просто-напросто не в ваших силах. А преступая границы своих
ситуации. Понятно, что задачу можно было выполнить проще
сил, вы неизбежно снижаете качество работы и рискуете забо-
и быстрее, если бы ведер было больше, или имелся бы насос
леть. Вы самый большой помощник самому себе, но вы же себе
или автопогрузчик для перевозки полного бака. Но у вас нет ни-
и ограничение.
чего, кроме ведра. Увидите ли вы в этом ведре средство для дос-
тижения цели или опустите руки, решив, что задача невыполни-
ма? А ваши коллеги? Смогут ли они найти решение и работать ВАШЕ ОКРУЖЕНИЕ - ЭТО ТАКЖЕ ОГРАНИЧЕНИЕ
в команде? Не забудьте также о погоде и о световом дне. Это
Все окружающие вас люди тоже являются фактором, сдержива-
тоже факторы, ограничивающие выполнение задачи.
ющим работу над проектом. Только помните, что в проектном
Наличие таких «оков», т. е. ограничений, совсем не плохо.
менеджменте это вовсе не плохо. Работаете ли вы в большой
В проектном менеджменте ограничения помогают определять
компании, мелкой фирме или на самого себя — вам в любом
наиболее реальный путь работы над проектом. Для достижения
случае приходится взаимодействовать с людьми, у которых
поставленной цели нам часто советуют настроиться на эту цель
и приоритеты, отличные от ваших, и умения. Кое-кому из них
телом, мыслями и душой. Все это, конечно, правильно, однако
не дано научиться планировать или правильно распоряжаться
голого энтузиазма недостаточно. Вам приходится работать с тем,
своим временем. Это их жизнь, и вы с ними ничего не поделае-
что есть в наличии, бить картами, которые у вас на руках, справ-
те. Эти люди, возможно, не понимают или не принимают ваш
ляться с задачей в пределах определенных границ. Ваши «оковы»
стиль работы, и вам придется учитывать их отношение. Значи-
как раз и помогают очертить эти границы действий, а их преодо-
тельная часть успеха в жизни — это результат взаимодействия
ление станет достоверным признаком вашего потенциала.
с людьми, благодаря которому вы создаете свой имидж. Достичь
лишь собственной продуктивности недостаточно. Вы должны
ВРЕМЯ: КАК ОБЫЧНО ОГРАНИЧЕННО ежедневно «продавать» себя и обеспечивать душевный комфорт
тем, с кем работаете.
Наше время всегда ограничено. В сутках ровно двадцать четы-
У окружающих вас людей разные характеры и способности.
ре часа — ни больше ни меньше. Завтра непременно наступит.
Один — жаворонок, а другой — явная сова. Кто-то — душа об-
Не все можно завершить за один день, бессмысленно и пытать-
щества и очень любит поговорить; кто-то немногословен и стес-
ся. Планирование и обмен информацией позволяют вам решить,
нителен. Один — лидер, другой — ведомый. Один педантично
что необходимо сделать сегодня, а что подождет до завтра. Вы —
планирует все свои действия, другой предпочитает действовать
один, я — один, и каждый из нас может делать одновременно
по наитию.
лишь что-то одно.
Эти обстоятельства крайне важны для ваших планов ор-
ганизации своего времени по нашей методике, поскольку
ВЫ САМИ СЕБЕ ОГРАНИЧЕНИЕ - И ЭТО НОРМАЛЬНО! они повлияют не только на вас лично, но и на окружающих.
Как работающие с вами люди отреагируют на ваше «краеу-
Ваш организм — ограниченная система с конечным запасом
гольное время», если до сих пор они в любую минуту могли
энергии. Те, кто в работе выходит за пределы своих физических
с вами связаться? А если вы возьмете на вооружение методику
и интеллектуальных возможностей, платят очень высокую цену
пятидесятипятиминутного совещания, смогут ли ваши колле-
(см. раздел «Синдром присутствия» в главе 15). Если сегодня
ги работать в более жестких временных рамках? Наилучший • Э т о т метод улучшит мою работу. Управление временем
рецепт успеха — сочетание подготовительного этапа, объяс- приносит положительные результаты благодаря планирова-
нения своих идей и умения вникнуть в нужды окружающих, нию, обмену информацией и реализации.
их мотивировки и ограничения.
• Э т о т метод улучшит нашу совместную работу. Если мы
И не забудьте, что ваша цель — достижение 80% результа-
отведем время на регулярные встречи и воспользуемся ме-
та от внедрения нашего метода. Ваш коллектив почти наверня-
тодом I-образного распорядка дня, то оба сможем четче
ка не позволит вам достичь всех 100%, но отличное качество,
увидеть стоящие перед нами задачи и разделить ответствен-
как мы уже знаем, лучше, чем идеал.
ность за установление приоритетов. А это в свою очередь
уменьшит риск недоразумений, из-за которых теряются вре-
ВАШ НАЧАЛЬНИК: И ВНОВЬ ОГРАНИЧЕНИЯ мя и деньги.
• Э т о т метод обеспечит обмен информацией и сплочение
Мне вспомнился один мой последователь. Прочитав эту книгу,
коллектива. Использование конкретных терминов, таких
он сообщил своему шефу, что отныне он каждое утро хочет от-
как «краеугольное время» или пятидесятипятиминутное со-
водить один час на «краеугольное время». Начальник отказал
вещание, поможет мне объяснить суть нового метода колле-
наотрез, заявив, что утро рабочего дня — не время для того,
гам, что приведет к еще более высокой продуктивности и яс-
чтобы рассиживаться в позе лотоса, и что с йогой придется по-
ности коллективного мышления.
дождать до обеда. Таково оказалось мнение этого руководителя
о методике организации времени. • Э т о т метод обеспечит постоянный контроль. 1-образный
Большинство менеджеров стремятся к максимальной про- распорядок дня позволяет организовать проведение более
дуктивности при минимальных затратах, а главное — к успехам эффективных контрольных встреч вместо единственного
в работе своего отдела, по крайней мере в глазах собственного в году обзорного совещания.
начальства.
Предложение перемен, тем более со стороны рядового со- Убедить своего менеджера в достоинствах метода интегриро-
трудника, будет воспринято либо с подозрением, либо с инте- ванного тайм-менеджмента может оказаться непросто. А вы
ресом, в зависимости от точки зрения руководства компании. воспользуйтесь примером с дырой в кухонной стене из главы 10:
Кроме того, мы ведь не в курсе планов наших менеджеров: воз- сколько времени тратится в коллективе бесцельно из-за того,
можно, шеф уже готовит следующий проект и новшество вы- что каждого сотрудника что-то постоянно отвлекает. Словом,
глядит угрозой его осуществлению. сосредоточьте внимание на внутренних мотивировках аудито-
Объясните шефу, что цель предлагаемого вами метода ор- рии (в данном случае — вашего шефа), обеспечьте ему душев-
ганизации рабочего времени — личное и профессиональное ный комфорт, и ваши шансы убедить его принять методы интег-
движение вперед. Если правильно применять метод управления рированного тайм-менеджмента существенно возрастут.
временем, он заметно поднимает продуктивность. А если мето-
ды интегрированного тайм-менеджмента, изложенные в этой
И КАЛЕНДАРЬ - ТОЖЕ ОГРАНИЧЕНИЕ
книге, правильно преподнести, они сами себя «продадут», пос-
кольку обещают беспроигрышные варианты. Попробуйте ска- Каждому игроку в гольф известно о существовании небольшой
зать шефу примерно следующее: зоны на поверхности клюшки, где концентрируются импульс
и потенциальная энергия удара по мячу. То же самое относится щания обычно проходят продуктивнее, коллективу легче со-
и к бейсбольной бите вашего ребенка. Попросите его взять биту средоточиться на стратегии бизнеса. Если вы сами проводите
обеими руками, сами крепко удерживайте другой конец биты совещание — это обстоятельство для вас выгодно. Но это же
и постучите в разных местах по всей ее поверхности. При уда- обстоятельство куда менее выгодно, если ваша цель — продажа,
ре в определенной точке ваш ребенок не почувствует вибрации если вы обзваниваете клиентов и предлагаете новый товар.
биты. Вот это и есть искомая зона. Не ждите адекватной отдачи и в пятницу, в канун выходных.
Одно из основных преимуществ метода интегрированного К 14.00, особенно в хорошую погоду, большинство работающих
тайм-менеджмента кроется в понимании того, что потенциаль- уже мысленно находятся вне стен офиса. Пусть вы сами не из та-
ная энергия разных часов рабочего дня, разных дней рабочей ких, но ваши коллеги и клиенты, возможно, считают иначе. Неко-
недели и разных недель рабочего года неодинакова, а значит, торые менеджеры назначают совещания в пятницу на 16.00, чтобы
с помощью упреждающего планирования можно выделить луч- не допустить преждевременного исчезновения сотрудников с ра-
шее время для выполнения конкретной задачи. бочего места. Способ жестковат, конечно (метод пятидесятипя-
День. Мы уже выяснили, что пик активности рабочего дня тиминутных совещаний работает эффективнее) и тем не менее
приходится на период с 9.00 до 9.30, после чего идет на спад. Со- подчеркивает тот факт, что никто не хочет задерживаться в пят-
вещания, «краеугольное время» и прочие события дня следует ницу. Вы решили ознакомить коллег с новой идеей в пятницу?
назначать только после того, как вы все тщательно выверили. Это должна быть в высшей степени впечатляющая идея, иначе ее
Возможно, в вашем коллективе совещания лучше проводить тут же выбросят из головы, особенно если дело происходит в кон-
утром. А возможно, лучше чередовать — в какие-то дни утром це рабочего дня. То же самое относится и к поездкам. В больших
совещания, а в какие-то — «краеугольное время». Анализ по- городах время пик в пятницу начинается раньше, чем в другие
может вам обнаружить самую потенциально сильную зону дня, дни, примерно с 14.00. Так что поездка к клиенту во второй поло-
которую нужно использовать по максимуму. вине пятницы может оказаться крайне изматывающей.
Недели и месяцы. Как, по-вашему, какие дни недели наибо- Праздники. Выходные длиной в семь дней. Длинные выход-
лее продуктивны? Вы думаете, в году и впрямь пятьдесят два по- ные — это заслуженный отдых, который необходим людям для со-
недельника, пятьдесят два вторника и т. д.? Ничего подобного. хранения равновесия между работой и жизнью для себя, однако
Уровень суточной энергии человека, как известно, представляет проблема в том, что на деле длинные выходные продолжаются де-
собой кривую с пиками и спадами. То же самое можно сказать вять дней. Начинаются они уже в понедельник. Согласитесь, куда
и об энергии того или иного дня недели. легче подняться с постели, зная, что впереди короткая рабочая
Если частью вашего бизнеса является продажа — в какое неделя и длинные выходные. Продуктивность уже с понедельни-
время недели лучше всего предлагать новый товар? Вы знаете? ка идет на спад, а к четвергу люди уже все в мечтах об отдыхе.
Вы проверяли, сравнивали? А в какой день недели проще до- Разве можно начинать проект в 15.00 пятницы перед
биться наибольшей посещаемости совещаний или собраний? длинными выходными? Разве можно ожидать от сотрудни-
Если вы сами менеджер или работаете под началом менеджера, ков стопроцентной отдачи? Ни в коем случае. Это совершенно
какие дни вы считаете наилучшими для координации проектов не подходящее время для начинаний. К сожалению, пятница
и постановки целей? составляет 20% от рабочего времени средней рабочей недели.
Понедельник, к примеру, — это день, когда люди возвра- Если мысли людей нацелены на предстоящие длинные выход-
щаются к рабочему ритму после выходных. Ваши сотрудники ные, то коллективная продуктивность падает. И даже если ваши
отдохнули и рвутся в бой. Назначенные на понедельник сове- коллеги погружены в работу, вполне возможно, что они никуда
Короткий световой день, промозглая погода и упадок сил после
не могут дозвониться или ни о чем не могут договориться, по-
праздников в определенной степени влияют на всех нас, приво-
тому что на том конце провода люди уже думают о футбольном
дя к апатии, простудам и плохому настроению. Опять же, если
матче, об уборке гаража или о поездке на пикник. Суть в том,
что из-за способности людей в деталях обдумывать предстоя- вам лично февральский провал и не грозит, окружающие вас
щие события, продуктивность ваших коллег и клиентов дале- люди, скорее всего, находятся в это время не на высоте.
ка от стопроцентной примерно с полудня пятницы до полудня Весенняя передышка. Март приносит с собой традиционную
вторника, что в сумме составляет два полных рабочих дня. весеннюю передышку. Собственно, это время студенческих ка-
никул, но для многих, как ни удивительно (и приятно), оно пре-
В календаре США существует примерно десять государст-
вращается в семейный праздник.
венных праздников (в зависимости от района). Давайте подсчи-
Летние отпуска. С наступлением лета люди уходят в от-
таем:
пуска или мечтают о предстоящем отпуске, и это очень хорошо
• Десять длинных выходных: следовательно, минус десять по- для их физического и душевного здоровья. А для менеджеров?
недельников или пятниц, т. е. десять рабочих дней. Понятно, что исчезновение сотрудников из офиса не лучшим
образом отражается на работе над проектами.
• Вторая половина рабочего дня перед длинными выходными
Хэллоуин. 31 октября официально не считается праздни-
плюс первая половина дня после длинных выходных: люди
ком, но в деловом календаре Запада занимает особое место, пос-
работают на 50% продуктивности, поскольку мыслями они
кольку много людей уезжают домой, чтобы отметить Хэллоуин
уже или еще на отдыхе. Прибавьте пять потерянных рабочих
с детьми. Общее настроение сказывается и на тех, у кого нет
дней (пять половинок пятниц и пять половинок понедельни-
маленьких детей: дороги вечером забиты, а коллеги стараются
ков).
пораньше убежать из офиса. Лучше всего отметить этот день
в своем календаре и не назначать никаких серьезных дел.
В целом — пятнадцать рабочих дней, что равноценно трем ра-
Сложив все вышеперечисленное, вы получите:
бочим неделям.
Рождественские праздники. Сезон Рождества — это пери-
од, потерянный для работы. И тянется он гораздо дольше самих
рождественских праздников. В предвкушении отдыха люди на-
чинают отвлекаться от работы уже начиная с 15 декабря, и такое
состояние длится всю первую неделю января. Имейте это в виду.
Даже если сами вы Рождество не отмечаете и всецело поглоще-
ны работой, все вокруг нацелено на праздник. В офисах плани-
руются вечеринки, перерывы заметно удлиняются: люди стоят
в очередях за подарками.
Вся эта предпраздничная суета приятна, и в это время года
мир так или иначе празднует уже тысячи лет. Однако когда речь
идет о делах, приходится учитывать существенное снижение Рис. 16.1. График продуктивности в течение года, с пиками в мае и октяб-
продуктивности и внимания, совпадающее с этим периодом. ре-ноябре, во время которых вы можете рассчитывать на высокий уро-
вень энергии и внимательности сотрудников и их максимальное присутс-
Февральский провал. Едва заканчиваются праздники, как на- твие на рабочих местах. Резкое падение в конце октября приходится
ступает период февральского провала, по крайней мере, в США. на Хэллоуин
• Минус «эффект длинных выходных», т. е.
ДЕНЬ ИНТЕГРИРОВАННОГО ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА
десять половинок дней перед длинными
выходными и десять половинок дней пос-
Теперь вы видите, как мало по-настоящему продуктивных
ле длинных выходных, когда продуктив-
дней в году. Разумеется, это обобщение, однако оно служит
ность не превышает 50%:
своей цели. Аналогии и символы — прекрасная иллюстрация
абстрактных понятий, и потому я предлагаю вам наметить но- 10 + 10 = 10 рабочих дней
вое событие в своем календаре: День интегрированного тайм- 10 дней х 50 % = 5 потерянных дней 225-5 = 220
менеджмента.
• Минус «рождественский эффект»; десять
День интегрированного тайм-менеджмента основывается
дней до и после рождественских каникул,
на концепции, сходной с идеей Дня свободы от налогов — не-
когда теряется 20% продуктивности:
коей мифической даты делового календаря, когда ваши доходы
20 дней х 20% = 4 потерянных дня 220-4 = 216
позволяют вам наконец заплатить налоги и начиная с которой
• Если вы согласны с тем, что только 25%
вы до конца года работаете только на себя.
от рабочего дня отдается реальной рабо-
День интегрированного тайм-менеджмента призван сим-
те, а все остальное уходит на совещания,
волизировать истинное количество часов продуктивной рабо-
звонки и т. д.: 216x25% = 54
ты, которые нам выдаются в течение года. Его цель — отнюдь
не призыв «Давайте работать больше!» Напротив, я предлагаю • Наконец, учтите дефицит сна, возрастаю-
использовать этот символический день для объяснения окру- щий к концу рабочей недели. Ухудшение
жающим методов интегрированного тайм-менеджмента. самочувствия из-за сонливости, головной
Суть в следующем (не забывайте, что это обобщение, одна- боли и т. д. означает, что люди способны
ко общая тенденция наверняка будет понятна): работать лишь с 75 % продуктивностью: 54 х 75 % = 40

• В году 365 дней 365
Сорок дней реальной работы в году. Отражает ли эта цифра
• Минус 104 выходных дня 365-104 = 261 ситуацию в вашем офисе? Не спешите, подумайте. Возможно,
• Минус девять дней на больничные и отгу- цифра выйдет несколько иная, но составляющие данной форму-
лы 261-9 = 252 лы справедливы для всего делового мира Соединенных Штатов.
И главное — она демонстрирует, насколько редка и потому дра-
• Минус десять государственных праздни-
гоценна истинная продуктивность.
ков 252-10 = 242
9 февраля — сороковой день года. В соответствии с нашими
• Минус «эффект выходных», т. е. сорок два
вычислениями это число олицетворяет общую сумму реально
понедельника и сорок две пятницы в год,
рабочих дней в году. Можно сказать, что все оставшиеся дни,
когда теряется 20% продуктивности, так
вплоть до декабря — это потерянное время, потерянные силы,
как эти дни слишком тесно соседствуют с
потерянные возможности.
выходными:
Предлагаю отмечать этот день как большой праздник, на-
42 + 42 = 84 дня
пример День труда. Соберитесь всем коллективом. Пригласите
84 дня х 20 % = 17 потерянных дней 242-17 = 225 и начальство. Выпейте чаю с тортом, порадуйтесь тому, что весна
на пороге, что работа идет и что еще многое может быть сделано
на общее благо. День интегрированного тайм-менеджмента дает
вам возможность осознать свои достижения, планы и перспек-
тивы отдела и главное — пообщаться. День интегрированного
тайм-менеджмента подчеркивает ценность интеллектуального
использования времени и применения на практике идей, из-
ложенных на этих страницах, таких как «краеугольное время»,
время возможностей, постоянное совершенствование и т. д.




Дома нам хочется чувствовать себя свободно и забыть о пра-
вилах, которые ограничивают наше поведение в стенах офиса.
Зачем же применять навыки управления временем там, где мы
живем, а не работаем? Ответ прост: всегда и везде нужно ис-
пользовать любые навыки, облегчающие жизнь и снижающие
риск стресса.

ЗАВТРАК ДАЕТ СИЛЫ

Завтрак — это источник энергии для организма после ночного
отдыха. Как уже говорилось ранее, утренний прием пищи очень
важен для человека, однако им зачастую жертвуют, потому
что времени не хватает.
Питательная ценность завтрака обсуждалась в главе 12,
способы найти время для неспешного завтрака мы предлагали
в главе 13. Тем не менее стоит повторить основную мысль: спо-
койный, за газетой или телевизионными «Новостями» завтрак
гораздо важнее, чем лишние десять минут сна. Даже если у вас
маленькие дети, которым нужно помочь собраться в школу, от-
ведите себе время для спокойного завтрака (например, до того,
как поднять детей), и он даст вам силы справиться с напряжен-
ным днем.
рациональное мышление ему не свойственно, ему требуется
Для тех же, кто абсолютно не в силах подняться раньше
лишь пища. И решение подмигивает желто-красными цвета-
ради завтрака, есть иное решение: завтрак брать с собой.
ми на каждом углу: фастфуд. Но мы ведь уже знаем, что такая
еда — не лучший выход. Правда, крупные компании быстро-
СОСТАВЛЯЕМ МЕНЮ го питания изменили свои меню в соответствии с требовани-
ями здоровья, и все же жиры, соусы и прочие ингредиенты,
К 16.00 обычного дня большинство жителей США еще не знают,
используемые в фастфуде для вкуса и сохранности, невоз-
что у них будет на ужин, из-за чего возникает масса проблем.
можно сравнить по качеству с домашней едой.
• Вы зря расходуете интеллектуальную энергию. Основная
Заранее составленное домашнее меню предоставляет вам пре-
проблема в том, что ваше внимание рассеивается, мысли
красную альтернативу готовым блюдам. Один час в неделю —
постоянно возвращаются к предстоящему ужину. На первый
вот все, что вам нужно, чтобы составить меню семи завтраков,
взгляд невелика беда, но имейте в виду, что краткосрочная
обедов и ужинов и избежать перечисленных выше проблем,
память способна удерживать очень небольшое количество
на которые уходят силы и время. Заранее составленное на не-
пунктов. Отвлекаясь на мелочи, вы теряете способность со-
делю меню дает шанс семье провести время вместе за здоро-
средоточиться на работе, снижаете продуктивность, а значит,
вой едой. Время, которое часто расходуется на походы по ма-
увеличиваете объем невыполненных дел.
газинам после работы, станет временем для отдыха и прочих
• Вы мешаете близкому человеку. Вам волей-неволей прихо- нужных дел. И что самое приятное, известные вам вкусы ваших
дится названивать своей второй половине и вести примерно близких делают составление меню простым процессом. Люби-
такие разговоры: «Чего бы тебе хотелось на ужин?» «Не знаю. мые блюда можно повторять каждую неделю или когда хочет-
А тебе?» ся. Вы быстро привыкнете без всяких сложностей составлять
В результате вы еще больше отвлекаетесь и переживаете. меню на неделю.
В Интернете можно найти миллионы всевозможных рецеп-
тов, но вряд ли вы станете прибегать к их помощи вечером
ПЛАНИРУЕМ ПОКУПКИ
после работы.
• Вы т р а т и т е вечер на магазины. В конце концов вы приду- Для большинства из нас походы по магазинам — не самая инте-
мали, что у вас будет на ужин, по дороге домой вам пред- ресная часть жизни. Однако дело это необходимое и главное —
стоит зайти в магазин. А ведь это ваше драгоценное личное отнимает время. К счастью, при наличии заранее составленно-
время. Каждый такой поход отнимает минут 20—30, а за ме- го меню (см. выше) и использовании метода управления своим
сяц складывается порядочное количество часов. Вы многим временем проведенное в магазине время можно сократить вдвое,
интересным могли бы заняться, но, к сожалению, это время для чего необходимо составить список товаров в том порядке,
не ощущается как ценность, поскольку, как уже обсуждалось в котором вы их находите на полках. Поначалу такой подход по-
в главе 3, ваши действия спонтанны. кажется странным, но в действительности это тот же план проек-
та, только проект в данном случае — поход в магазин *.
• В последнюю минуту вы прибегаете к фастфуду. С прибли-
жением вечера проблема ужина беспокоит вас все сильнее:
это действует особый гормон голода, который выделяется Вам понадобится некоторая подготовка. Необходимые шаблоны и де-
в кровь из желудка. Этот гормон не терпит промедления, тали вы найдете на сайте www.cool-time.com
Цифры в столбце «Очередность» напротив названия каждого
Карта магазина. Прежде всего начертите схему располо-
продукта соответствуют порядковым номерам тех секций на ва-
жения полок в магазине, где чаще всего отовариваетесь. Это
шей карте магазина, где можно взять данный продукт. Напри-
можно сделать и во время очередного похода, а можно устро-
мер, авокадо — это фрукт, следовательно, находится в секции
ить и специальную экскурсию. (Вспомните пример с рогаткой
№ 1 вашей карты, «Фрукты и овощи». А вот сода для выпечки
из главы 14.) На схеме должны быть отмечены все прилавки,
найдется в секции № 8, на нижнем ряду третьего прохода, рядом
проходы с полками по обеим сторонам, секция свежих фруктов
с кассами. Разумеется, вам понадобится несколько походов, что-
и овощей, хлебный и молочный отделы.
бы запомнить, где что брать, но выгода очень велика.
Затем представьте, будто вы делаете круг по торговому залу,
Когда очередной поход в магазин станет неизбежным,
обозначая каждый отдел и секцию соответствующим номером.
сверьтесь с вашим недельным меню и внесите в столбец «Не-
Например, секция фруктов и овощей находится в углу у вхо-
обходимо» листа Excel количество тех продуктов, которые вам
да: №1. Далее хлебный отдел — №2. Потом проходы: верхние
потребуются для приготовления всех блюд. Затем просмотрите
полки первого прохода — № 3, нижние — № 4. Далее вы развора-
весь список товаров, чтобы вспомнить, чего еще не хватает в хо-
чивает тележку и движетесь по второму проходу: в промежутке
зяйстве (скажем, чистящих средств или бинтов в аптечке и т. д.).
№5, верхние полки второго прохода — №6, нижние — №7. Так
Ячейки столбца «Необходимо» напротив тех товаров, которые
вы продвигаетесь по магазину вплоть до самого конца, где обыч-
вам на этой неделе покупать не нужно, оставьте пустыми.
но располагается молочная секция, примерно № 20. По-вашему,
Перед тем как распечатать свой список, выберите «сорти-
слишком много хлопот? Поверьте, когда пребывание в магазине
ровка» из меню «данные», а затем выберите «по возрастанию».
сократится с двух часов до одного, вы оцените усилия.
Зачем? Чтобы получить список покупок, расположенных по воз-
Итак, теперь у вас есть карта, на которой проложен четкий,
растанию порядковых номеров вашего столбца «очередность»:
логичный путь по торговому залу. (Метод тот же, что изложен
вы сможете пройти с тележкой по торговому залу в соответст-
в главе 10 по отношению к имейлам. С его помощью вы избав-
вии со своей картой.
ляетесь от двойной работы.)
И последнее. Оставьте в списке видимыми лишь те това-
Следующий шаг касается списка покупок. Внесите продук-
ры, напротив которых стоит цифра в столбце «необходимо»,
ты, которые обычно покупаете на неделю или на месяц, в лист
для чего выберите в меню «данные» функцию «фильтр», а затем
Microsoft Excel. (В Excel работать проще, чем на бумаге, потому
«автофильтр». Щелкните по стрелке вверху столбца и выбери-
что можно добавлять забытые пункты позже и сортировать их.)
те «непустые». В итоге вы получите список только тех товаров,
Сделайте четыре столбца *.
которые нужно купить на этой неделе. Те товары, которые вам
• Озаглавьте первый столбец «Необходимо». Он понадобит- в данный момент не нужны, во время фильтровки будут скры-
ся позже, когда вы решите, что из продуктов хотите купить ты. Щелкните «печать».
на этой неделе. У вас в руках список покупок, составленный по методи-
ке интегрированного тайм-менеджмента. Теперь вы сможете
• Второй столбец озаглавьте «Название».
пройти по торговому залу из начала в конец и по всем проходам,
• Третий столбец озаглавьте «Очередность».
не потратив ни минуты лишней. С каждой неделей вам будет
все проще делать покупки, а сэкономленное время вы использу-
ете на что-нибудь более интересное, чем экскурсия по магазину
Пример покупного списка в Excel вы найдете на нашем сайте
с тележкой.
www.cool-time.com
И кстати, если вы решили, что этот список — изобретение и как отдельной личности будет приятнее и надежнее с конт-
человека, слегка зацикленного на управлении временем, то уве- рольными списками в следующих случаях, когда:
ряю вас, вы ошибаетесь. Список покупок был разработан в по-
мощь молодым родителям, еще когда я был в их числе. Как из- • вы добираетесь до работы в хорошую погоду;
вестно, походы по магазинам интересны малышам еще меньше,
• вы добираетесь до работы в плохую погоду;
чем взрослым, только дети куда громче выражают свое недо-
• вы собираете детей в школу;
вольство. А значит, нужно использовать любое средство, кото-
рое сделает это еженедельное испытание терпимым для детей • вы складываете вещи для отпуска;
и родителей.
• отключили электричество;
• возникла экстремальная ситуация (вы будете дома поздно:
КОНТРОЛЬНЫЕ СПИСКИ кто накормит собаку, к кому из соседей можно обратиться
с просьбой об одолжении, кто заберет детей из школы?);
В главе 11 мы уже обсуждали значение контрольных списков
как одного из методов организации своего времени. Контроль- • нужно ничего не забыть из домашних дел, распределить обя-
ные списки очень важны, поскольку многочисленные моменты, занности по дому: вынос мусора, поливка цветов и т.д.
из которых складывается успех проекта, не следует доверять
краткосрочной памяти. Контрольные списки вовсе не превращают людей в одержимых
В домашнем хозяйстве контрольные списки пригодят- педантов. Напротив, они напоминают о задачах, с которыми вам
ся во множестве дел; они не только напомнят вам, что нужно в любом случае пришлось бы справляться, расставляя их в нуж-
купить, но и подскажут, сколько потребуется времени на ту ной последовательности, чтобы высвободить больше времени
или иную задачу, а значит, вы вовремя соберетесь в поездку для иной деятельности.
и никуда не опоздаете.
Каждый день на железнодорожных вокзалах по всем Соеди-
УБОРКА
ненным Штатам мечутся сотни людей, надеясь успеть на поезд,
который через минуту отходит от перрона. Откуда они взялись, Зная, как мало у нас времени от возвращения с работы до сна,
эти люди? Почему творят с собой такое; почему подвергают себя уборка из просто нудной грозит превратиться в невыполнимую
риску увечий и опозданий? Почему не приезжают на вокзал задачу. Однако нам на помощь приходит принцип импульса пе-
вовремя? Да потому, как правило, что слишком оптимистично реходящего остатка (см. главу 6). Этот принцип предлагает раз-
оценивают время, требующееся на дорогу до вокзала, основы- делять крупную задачу на мелкие и регулярные (отнимающие
вая подобную оценку на одном-единственном дне, когда дороги час в день, каждый день в одно и то же время). К примеру, мел-
были свободны, погода хорошая, происшествий не случилось кую уборку вполне можно проводить во время рекламы, пока
и снег не пришлось счищать с ветрового стекла. вы вечером смотрите телевизор. Часовая телевизионная про-
Дорожный контрольный список метода интегрированного грамма в действительности идет пятьдесят минут, что оставля-
тайм-менеджмента принимает все подобные моменты во вни- ет десять минут в час на уборку кухни и гостиной без отрыва
мание. Сколько займет завтрак? Сколько уйдет на одевание? от телевизора. Выход простой и действенный. Каждый раз, ког-
Все ли я взял с собой? Сколько займет дорога до вокзала утром да вашу любимую вечерню программу прерывают на рекламу,
с учетом вечернего прогноза? Ваша жизнь и как члена семьи, вы занимаетесь уборкой. Возвращается программа — возвра-
щаетесь и вы к телевизору. За одну, две или три программы вы
наведете порядок на кухне и в гостиной — но не за счет времени
для отдыха.


ДВАДЦАТЬ МИНУТ НА ЧТЕНИЕ ПЕРЕД СНОМ
И последний совет интегрированного тайм-менеджмента:
не забывайте перед сном минут двадцать почитать что-нибудь,
не имеющее отношение к работе. Что-нибудь приятное — только
не отчеты, докладные записки или имейлы в своем КПК. Пусть
эти двадцать минут перед тем, как вы выключите свет ночника,
станут вашим шансом расслабиться в мире, далеком от бизнеса.
Такое чтение поможет телу и мозгу с максимальным эффектом
воспользоваться гормонами сна и как следует отдохнуть перед
СИНДРОМ НОВОГО АВТОМОБИЛЯ
следующим трудовым днем.
Вы решили купить новую машину, выбрали марку и модель.
И тут происходит нечто странное. Вам везде мерещится
именно эта марка машины, именно эта модель. Похоже,
на таком же автомобиле, какой вы выбрали для себя, ез-
дят все вокруг. Дело не в том, что таких машин вдруг стало
больше на дорогах, — просто у вас сложился новый тип со-
знания, когда вы замечаете именно такую машину чаще,
чем раньше. Что-то у вас в мозгу включилось, и вы стали
замечать то, что раньше было лишь фоном. Это часть яв-
ления, называемого сетчатой стимуляцией.
Точно так же хорошие привычки рождают иные хоро-
шие привычки, стимулируя ваше сознание. Если вы реши-
ли, например, убрать чрезвычайно запущенную комнату,
вам нужно лишь с чего-нибудь начать. Если это спаль-
ня — застелите кровать. Если кухня — вычистите для нача-
ла раковину. Чистый уголок в комнате настроит ваш мозг
на дальнейшую работу.
То же самое происходит и в офисе. Вы создаете но-
вые полезные привычки — и ваш мозг учится видеть новые
возможности для совершенствования. Как только «краеу-
гольное время» войдет в привычку, вам неизбежно захо-
чется научиться проще справляться с имейлами. Как толь-
ко концепция пятидесятипятиминутного совещания будет
воспринята в коллективе, вы обратитесь к методу работы не исключение, ведь вы бросаете вызов, собираясь изменить
с нежданными посетителями. Начало значимого и почти привычное течение своей жизни и жизни окружающих людей.
автоматического процесса постоянного совершенствова- Перемены требуют упорства, но они должны происходить ес-
ния зависит только от вас. тественно. Кое-какие из методов абсолютно не подойдут вам
из-за особенностей вашего характера или работы, однако с че-
го-то ведь нужно начинать. Если вы способны принять решение
следовать новому плану, если сумеете какое-то время придер-
МЕТОД УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ:
живаться новых привычек, если будете контролировать свои
ОБЩИЙ КУРС? ПРИЧУДА? действия в течение этого периода — вам непременно удастся
Раздумывая, стоит ли реализовать методы управления време- подкрепить начинания решимостью и мотивациями, необходи-
нем на практике, возможно, вы спросите себя, почему эти ме- мыми для успеха.
тоды до сих пор не используются в офисах и не грозит ли вам Подготовка. Возможно, вам понадобится один-два дня
неприятностями попытка их предложить. на подготовительную работу: уборку рабочего места, регист-
На мой взгляд, вам следует принять во внимание два момен- рацию документов и очистку деловой среды от существующих
та. Первый заключается в том, что реализация такой методики, предубеждений.
как интегрированного тайм-менеджмента, требует определен- Скажите себе, что это начало жизни по новой методике,
ного упорства, следования плану, регулярного контроля. которая обязательно сработает и обеспечит вам время на все,
И второй момент: человеку по природе свойственно ин- чем вам действительно хочется заниматься.
стинктивно тянуться к комфорту: к минимальным затратам сил Переходите к новому постепенно. Вполне вероятно, что вам
и минимальным проблемам. Методики, внедряемые под фанфа- захочется немедленно реализовать все до единого новые мето-
ры громких обещаний, как правило, терпят крах из-за непра- ды, однако кардинальная перемена офисного стиля жизни мо-
вильного применения. Вечные стрессы, напряжение и масса жет оказаться слишком сложной для вас и ваших коллег. Лучше
забот просто-напросто не дают нам времени на кардинальные разработать план постепенного, скажем, по одному в неделю,
перемены. В итоге инициатива бледнеет, оставляя после себя применения таких методов, как пятидесятипятиминутное сове-
лишь воспоминания да стойкое нежелание повторять попытку. щание, «краеугольное время». Над текущими проектами пред-
Вот почему так важен метод пилотного проекта. Вашим колле- почтительно работать по-старому, чтобы не подвергать риску
гам необходимо ощущение твердой почвы под ногами, т. е. вы их завершение. Помните, что методы управления временем
должны удовлетворить их природное стремление к комфорту предполагают длительное использование и успех их примене-
даже перед лицом перемен. Им нужно видеть цель проекта, его ния может зависеть от постепенного перехода к ним.
преимущества и возможные подводные камни. Новые методы Расскажите коллегам о своем начинании. Подумайте о том,
должны принести выгоду прежде, чем захлопнутся «врата тер- чтобы ступить на дорогу управления временем совместно с кол-
пения». легой, работающим вместе с вами или даже в другом офисе.
Обоюдная поддержка и возможность делиться успехами помо-
гут вам в реализации методов управления временем, особенно
ПЕРВЫЙ ШАГ
в минуты слабости.
Делать первый шаг в неизвестность всегда страшновато, и ме- Запланируйте обзор своих успехов. Крайне важны система-
тодика управления своим временем, изложенная в этой книге, тические обзоры ваших достижений и проблем в управлении
• возможность расслабляться в выходные, не тревожась
временем. Запланируйте обзор после месяца применения новых
методов, после трех месяцев, полугода и года. Регулярно оцени- о предстоящем понедельнике.
вайте свои успехи, чтобы иметь возможность изменять направ-
4. Отметьте, кроме того, вероятные помехи, а также средства,
ление усилий и осуществлять общий контроль проекта.
имеющиеся в вашем распоряжении для успешного внедре-
ния перемен.
ЗАЯВЛЕНИЕ О ПЕРЕМЕНАХ
Перечитывайте это свое заявление всякий раз, когда чувствуете,
Управление временем — это в первую очередь контроль. Конт-
что решимость слабеет. Напоминайте себе, почему эти переме-
роль над собственной судьбой, начиная с этой минуты и до конца
ны для вас важны. Носите этот лист с собой как свидетельство
жизни. Это очень личная методика, и требуется немало упорст-
ва, такта и навыков общения, чтобы ее отдельные части слажен- своих достижений.
но взаимодействовали с окружающими вас людьми и вашими Должен признаться, что из всех поводов использования
поступками. управления временем для меня лично самым важным являет-
ся уверенность в том, что моя судьба в моих руках. Несмотря
Принципы и методы, описанные в этой книге, — это лишь
на помехи извне, я всегда сохраняю контроль над ситуацией,
советы, которым необходима ваша личная доработка и подгон-
а значит, радуюсь каждому дню жизни.
ка, чтобы они стали частью вашей жизни. Многие из них станут
вашими верными помощниками, однако без некоторых вложе- И последнее: буду рад общению с читателями. Задавай-
ний сил и времени сначала не обойтись. те вопросы, делитесь предложениями, замечаниями и опытом
Прежде чем расстаться и пока методы интегрированного в управлении временем. Проще всего связаться со мной с помо-
тайм-менеджмента еще свежи в вашей памяти, я предлагаю вам щью ссылки Contact Us на сайте www.cool-time.com
выполнить несколько заданий: УСПЕХОВ!

1. Зайдите на сайт www.cool-time.com, щелкните ссылку Change
Statement и распечатайте заявление о переменах.
2. Запишите на этой странице наиболее сложные из своих про-
блем с управлением временем и ниже — возможные решения
этих проблем.
3. Напишите, почему вы сочли перемены необходимыми. Чет-
ко определите основные мотивы, которые помогут вам идти
прямо к цели — успешному управлению временем. Примеры
мотивов:

• больше времени проводить с семьей;
• снижение стрессов на работе;
• большая продуктивность совещаний и работы над про-
ектами;
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
САМЫЕ РАСПРОСТРАНЕННЫЕ ДОВОДЫ
ПРОТИВ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ

Кому понравится, когда указывают, как нужно поступать? Руко-
водства по управлению временем обычно вынуждают перени-
мать методы, которые идут вразрез с характерами и привычка-
ми людей: составлять определенный распорядок дня, совершать
определенные действия в строго определенное время — иными
словами, лишаться толики радости в жизни. Люди же консерва-
тивны по природе, и потому их возражения против таких мето-
дов вполне понятны и разумны. Любые перемены порождают
страх неизвестного, страх неудачи, страх выглядеть неудачником
в глазах окружающих. Корни этого страха уходят в глубину ве-
ков, в начало истории человечества, и поделать с ним, как и с об-
меном веществ в организме человека, ничего нельзя. Зато можно
его понять и соответствующим образом справиться.
Методика интегрированного тайм-менеджмента никому
не связывает руки, поскольку позволяет реализовать ее идеи
в соответствии с предпочтениями людей, условиями работы,
сложившимися устоями самым безболезненным и удобным,
а значит, и наиболее выгодным способом.
Я попробую убедить вас в преимуществах методики интег-
рированного тайм-менеджмента, ответив на самые распростра-
ненные возражения против управления временем.
Управление временем отрицает свободу действий. А я — че-
ловек самостоятельный. Управление временем не отрицает
свободы действий. Более того, эта методика идеальна именно
ния энергии *. Судите сами. Если учитель вашего ребенка позво-
для самостоятельных людей, поскольку предполагает сущест-
нит вам на работу и сообщит, что ребенок заболел, вы бросите
вование свободного времени. Заранее составив план рабочего
все и тут же повезете ребенка к врачу. А если у вас нет детей, вас
дня, вы можете не опасаться, что ваши спонтанные действия
может выбить из колеи зубная боль или вывихнутый палец. Ра-
сорвут выполнение основных проектов. Жизнь диктует свои
бочий график будет забыт, вы срочно отправитесь к врачу, кол-
правила, и, чтобы иметь возможность хотя бы иногда потра-
леги как-то приспособятся, а работа будет сделана позже. Суть
тить время на себя лично, необходимо ясно понимать и верно
в том, что при острой необходимости время всегда находится.
оценивать свои основные задачи, а также уметь отделить глав-
Преимущества методики интегрированного тайм-менеджмента
ные от второстепенных.
ощутимы. Они оборачиваются финансовой прибылью, здоро-
Управление временем требуется в работе однообразной,
вьем, удовлетворением, контролем над своей жизнью. Методы
рутинной. А в моей профессии оно ни к чему. Рутина, или заве-
интегрированного тайм-менеджмента достаточно важны, что-
денный порядок, существует в любом деле и в любой профес-
бы найти на них время.
сии, просто в некоторых она выступает более явно. У рабоче-
Мне лучше работается в условиях стресса. Я люблю все де-
го на конвейере или иного работника с жестко определенными
лать в последний момент. Никому не работается лучше в усло-
обязанностями, конечно, рутина очевидна. Однако и остальным
виях стресса, поскольку напряжение препятствует мыслитель-
ее не избежать, ведь суточный ритм нашей жизни — сам по себе
ным функциям, заменяя их рефлекторными. Иными словами,
неизменный порядок. На первом этапе эффективного управ-
стресс вызывает паралич мозга. Любители работы в последний
ления временем следует отступить назад, взглянуть на свой
момент, как мы убедились в главе 15, просто умеют концентри-
день как бы со стороны и определить рутину, которой подчи-
ровать энергию и выполнять работу в сжатые сроки.
няется ваша жизнь. Если одного дня недостаточно — исходите
из недельного или месячного периода. В конце концов вы уяс- Когда нужно, я просто усерднее тружусь и больше успеваю.
Усердно трудиться безо всякого плана — все равно что резать
ните для себя искомый порядок, который станет фундаментом
тупым ножом. Масса сил тратится впустую, а результата зачас-
для планов по управлению временем.
тую нет вовсе. Хлеб не испечется в два раза быстрее, если вы
Где-то, возможно, э т а методика и сработает, но только
положите в два раза больше дрожжей или в два раза увеличите
не у нас. Мы — особый коллектив. Все так говорят. Всем кажется,
температуру печи.
что именно в данном бизнесе задачи и требования совершенно
Я человек организованный. У меня своя система, которой
уникальны, а значит, управление временем не годится. Кем бы
я успешно пользуюсь вот уже много лет. Это просто замеча-
вы ни были — студентом, домохозяйкой, менеджером или пер-
тельно! Поздравляю! Но ведь всегда найдется что улучшить.
спективным специалистом, в какой бы сфере ни работали, пом-
Присмотритесь к своему рабочему окружению и подумай-
ните, что прежде всего вы «продаете» себя окружающим. И не-
те, что можно сделать для совершенствования ваших методов
зависимо от рода вашей деятельности, всегда найдется человек,
который делает ту же работу лучше, чем вы. В жизни всегда есть
место совершенствованию, движению вперед, и лишь от вас за-
висит, как этого добиться. * Закон сохранения энергии открыт Джулиусом Робертом Майером в
1842 году. Сейчас он называется первым законом термодинамики и утверж-
У меня нет времени на составление планов. В действитель-
дает, что энергия ниоткуда не возникает и никуда не девается. В сочетании
ности время у вас есть. Время нельзя сотворить, нельзя найти,
со знаменитой формулой Альберта Эйнштейна Е = т с 2 мы получаем закон
его можно лишь соответствующим образом организовать и ис- сохранения массы и энергии, который гласит, что количество массы и энергии
пользовать. Здесь вполне подойдет аналогия с законом сохране- во Вселенной неизменно.
и экономии времени. Предубеждение мешает переменам. При-
слушайтесь к себе: не противитесь ли вы новому? Оцените свои
доводы против и, возможно, вы сами их отметете и обнаружите
слабые стороны в своем стиле работы.
СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ
База знаний — личная, удобная для поиска коллекция фактов,
идей и информации, которую следует регулярно пополнять и
просматривать.
Борись или беги — термин, которым обозначают естественный
рефлекс большинства живых существ, оказавшихся в опасной
или стрессовой ситуации, — сражаться или убегать. И то и дру-
гое действие замещает ясность мысли инстинктивной реакцией.
Время возможностей — дополнительное время, отведенное в
распорядке каждого дня для непредвиденных ситуаций. Схоже
с понятием «время между принятием решения и началом про-
цесса», которое опытные менеджеры включают в сроки работы
над проектом. Без времени возможностей рабочий день тяготе-
ет к критическому пути.
Время отдачи — период времени, следующий немедленно за
«краеугольным временем», когда вы отдаете долг времени лю-
дям, позволившим вам без помех работать в «краеугольное вре-
мя». Время отдачи — необходимое условие действенного приме-
нения «краеугольного времени».
Время с отрицательной величиной ценности — отрицатель-
ную величину ценности получает время, проведенное за рабо-
той во внерабочие часы, если выгода от него меньше, чем от
иной деятельности.
Встречи с шефом, частые краткие совещания с менеджером
(запланированные или спонтанные) — гарантия полного и пос-
тоянного взаимопонимания относительно рабочего процесса.
Приучение — метод убедить окружающих поступать в соответс-
День интегрированного тайм-менеджмента — 40-й день в году,
твии с вашими желаниями. Использует позитивный стимул.
символ нашего понятия занятости и продуктивности.
Проектный менеджмент — общепринятый подход к управлению
Импульс переходящего остатка — метод разделения объемной
проектами, согласно которому проект состоит из четко постав-
задачи на более мелкие и выполнение их по часу в день, а не в
ленной задачи с конкретными сроками исполнения и выделен-
течение многих часов за один день. Мозг получает возможность
ных средств. Факторы успеха проектного менеджмента включа-
сохранять творческий импульс. Отличное средство против от-
ют планирование, обмен информацией и гибкость в применении
кладывания дел на потом.
к пяти этапам: введение в курс дел, планирование, исполнение,
Кайзен — принцип постоянного совершенствования, на основе
контроль и завершение. Метод интегрированного тайм-менедж-
которого можно оценивать деловые успехи.
мента использует концепцию проектного менеджмента в качест-
«Краеугольное время» — наиважнейшая часть рабочего дня, ве основы для успешного ежедневного управления временем.
период полного погружения в главную часть вашей работы.
Работоголизм — нездоровое пристрастие к работе ради работы
Должно непременно сочетаться со временем отдачи (см.).
как таковой.
Критический путь — кратчайшая временная шкала проекта,
Резервные события — заблаговременное планирование опре-
т. е. наименьший период времени, за который могут быть за-
деленных событий в качестве повторяющихся, чтобы при необ-
вершены все этапы проекта. Следование в работе критическому
ходимости иметь на них время.
пути грозит отставанием от сроков, перегрузками, стрессом.
Релаксация — отдых для мозга: прекрасный способ вернуть яс-
Микроемкость — сообщения вашей электронной почты долж-
ность мысли и решить какую-то проблему.
ны быть краткими и емкими. Рассылайте их только тем, к кому
Сенсорная адаптация — снижение восприятия неизменяю-
они имеют отношение.
щихся стимулов, например, памяток на мониторе компьютера.
Ответоголизм — непреодолимое стремление ответить на но-
Сетчатая стимуляция — обострение внимания к определен-
вые входящие электронной почты или на сообщение голосовой
ным явлениям. К примеру, решив купить машину определенной
почты во вред иным, срочным задачам. Основание: реакция не-
модели и марки, вы вдруг начинаете замечать автомобили толь-
рвной системы на перемены в окружении.
ко этой модели и марки.
Передача полномочий — снятие с себя части задач и поручение
Синдром присутствия — вы присутствуете на своем рабочем
их сотрудникам после обучения. Передача полномочий — это не
месте, однако настолько утомлены или рассеянны, что не в си-
перекладывание ответственности на чужие плечи, а часть про-
лах работать.
фессионального воспитания.
Синдром супергероя — ощущение, что вы можете и должны
Принцип Парето — правило 80:20, которое демонстрирует, как
выполнять все задачи лично, рождаемое неспособностью пере-
основная часть чего-то положительного может быть обнаруже-
давать полномочия и чрезмерным объемом работ.
на в существенно меньшей части объема. Например, 80% про-
дуктивности совещания достигается за 20% его длительности, Совещание длиной в пятьдесят пять минут (или пятидесятипя-
только 20 % всех бумаг, хранящихся в ваших шкафах, может ког- тиминутное совещание) — метод проведения успешных сове-
да-либо понадобиться. щаний, который состоит в том, чтобы превратить точные сроки
окончания мероприятия в стимул для появления приглашенных I-образный распорядок дня — применение методов проектно-
без опозданий и для активного их участия в ходе совещания. го менеджмента (планирование, контроль, завершение) к каж-
дому рабочему дню с целью успешной работы над проектом и
Сортировка — медицинский метод классификации постра-
оптимального использования времени.
давших в соответствии с тяжестью повреждений. Если медики
используют эффективные методы установления приоритетов в Schadenfreude — немецкий термин, означающий «получать удо-
экстремальных ситуациях, то и мы тоже сможем. вольствие от чужих неприятностей». По моему мнению, именно
ради такого рода удовольствия большинство людей и смотрят ре-
Условный рефлекс — современная модификация врожденного
алити-шоу. Так проявляет себя утрата контроля над ситуацией.
рефлекса: например, желание ответить на телефонный звонок.
Первичный рефлекс — реакция на звонок. Условный рефлекс —
стремление ответить.
Цикличный ритм — естественный дневной ритм организма,
совпадающий с природными сутками. Благодаря ему мы вече-
ром засыпаем, а утром просыпаемся.
Шестидесятисекундный допуск — разрешение для коллеги об-
ратиться с вопросом в период «краеугольного времени», если
этот вопрос займет не более шестидесяти секунд и обеспечит
душевный комфорт коллеги.
Эвстресс — позитивный стресс, например, душевный подъем,
который испытывают любители работы в последний момент.
Пока человек контролирует ситуацию, эвстресс может быть
мощным средством повышения продуктивности.
Эмоциональный фундамент — внутренняя убежденность в
правоте методов интегрированного тайм-менеджмента, пос-
кольку они основаны на таких здравых принципах, как проек-
тный менеджмент, физиология, воздействие. Эмоциональный
фундамент дает людям силы и мужество для того, чтобы пред-
ложить перемены, сказать «нет» и повлиять на шефа.
I-образное планирование — начальный этап I-образного рас-
порядка дня: 15 минут в начале рабочего дня, посвященные
трезвому планированию и установлению приоритетов.
I-образный обзор — завершающий этап I-образного распоряд-
ка дня: 15 минут в конце рабочего дня, которые отводятся на
обзор завершенных задач и планирование следующих шагов.
Стив Прентис горит желанием по-
нять, как человеку удается выжи-
вать и процветать в мире бизнеса,
где все так быстро меняется.
В 1989 году он закончил мон-
реальский университет Конкордия
по специальности «коммуникации»
и как лучший выпускник произно-
сил прощальную речь. В 1990 году,
изучая право в Йоркском универси-
тете в Торонто, Стив Прентис был
избран кандидатом на стипендию
Роудса. В 1991 году оставил изуче-
ние права, основал консалтинговую
компанию Bristall Morgan Inc. и получил признание как лектор,
консультант и гость теле- и радиопрограмм в США и Канаде.
Он дает уроки оптимального использования времени, продук-
тивной работы и карьерного роста. В 2004 году Стив вернулся
в Йоркский университет и в данное время работает над дипло-
мом магистра психологии.

<<

стр. 5
(всего 5)

СОДЕРЖАНИЕ